Автоматизация управления складами – ошибки и решения

Панасенко Е.В., кандидат технических наук, консультант logist-ics
Журнал Логистика

Прежде всего, ответим себе на вопрос - для чего мы внедряем современные автоматизированные системы управления складами (далее АСУС)?
Позволю себе сформулировать ответ на этот вопрос в виде постановки следующих целей:

• сокращение себестоимости складских операций
• повышение пропускной способности склада;
• корректная интеграция складских процессов в систему управления цепями поставок;
• организация долгосрочного и адекватного планирования развития складского хозяйства;
• повышение производительности труда персонала (сокращение численности сотрудников склада в условиях дефицита трудового ресурса, может быть решающим аргументом при планировании развития Компании в отдаленных регионах России)
• повышение гибкости склада и его адаптивности в условиях изменения требований конечного потребителя к складским услугам;
• повышение качества складских операций.

Постановка адресного хранения и адекватного товарного учета я бы назвал исходным условием, а не целью. Эта задача получила свои решения достаточно давно и ее сложно отнести к задачам современного складского менеджмента.

Итак, договоримся об исходном условии - если в ходе внедрения АСУС, вам не удалось решить какую-либо из вышеперечисленных задач, это значит что-то вы сделали не правильно или не в полном объёме. Исходя из этой установки, рассмотрим наиболее распространённые ошибки при внедрении АСУС и пути их решения.

1. Некорректная постановка целей.
Прежде всего, сформулируйте свои ожидания. АСУС - это не волшебна палочка и не золотая рыбка. У этой технологии есть свой диапазон решения задач. К примеру, АСУС не сможет решать задачи управления цепями поставок, работы с поставщиками (в части мониторинга качества поставок) и управления транспортной логистикой. Эти задачи решают другие модули. АСУС также не решит за вас вопросы организации вашего бизнеса. Если вы сами не можете сформулировать, какие задачи должен решать склад, какие услуги он должен оказывать, до какого уровня прозрачности процессов на складе вы готовы пойти, то лучше вам и не начинать процесс автоматизации. Вы все равно останетесь не довольны.

После формулирования укрупнённых ожиданий (рамок проекта) при внедрении АСУС, переходите к детальному формированию Технических требований (ТТ) к будущей автоматизированной системе управления конкретно вашим складом. Если у вас нет специалистов с достаточным уровнем компетенции, позволяющим «заглянуть в будущее», лучше обратится к опытным консалтерам или пригласить менеджеров, имеющих опыт внедрения и работы на складах, использующих современные АСУС. Иначе, максимум, что вы получите - это описание процессов "как есть". Технические требования к АСУС - ключевой документ на предпроектной стадии автоматизации склада. На его основе, потенциальные разработчики смогут подготовить корректные технико-коммерческие предложения (ТКП), а затем, и Техническое задание на проектирование системы. Именно ТТ являются основным документом при организации тендера на выбор подрядчика (разработчика АСУС). С учетом важности данного документа, есть смысл рассмотреть его более детально.
Первый раздел ТТ содержит описание существующих недостатков процессов «как есть» и постановку целей реализации проекта автоматизации управления складскими процессами.

Далее, приступаете к более подробному описанию существующей технологии складской обработки процессов, с приведением имеющихся технологических схем товародвижения, описанием товарных групп, количественными характеристиками складских операций, применяемой складской техникой и оборудованием, дополнительными операциями с товаром и прочую информацию, необходимую для проектирования. Существуют типовые опросные листы и перечень информации, которую следует заранее подготовить на стадии предпроектной подготовки.

2. Недостаточная интеграция с другими базами данных Компании.
Без адекватного механизма интеграции с другими блоками управления Компанией, ваша система окажется не жизнеспособной.
Традиционно, под интеграцией понимают лишь обмен информацией о товарных остатках и движению товаров и документов в процессе приёмки и отгрузки. Но этот подход устарел морально. Период «островной политики» управления логистикой, как набором отдельных процессов, исчерпал свои экономические возможности и постепенно уходит в прошлое. На смену приходят технологии управления цепями поставок. В необходимости перехода к данным технологиям, в настоящее время, редко требуется кого-либо убеждать. Но вот конкретных механизмов, и в частности, в IT-продуктах автоматизации процессов, наработано ещё не достаточно. По этой причине, изложу свой взгляд на процессы интеграции на стыках с блоком управления складской логистикой.

Во-первых, склад – это конкретный производственный объект, имеющий свои физические ограничители – объём, температурные условия хранения, ограничения по нагрузке на квадратный метр пола и т.п. И если при планировании поставок и отгрузок эти параметры не учитывать, может наступить логистический коллапс. С другой стороны, своевременно поступившая информация о превышении возможностей склада и потребностей в грузообработке, позволит найти менеджерам-логистам оптимальное решение.

