Axiom.Logistics: что должна уметь информационная логистическая система

Axiom.Logistics: что должна уметь информационная логистическая система

Щербина Сергей, Шипкова Мария, отдел Маркетинга и PR, компания "Город-Инфо"

1. Зачем автоматизировать логистику?
Трудно представить себе область деятельности, более динамичную, чем логистика. В каждый момент времени транспортники доставляют груз заказчику, на складе формируется новая партия к доставке, на таможне идет работа с документами. Работа идет 24 часа в сутки, 365 дней в году. Компания, владеющая реальной ситуацией в каждый момент времени, выходит в безусловные лидеры на рынке. 
Можно отметить несколько факторов в работе компаний, организующих постоянные грузопотоки между своими структурными подразделениями или предоставляющих услуги по доставке груза, влияющих на эффективность и качество выполняемой работы. Эти факторы являются предметом автоматизации с помощью логистических программных систем:
- Ведение и обновление единой справочной базы по номенклатуре продукции, перевозчикам, грузоотправителям и грузополучателям, маршрутам, тарифам, нормативно-правовой информации и пр.;
- Отслеживание местоположения машины и грузов с поддержкой электронных карт и систем позиционирования и навигации;
- Отслеживание статуса и хода различных процессов при реализации заказа (контроль и оптимизация загрузки и пр.);
- Импорт и экспорт данных из других программных приложений, включая систему обеспечения финансовых расчетов;
- Прием и оформление заказов на перевозку;
- Отчетность и аналитика;
- Предоставление заказчикам, партнерам и сотрудникам доступа к информации о продвижении заказа.
В настоящее время реализованы различные подходы при автоматизации логистических процессов. Это системы управления складом, позиционирования транспортных средств на маршруте доставки, информационно-поисковые интернет-системы, автоматизированные системы управления логистическими цепочками. Специфика логистической деятельности задает множество требований к системе автоматизации.
Прежде всего, следует упомянуть необходимость соблюдения множества корпоративных, российских и международных стандартов, регламентов и процедур, поскольку в логистическую цепочку вовлечено множество сторон. Среди них поставщики и потребители, перевозчики, таможня и другие коммерческие и государственные органы. Их работа и взаимодействие регламентируются как международными соглашениями, так и различными технологическими и отраслевыми стандартами. Все это должно быть учтено при разработке логистической системы. В качестве простого примера можно привести необходимость использования единого справочника ТНВЭД при формировании документов. По этой же причине логистическая система должна быть достаточно открыта для внешних пользователей, в первую очередь через Интернет (конечно, с соблюдением процедур и регламентов информационной безопасности и разграничения прав доступа).
Второе важное требование к системе автоматизации логистики заключается в том, что логика работы этой системы в любой компании тесно связана с другими бизнес процессами: НИОКРом, производством, сбытом и пр. Это значит, что информационная логистическая система должна быть интегрирована с другими компонентами корпоративной информационной системы, как минимум на уровне обмена данными.
Еще одно важное требование – оперативность получения информации пользователями системы. Например, логистическая информационная система должна предоставлять точную информацию о местоположении транспорта (груза) в режиме реального времени.
Таким образом, можно сформулировать ряд общих технологических требований к логистической системе:
­ Модульный принцип построения системы, что обеспечит экономию ресурсов при развитии ее функциональных возможностей 
­ Возможность подключения различных источников данных, интеграция с бухгалтерскими и учетными системами, а также с глобальными информационными системами и специализированными продуктами третьих фирм
­ Поддержку единой базы данных клиентов, поставщиков и партнеров, и обеспечение для них доступа к системе с разграничением прав доступа; 
­ Использование для доступа не только пользователей PC, но и удаленных пользователей с помощью мобильных устройств (сотовых телефонов, PDA и пр.)
­ Система должна поддерживать дополнительные функциональные компоненты (CRM, системы сбора и анализа информации, документооборота и управления проектами, хранилище документов, интеграция с финансовыми системами и др.)
­ Возможность интеграции со спутниковыми системами навигации и позиционирования для отслеживания местоположения транспорта в реальном времени.

