ERP-системы: "за" и "против"

ERP-системы: "за" и "против"

Саломеева Анастасия, журнал "Финансовый директор", www.fd.ru

Сегодня очень много говорят и пишут о ERP-системах. Согласитесь, каждый руководитель мечтает, чтобы все работало само собой (то есть автоматизированная система управляла бы всеми ресурсами компании), а он лишь наблюдал бы за работой и вовремя ее корректировал. Вопрос в другом: готовы ли вы вложить весьма значительные средства во внедрение подобной системы, заранее зная, что выгоду вы получите не скоро (а при ошибках внедрения, возможно, не получите вовсе). 

Кому нужны ERP-системы?
Как показывает опыт, ERP-системы обычно внедряются в крупных организациях, на предприятиях со сложным производством, разветвленной филиальной сетью, большим ассортиментом выпускаемой продукции, повышенным объемом складских операций. 

Главное достоинство ERP-систем заключается в том, что они позволяют объединить несколько задач: можно одновременно учитывать и планировать денежные средства, а также отслеживать их движение; формировать себестоимость и оценивать производительность труда на предприятии. ERP-системы позволяют управлять всеми ресурсами предприятия и моделировать возможности компании. Кроме того, благодаря ERP-системам, все эти процессы становятся прозрачными для руководителей. 

Однако, чтобы принять правильное решение о внедрении этих систем, необходимо проанализировать все их плюсы и минусы, а также опыт других компаний (особенно, если у них аналогичные производство и система сбыта). 

Почему выбирают ERP-системы 
Российский рынок ERP-систем активно растет. Так, за прошлый год он вырос на треть. По мнению автора, это происходит по двум причинам: во-первых, использование ERP-систем действительно эффективно, во-вторых, в России наблюдается экономический рост и увеличение деловой активности. 

ERP-система обеспечивает:

• объединение всех бизнес-процессов предприятия по единым правилам в рамках одной системы;
• оперативное получение руководством информации о всех сторонах деятельности предприятия;
• планирование и контроль деятельности компании (краткосрочные и долгосрочные планы различных подразделений увязываются между собой).

В результате повышаются эффективность управления компанией и ее конкурентоспособность. 

ERP-система удобна еще и тем, что ее можно внедрять частями (модулями), автоматизировав, например, сначала производство, а затем работу с персоналом. (Для сравнения - MRP-система внедряется, как правило, целиком и может автоматизировать только производство. Можно сказать, что MRP-система это одна из частей (модулей) ERP-системы.) 

Набор модулей ERP охватывает все направления деятельности, что позволяет автоматизировать практически все бизнес-процессы. 

Опыт предприятий, успешно внедривших ERP-системы, показывает, что в результате их внедрения сокращаются складские запасы предприятия (в среднем на 21,5%), возрастает производительность труда (на 17,5%), увеличивается число своевременно выполненных заказов (на 14,5%). 

Внедрение ERP-системы способствует инвестиционной привлекательности предприятия, особенно для иностранных инвесторов, которые всегда хотят, чтобы бизнес был прозрачным. 

Однако, как известно, ложка дегтя портит бочку меда. Эта поговорка имеет непосредственное отношение к внедрению ERP-систем. 

Почему "боятся" ERP-систем 

У ERP-систем есть два серьезных недостатка: стоимость и сроки внедрения. Внедрять эти системы, как правило, дорого, к тому же долго и сложно. 

Расходы на внедрение ERP-системы должны рассматриваться руководством компании как стратегические инвестиции, которые принесут дополнительную прибыль далеко не сразу. Обычно ERP-системы окупаются лишь спустя несколько лет после внедрения. 

Высокая стоимость ERP-систем складывается из нескольких составляющих (см. таблицу на с. 79):

• цена одной лицензии, то есть, по сути, цена одного рабочего места, составляет от 1500 до 8000 долл.;
• цена за консалтинговые услуги, внедрение и сопровождение колеблется в пределах 100-500% от стоимости системы;
• цена обучения пользователей - от 1000 долл. в неделю.

Долгое и сложное внедрение системы обусловлено, как правило, необходимостью серьезного пересмотра работы компании. Систему невозможно внедрить на предприятии, где не отлажены бизнес-процессы. Именно поэтому требуется предварительное независимое исследование предприятия консалтинговой компанией. Это позволит понять, можно ли вообще внедрять на данном предприятии какую-либо систему или необходимо сначала откорректировать бизнес-процессы. Если эту стадию пропустить, предприятие рискует потерять огромные деньги в случае неудачной или затянувшейся установки системы. 