Во-вторых, как любая производственная структура, склад наиболее эффективно работает при равномерной, ритмичной нагрузке. А эффективность означает дополнительную прибыль для собственников за счёт сокращения затрат на складские операции.
Все эти известные постулаты в нашем случае следует облечь в некие IT-решения и вмонтировать их в общую структуру автоматизации управления вашей компании.

Начнём с физических ограничителей. Как известно, любой товар имеет свои весогабаритные характеристики и прочие логистические параметры (температурные условия хранения, товарное соседство, допустимая влажность и т.п.). Именно эти параметры позволяют складу подготовиться к качественной приёмке товара. Но не только складу нужна эта информация. При мультимодальном способе доставки грузов, эта информация крайне важна и транспортным логистам. Следовательно, она должна появится в системе ещё до отгрузки товара со склада производителя. Таким образом, первый ограничитель – система не должна позволять считать законченным процесс внесения первичной информации и кодировки товара в базе данных компании без указания логистических параметров. Задача склада – проверить адекватность данной информации при приёмке товара. Отклонения квалифицируются как нарушение качества поставок с последующей технологией действий в отношении поставщика.

Следующий блок – выстраивание «логистической трубы». Как известно, существуют колебания спроса как в течение сезонов года, так и в течение месяца и недели. Достаточно часто, проектная мощность склада, рассчитанная к примеру на ежемесячную среднюю нагрузку, может оказаться недостаточной на периоды пикового спроса. К примеру, в начале недели\месяца от заказчиков поступают заявки в размере 40% от общего объёма на весь период. Нередко сбытовики требуют склад исполнять весь объём заказов именно в том порядке, как того требуют заказчики. Но устраивает ли это собственников компании? Ведь подобный неравномерный темп нагрузки обязательно приведёт к повышенным удельным затратам на производство операций. А следовательно, будет снижаться прибыль. Принцип «продавать товар любой ценой» себя изжил – ценовая конкуренция сделала своё благое дело. Как быть в этой ситуации именно в разрезе автоматизации процессов? И опять необходимо вносить ограничители. На этот раз, потребуется ограничить, к примеру, количество позиций (строк в документах заказов), которые система примет как исходное значение нагрузки на данный период. Как дополнение, необходимо предусматривать возможность установки приоритетов на отгрузку, но опять-таки в пределах установленного лимита. При этом, система должна предлагать клиенту альтернативу – перенести заказ на другой день\неделю. Отсутствие подобной технологии может привести вновь к возврату на «ручное управление» процессами. Таким образом, мы выстраиваем логистические операции в виде ламинарного потока. А как известно из физики, ламинарный поток – наиболее продуктивная организация любого движения материальных предметов.

Следует раскрыть и ещё один блок, который достаточно редко применяется в существующих продуктах АСУС – управление качеством складских операций.

Достаточно часто мне приходилось видеть на фирмах сертификаты, подтверждающие внедрение менеджмента качества в соответствие с международными стандартами. Но при аудите работы склада, выяснялось, что в его работе, понятие «качество» так и осталось на уровне лозунга. В лучшем случае, ведутся некая регистрация претензий к складу, как правило, с применением таблиц Excel. При необходимости углубленной аналитической обработки, приходится соединять две технологии работы с базами данных – ручную и автоматизированную. Почему бы изначально не встроить в блок АСУС алгоритм отработки претензий по качеству складских операций? Мы сейчас не будем останавливаться на вопросе – как измерить качество работы склада. По этому вопросу достаточно публикаций в СМИ. Рассмотрим алгоритм автоматизации этой работы.

Информация по рассмотрению претензий по качеству складских операций должна подтягиваться из претензионных актов, которые оформляет служба качества (СК) на основании претензий получателей услуг склада. Данный документ может находится в дереве подчинённости с отгрузочным документом (к примеру, с товарной накладной). АСУС должна позволять производить анализ качества выполняемых складских операций, как в абсолютных значениях, так и в относительных (к общему количеству отгрузок, единиц изделий, строк в накладных и т.п.). Кроме того, АСУС позволит производить аналитику количества ошибок индивидуально, по каждому работнику склада как в абсолютных значениях, так и в относительных (к количеству операций, выполненных данным работником за отчётный период).

Таким образом, вы получите необходимую базу данных, позволяющую вам оперативно принимать те или иные решения по вопросам качества работы склада в целом, и по каждому его подразделению и работнику в отдельности. При этом, вы сможете увидеть тенденции в любом разрезе аналитики при минимальных затратах времени и ресурсов. На складах с большим количеством персонала и операций – это не маловажный аргумент в пользу того или иного IT-продукта.