2. Анализ рынка программных продуктов для логистики
В настоящее время на российском рынке представлено ограниченное число программных продуктов для автоматизации логистической деятельности. Их можно разделить на три группы: Специализированные решения для логистических компаний, модули, расширяющие финансовые и бухгалтерские программы с учетом специфических требований логистических компаний, и прикладные программы, созданные для других сфер деятельности, но включающие некоторых логистические функции. 
1. Специализированные решения для логистических компаний. В настоящее время выбор таких систем невелик, даже с учетом западных разработок, которые требуют очень серьезной работы по адаптации к требованиям российских заказчиков и российского законодательства. Большинство подобных систем обладают достаточно развитой функциональностью и могут с успехом применяться в деятельности как специализированных логистических компаний, так и отделов, отвечающих за логистику в компаниях другого профиля. Общим недостатком этих систем является их «закрытость», как с точки расширения и изменения их функциональности, так и при интеграции их с другими программными продуктами, используемыми в компании (прежде всего – с финансовыми и бухгалтерскими системами, а также системами). Закрытость архитектуры ограничивает также возможность применения веб-технологий, которые крайне важны при создании распределенных автоматизированных систем, к числу которых относятся логистические системы в задачу которых может входить обеспечение взаимодействия внешними партнерами, поставщиками и заказчиками.
2. Дополнительные функциональные модули для финансовых и учетных программы для автоматизации логистических бизнес процессов. Например надстройки над 1С. Подобные решения предлагаются как в виде самостоятельных разработок независимых поставщиков, так и самими разработчиками финансово учетных программ как единая система. Преимуществом подобного решения является тесная интеграция с финансовой системой. Это является важным для создания системы отчетности, а также удобного механизма формирования бухгалтерских и платежных документов в рамках единой системы. Один из основных недостатков – низкая масштабируемость системы: при модернизации одного из компонентов может потребовать внесения изменений в других, в том числе собственно бухгалтерских, модулях.
3. Решения, использующие прикладные программы для других сфер деятельности для автоматизации некоторых логистических функций (например, автоматизация торговли). Выбирая такую систему, заказчик рассчитывает решить целый комплекс задач. Однако, недостатком такого рода решений является их ограниченная функциональность с точки зрения задач автоматизации именно логистики. Как правило, такие системы не включают в такие важные функции, как отслеживание транспортировки грузов, работу с таможней и другие процессы, находящиеся «вне» офиса компании.

В ряду информационных систем для логистики отдельно стоят информационные ресурсы в Интернете, играющие роль электронных бирж логистических услуг. В качестве примера можно привести Информационный портал Перевозки.Ру, содержащий разнообразную информацию о поставщиках и потребителях логистических услуг. Участие в проекте интересно для транспортных компаний, экспортеров и импортеров, логистов, таможенных брокеров и других. На сегодняшний день в проекте зарегистрировано более 5,5 тысяч компаний.

3. Автоматизированная система управления логистическими цепочками Axiom.Logistics
Разработанная компанией «Город-Инфо» автоматизированная система управления логистическими цепочками Axiom.Logistics предназначена для использования в компаниях, оказывающих услуги в области логистики, а также подразделениями, отвечающими за логистику в компаниях различного профиля.
Система Axiom.Logistics полностью базируется на web-технологиях. Безусловным достоинством этих технологий является то, что они позволяют обеспечить наиболее эффективный доступ и обмен информацией в современной динамичной и диверсифицированной бизнес среде, обладая при этом высокой степенью надежности и масштабируемости.
Система Axiom.Logistics обладает целым рядом технологических преимуществ, определяемых ее архитектурой:
• Возможность наращивания функциональных возможностей благодаря модульной архитектуре;
• Создание единой информационной среды за счет интеграции данных;
• Гибкая настройка под особенности бизнес процессов пользователя;
• Онлайновая работа с партнерами и заказчиками через web-сайт;
• Мобильный доступ к системе за счет использования в качестве клиентского устройства сотовых телефонов, PDA и др.;
• Использование дополнительных компонентов на единой платформе Axiom™; 
• Возможность интеграции с системами навигации и позиционирования (GPS, GSM) для отслеживания местоположения транспорта в режиме реального времени;
• Низкие затраты на внедрение и поддержку системы за счет использования принципа тонкого клиента и web-доступа.
Система Axiom.Logistics позволяет осуществлять управление заказами на оказание услуг, процессами консолидации и транспортировки, а также управление работой с таможней.
Функциональные возможности системы:
• Ведение клиентской базы
• Контроль всего процесса до получения груза клиентом
• Оформление заявок на доставку грузов
• Комплектация машины
• Подготовка сопроводительной документации
• Взаимодействие с субподрядчиками
• Консолидация заявок, формирование машины
• Оформление таможенных документов
• Контроль над прохождением таможенного терминала в пунктах отправления и назначения
• Экспорт и импорт данных из других систем (1С, Excel и др.)

