Точно рассчитанный период поставки — защита от дефицита

Одна из самых важных и обширных тем в логистике — управление запасами, а именно — пополнение запаса. Причем речь может идти, как о пополнении технологических зон в пределах одного склада, пополнении розничных магазинов или пополнении дистрибуторского склада от поставщика.

Эффективное пополнении запаса подразумевает точное определение ряда параметров, на основе которых он делается. Сегодня мы разберем один из них — период поставки.

Расчетный период поставки — это время, за которое, как мы ожидаем, запас будет пополнен из основного источника (от основного поставщика). Размещение заказа вовремя, с целью избежать дефицита товарных запасов, подразумевает корректное определение ожидаемого периода поставки.

К примеру, если ваш расход составляет в среднем 5 единиц в день, а период поставки составляет 7 дней, то вам нужно размещать заказ, когда на складе остается 35 единиц товара.

Страховой запас мы пока не рассматриваем, о нем пойдет речь в следующих статьях.

Но что, если период поставки по той или иной причине оказался на этот раз не 7, а 10 дней? Вам понадобится запас в 50 единиц товара, а у вас есть только 35 — вы окажитесь в дефиците, пока не произойдет пополнение запаса и, возможно, потеряете продажу 15 единиц товара.

Многие информационные системы (ERP) считают период поставки, как средний за последние несколько фактических поставок. Если информационная система не поддерживает такую функцию (что есть камень в огород ее разработчикам), то считать приходится вручную — тем же способом. Такой подход содержит ряд серьезных недостатков:

1. Выше описанный пример демонстрирует, что средний период поставки не всегд адекватно отражает реальную ситуацию и, как следствие, колебания периода поставки могут привести к дефициту;
2. По независящим от вас причинам, регулярный период поставки может существенно увеличится или сократиться. Допустим поставщик модернизировал свой автопарк, или перенес производство в другое место. В этом случае только спустя несколько поставок (а именно — столько, за сколько вы считаете среднюю) средний период поставки будет отражать более-менее адекватную ситуацию. А до тех пор вы столкнетесь с дефицитом или избыточным запасом.

Как же рассчитать период поставки?

Прежде всего, рекомендую устанавливать период поставки вручную, включая, что называется, голову. И использовать при этом не средний, а максимальный период поставки из последних нескольких поставок. К примеру, если период колеблется от 1 до 2 недель — принимайте к расчету период в 2 недели. Это позволит избежать дефицита запаса при выполнении заказа на пополнение.

Устанавливая период поставки удостоверьтесь, что учли:

• Время, необходимое на формирование и размещение у поставщика заказа на пополнение, с момента обнаружения необходимости в пополнении;
• Время, необходимое поставщику для того, чтобы подготовить поставку и отгрузить в ваш адрес;
• Время, необходимое для транспортировки товара до вашего склада;
• Время, необходимое для того, чтобы выгрузить товар, принять его на склад и подготовить к продаже или использованию;
• Время на выполнение формальных процедур, типа таможенной очистки и сертификации, если вы работаете с иностранным поставщиком;

Также вам определенно нужно исключить из расчета нетипичные периоды поставки, так называемые статистические выбросы. К примеру, если ваш поставщик забыл отправить заказ (бывает и такое) и период поставки составил 60 дней, вместо 10 — такой период не стоит учитывать в расчетах. Если же это повторяется регулярно — возможно стоит сменить поставщика.

Если у вас имеется достаточное количество статистических данных о периодах поставки и коньюнктура рынка относительно стабильна — можно применить подход с использованием функции распределения, о котором я писал в другой статье.

И, безусловно, ощутимые отклонения в периоде поставки не должны оставаться без внимания дотошного закупщика. Как минимум стоит уточнить у поставщика, чем было вызвано такое отклонение и на сколько вероятно, что оно повториться в будущем.

Точно определенный период поставки — важный элемент в достижении эффективного управления запасами. Закупщикам стоит внимательно его отслеживать, чтобы быть уверенными, что запаса товара на складе будет достаточно, чтобы удовлетворить спрос потребителей, пока будет выполняться заказ на его пополнение.

Статья написана для проекта Инфологистик (infolog.org).