В этот же блок входят вопросы синхронизации товарных остатков между бухгалтерской, маркетинговой и складской базами данных. Это одно из ключевых условий, рассматриваемых в ходе тендера на выбор подрядчика – разработчика АСУС.

3. Оценка финансовых возможностей.
Современная АСУС - удовольствие не из дешевых. При удачном внедрении, вас ожидает сокращение персонала примерно на 30% и сокращение операционные затрат примерно на 10-15 % при условии неизменных производственных показателей склада. Стоимость полноценной российской лицензионной АСУС (пиратские варианты и самоделки на коленках мы не рассматриваем) колеблется в пределах 10-15 млн. рублей (без технического обеспечения) в зависимости от объема операций и функционала необходимого вам. Зарубежные разработки (Manhattan SCALE, EWM SAP и др.) стоят в несколько раз дороже. На российском рынке имеются также и более экономичные коробочные решения на базе 1С:8, вполне приемлемые для складов с небольшим количеством операций и номенклатурой до 8-10 тыс. артикулов.

Поскольку АСУС относится к среднесрочным вложениям, срок окупаемости обычно устанавливают 3-5 лет. Вот и считайте, соразмерим ли для вас затраты и выгоды. Только учтите при этом, не только сокращение операционных затрат склада, но и другие выгоды, к примеру, от повышения оборачиваемости складов и качества обслуживания ваших клиентов. Нередко, именно эти факторы являются более существенным, нежели сокращение статей затрат в бюджете склада.

4. Неподготовленность склада, отсутствие процессного планирования.
Одной из причин низкой эффективности внедрения АСУС является то, что принципиально новая технология управления накладывается на примитивно построенные или попросту «кривые» процессы как непосредственно на самом складе, так и при организации взаимодействия со смежными подразделениями Компании. Представьте, что вы захотели модернизировать старую телегу. Вы поставили на нее спидометр, GPS-навигатор, бортовой компьютер, видео камеры и т.п. Но поедет ли ваша телега быстрее? В особенности, если ею будет управлять прежний кучер, а движение будет регулироваться ямским кодексом времён Петра I. Достигните ли вы повышения эффективности? Нет. А что изменится? Да просто вы будете знать о своей телеге все... Устраивает ли вас такая перспектива? Считаете ли вы, что с пользой истратили свои деньга? Как не странно, достаточно часто руководители складов и их собственники поступают именно так. Недооценка необходимости кардинальных изменений, узкий подход к управлению складской логистикой, не понимание взаимосвязи процессов по всей цепи поставок приводят к низкой отдаче при внедрении АСУС, недостаточной эффективности истраченных на эти цели средств.

Любая автоматизация управления должна привести к кардинальному реинжинирингу всех бизнес-процессов, и, как результат, оптимизации существующих технологий, выпрямление имеющейся «кривизны» и постановка отсутствующих процессов. Внедрение АСУС – не самоцель, а один из мотиваторов и инструментов для повышения эффективности вашего бизнеса. Не пожалейте времени и средств на независимый аудит и детальный бизнес-консалтинг по складу и механизму взаимодействия с другими подразделениями Компании. Далее, принимается план динамической (т.е. без остановки текущей деятельности) модернизации склада.

Приведите перечень бизнес-процессов, которые вам необходимо автоматизировать. Важно отдавать себе отчёт, что вы автоматизируете не просто учёт неких отдельных операций или фиксацию местоположения товаров, а управление процессами от начала до конца. Важность данной работы мы определим ниже. Приведу пример перечня основных складских бизнес-процессов, подлежащих автоматизации:

1. Управление структурой склада;
2. Учёт складских операций;
3. Стратегия приёмки и отгрузки;
4. Контроль состояния склада;
5. Инвентаризации;
6. Управление ресурсами;
7. Управление прискладской территорией;
8. Работа с браком и повреждённым грузом;
9. Работа с возвратными потоками;
10. Дополнительные операции с товаром;
11. Управление себестоимостью операций;
12. Внутрискладской менеджмент качества;
13. Ведение учёта движения оборотной тары;
14. Формирование управленческой отчётности;
15. Работа с периферийными устройствами;
16. Интеграция с маркетинговой и финансовой системой и транспортным блоком.

Для того, чтобы получить в конечном итоге, желаемый продукт, предстоит максимально детально описать перспективную модель работы склада «как будет». Каждый из вышеприведённых разделов следует описать с достаточным уровнем детализации. Разработчик программного обеспечения (ПО) должен автоматизировать именно вашу мечту о будущем складе, а не продать вам тот продукт, который он продавал уже неоднократно. И если вы не учли в вашем описании какие-либо операции, разработчик ПО конечно, с готовностью выполнит доработку по вашим появившимся дополнениям и изменениям, но за дополнительные и не малые деньги. К тому же, это отнимает не мало времени и сил на этапе внедрения.