3.1. Логика работы Axiom.Logistics
Логика работы Axiom.Logistics построена на принципе единой базы данных и разных сценариев работы для различных бизнес процессов. Это позволяет непрерывно работать с информацией о каждом клиенте, заказе или грузе, получать исчерпывающие данные на каждом этапе транспортировки, исключает незапланированное дублирование функций и оптимизирует трудозатраты сотрудников компании и их деловых партнеров.
В системе реализованы все основные бизнес-процессы логистической цепочки:
- заключение контракта на доставку;
- консолидация;
- оформление документов;
- прохождение таможни;
- транспортировка;
- разгрузка и контроль параметров;
- получение клиентом.
3.2. Пользователи системы
Система предполагает различные сценарии работы с системой нескольких категорий пользователей:
- руководство компании;
- сотрудники коммерческого отдела; 
- сотрудники консолидационного отдела;
- сотрудники транспортного отдела;
- сотрудники таможенного отдела;
- сотрудники складского отдела.
Настройка системы и права доступа базируются на особенностях ролевых функций подразделений компании. Например, с клиентской базой работает только коммерческий отдел. Для остальных отделов клиентская информация доступна в форме обрабатываемой заявки. Справочник по консолидационным складам предназначен только для отдела консолидации, справочник по перевозчикам – для транспортного отдела. С таможенными терминалами России и Европы работает эксклюзивно таможенный отдел. 

3.3. Примеры использования Axiom.Logistics: экспедиторы, торговые дома
3.3.1. Экспедиторские услуги
В примере рассмотрены некоторые аспекты работы коммерческого отдела экспедиторской компании:
1. Ведение базы данных клиентов. В базе данных клиентов содержится контактная информация, данные о выполненных заказах для каждого клиента, сведения об ответственном за клиента менеджере и другая информация. Для начала оформления заявки по новому контракту менеджер коммерческого отдела вносит информацию о клиенте в эту базу данных. 
2. Оформление заявки. Новая заявка формируется, когда ее самостоятельно создает уже существующий клиент компании через внешний web-интерфейс (на web-сайте) или коммерческий менеджер по запросу клиента. Такая заявка приобретает статус «создана» (клиент самостоятельно создал заявку) или «предварительная» (идет процесс уточнения данных на стороне коммерческого отдела и другим участникам производственного процесса). В Системе принято ограничение: коммерческий менеджер видит заявки только своих клиентов.
3. Работа с заявками. В дальнейшем, коммерческий менеджер готовит все необходимые документы для оформления контракта по заявке. Система на данном этапе не отображает заявку для других участников производственного процесса. Как только документы собраны, заявке присваивается статус «в работе» и она появляется в информационной системе транспортного отдела (полная машина) или консолидационного отдела (составная машина). 
4. Контроль над предоставлением транспортно-экспедиционных услуг. На протяжении процесса доставки груза, менеджер коммерческого отдела контролирует доставку. По факту передачи груза клиенту и завершения финансовых расчетов менеджер изменяет состояние каждой конкретной заявки на «закрыто». Система перемещает закрытые машины со всеми подчиненными заявками в архив.

3.3.2. Торговый дом
В примере рассмотрено взаимодействие следующих структур торгового дома:
- Координационного центра, 
- Транспортного отдела, 
- Оптово-розничного отдела, 
- Отдела консолидации груза завода
- Производственного отдела завода.
Пример работы в системе:
- Оптово-розничный отдел размещает в системе, на основе базы данных по продуктовой номенклатуре, заказ на поставку продукции к определенной дате. 
- В системе заранее хранятся данные о производстве продукции к данному сроку, еще не зарезервированной к доставке и продаже.
- Система отправляет сообщение в транспортный отдел, консолидационный и производственный отделы завода ( где планируется забирать продукцию)
- Система формирует для транспортного отдела объем и адреса доставки грузов на основании заказов торговли. 
- Транспортный отдел заполняет номера машин для доставки, размещает заказ на транспортировку. Система направляет сообщения на заводы с датой, временем , номером машины и др.
- В системе фиксируется факт комплектации машины на заводе. Система отправляет уведомление в оптово-розничный отдел о приближении машины 
- В системе фиксируется разгрузка машины и пункт ее следующего назначения
- В случае возникновения внештатных ситуаций, таких как неполная загрузка машины, не полное обеспечение заказа торговли и др. система информирует работника координационного центра и запрашивает дополнительные данные. Возможность размещения заказа на более позднюю дату, разрешение на неполную комплектацию машины, разрешение на замену бренда и др.
- В системе формируются отчеты по производству продукции, по сбыту продукции, по выполнению заказов торговли, по простою транспорта, по выполненным заказам транспортировки и др.
Для клиентов компании, зарубежных и российских партнеров возможна организации доступа к web-части системы для просмотра информации и взаимодействия с системой в режиме удаленного доступа. Информация в систему может поступать через электронную почту, sms-сообщения, в режиме удаленного доступа, из баз данных (например, импорт из 1C).