По своему опыту могу сказать, что именно формулирование исходных требований является на 50% основой как будущего успешного внедрения, так и неудач.

Основные блоки вопросов, которые вам предстоит отработать при переходе на автоматизированные системы управления:
1. Техническое и технологическое перевооружение.
Как правило, в ходе аудита и консалтинга, компетентные консалтеры разрабатывают предложения по оптимизации логистических, технологических и маршрутных зон склада, применению более высокопроизводительной техники и складского оборудования, позволяющего увеличить полезную ёмкость склада, а также по изменению технологии грузообработки. В зависимости от приемлемости данных предложений для вашей компании, потребуется план их поэтапного внедрения. А это в свою очередь, может повлиять на разработки отдельных блоков АСУС.

2. Разработка новых технологических инструкций.
Большинство инструкции, применяемых вами при «ручном» управлении операциями, прийдётся забыть. Потребуется полноценный блок новых внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность склада. И если в Компании нет подразделения, занимающегося формализацией процессов, не забудьте включить данную работу в стоимость проекта АСУС.

3. Переход на безбумажные технологии.
Это одно из важнейших решений, которое вам понадобится принять при грядущих изменениях. Многие компании, в которых данную задачу вынесли на суд бухгалтера старой формации, отказ работать без бумажных носителей с «живыми» подписями и печатями, так и не состоялся. В результате, кладовщикам приходится делать двойную работу.

4. Подготовка персонала.
Персонал склада обязательно должен пройти соответствующее обучение. При этом, менеджеры склада должны обучиться не только технологии работы с системой но и современным методам управления складами с применением АСУС. Иначе, возможности новых технологий будут использованы не в полной мере. Кстати, это относится и к специалистам HR подразделения вашей компании. Автоматизированные технологии управления предполагают и изменение форм и методов мотивации персонала.
Итак, вы благополучно прошли предпроектную стадию, выбрали подрядчика и приступили к реализации проекта.

5. При принятии решения о внедрении АСУС, необходимо использовать технологи проектного менеджмента.
А именно:

• Определяется куратор и менеджер проекта. Основная задача куратора – обеспечение финансирования проекта, постановка целей и задач, взаимодействие с руководством Компании. Задача менеджера – оперативное руководство проектом, планирование работ и организация взаимодействия, выполнение поставленных задач в установленные сроки и в рамках выделенного ресурса на данный проект. При этом, менеджер проекта имеет полномочия привлекать специалистов с других подразделений Компании для решения задач в рамках проекта;
• Определяется рабочая группа по проекту. В неё включаются специалисты склада, сотрудники IT-отдела Компании, представители компании-разработчика ПО и другие специалисты, вовлечённые в проект. Распределяются роли, определяется ресурс, в рамках которого менеджер проекта может рассчитывать на использование сотрудников, включенных в группу. Состав рабочей группы утверждается приказом по Компании;
• Определяется бюджет проекта;
• Формулируются цели и задачи проекта;
• Подготавливается план-график проекта с указанием связей, зависимостей и других параметров, известных в технологии Project Managament.

Все эти составляющие обычно описываются в виде бизнес-плана и Плана по управлению проектом.

6. Организационная и технологическая подготовка склада.
Помимо общих управленческих решений, в перечень мероприятий по складу обязательно включаются следующее:

1. Полная инвентаризация с привязкой товаров к местам хранения. Если Вы зальете в систему неправильные остатки с некорректным размещением и откроете для требований на отгрузку, у вас наступит коллапс. Переход от ручного учета, основанного на объеме памяти ваших кладовщиков к управлению через базу данных АСУС, немыслим без наведения элементарного порядка на складе!
2. Определитесь с принципами идентификации морфологических параметров товара в системе. В зависимости от товарной спецификацией, вам предстоит заблаговременно определить формат подготовки данных о свойствах товаров и в дальнейшем закачать его в базу данных. Не откладывайте этот вопрос – АСУС сама его все равно не сделает. А без этих данных она будет слепа....
3. Определитесь с специализацией производимых операций на вашем склада. Если это склад магазин - одна технология и набор операций, если склад длительного хранения - другой, если кросс-докк - третий. Если вы смешаете в кучу эти процессы без соответствующего технологического проектирования и обеспечения склада необходимыми площадями и оборудованием, автоматизация не сможет оправдать ваши ожидания.

Заключение. Современные IT-технологии в первую очередь, нацелены именно на модернизацию управления складами. Это принципиально иные возможности для ресурсного планирования, сокращения затрат на операции и повышения их качества. Но переход на эти технологии будет успешным только в том случае, если менеджмент в компании валентен к коренным изменениям. В этом случае, у вас обязательно всё получится.