Если в результате исследования выявлено, что предприятие готово к внедрению ERP-системы (то есть все бизнес-процессы достаточно отлажены), можно приступать к составлению плана внедрения. При этом руководство предприятия должно определить, какие именно функциональные области и какие типы производства нужно охватить, какие отчеты готовить. 

Целесообразно составить документ "Требования к ERP-системе" для использования прежде всего внутри предприятия. В нем должны быть формализованы и расписаны все существенные характеристики новой системы. Лишь после этого следует приступать к выбору системы и методов ее внедрения на данном предприятии. 

Согласно статистике только 30% всех внедрений оказываются успешными, то есть затраты на ERP-системы окупаются. Однако у вашей компании есть шанс улучшить столь неутешительную статистику. Для этого надо учесть опыт других компаний, внедрявших эту систему, и тщательно изучить различные методы ее внедрения, системы, предлагаемые на рынке, и компании, занимающиеся их внедрением. Расскажем обо всем по порядку. 

Как внедрять систему 

Существует несколько методов внедрения ERP-системы.

1. Поэтапная реализация - автоматизируются лишь несколько связанных бизнес-процессов. При таком варианте риск неудачи относительно низкий.
2. "Большой взрыв" - система внедряется целиком и сразу. Это очень рискованный вариант, который предпочтителен для компаний с простой организационной структурой и относительно несложным производством. Этот метод требует интенсивной стадии тестирования системы, поскольку необходимо тщательно проверить, насколько безошибочно автоматизированы все бизнес-процессы.
3. Развертывание - система сначала внедряется на одном участке производства (в отделе, филиале и т. п.), а затем уже распространяется на другие участки. Само развертывание на каждом участке можно провести как поэтапную реализацию или как "большой взрыв". Риск в этом случае, как правило, незначительный (если не переусердствовать с "большими взрывами").

Необходимо тщательно проанализировать, какой из указанных методов наиболее оптимален для вашей компании (принять во внимание затраты и опыт других фирм), и лишь потом приступать к выбору системы. 

Выбираем систему 

Сегодня на российском рынке существует несколько автоматизированных систем управления предприятием как западных, так и отечественных производителей (см. таблицу). 

Какая же система лучше - западная или отечественная? 

Мнения по этому вопросу весьма противоречивы. Выделим сильные и слабые стороны обоих вариантов. 

Безусловно, сильной стороной западных систем является четко прописанная последовательность действий при производственном планировании. 

Главный же недостаток - необходимость доработки этих систем с учетом "национальных особенностей". К примеру, для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в соответствии с российскими правилами приходится дорабатывать настройки модуля "Финансы". 

Кроме того, российские предприятия, на которых выпуск продукции осуществляется по конструкторской и технологической документации (например, машиностроительные и приборостроительные предприятия), обязаны использовать стандарты ЕСКД (Единая система конструкторской документации) и ЕСТД (Единая система технологической документации). Западные ERP-системы эти стандарты не поддерживают. Поэтому при внедрении ERP-систем на таких предприятиях необходимы доработки на программном уровне. Это требует дополнительных затрат, которые следует учесть заранее. 

Российские системы и их внедрение стоят значительно дешевле западных ERP-систем. Конечно, отечественные специалисты при создании автоматизированных систем учитывают российскую специфику. Модули российской системы могут прекрасно заменять аналогичные модули западного решения. 

Однако нельзя не отметить, что на рынке пока нет полноценных ERP-систем российского производства. Предлагаемые отечественные системы отвечают требованиям стандарта MRP-II и позволяют автоматизировать лишь отдельные участки предприятия. 

Если вы уже выбрали систему, следует определить, кто будет ее внедрять. 

Кто будет внедрять систему 

Компании, которые осуществляют внедрение ERP-систем, называются системными интеграторами. При выборе интегратора нужно учитывать два фактора: его компетенцию и опыт автоматизации предприятий аналогичных отраслей либо конкретных бизнес-процессов. 

Также следует обратить внимание на то, какие профессиональные услуги предоставляет интегратор в области внедрения ERP- систем (консалтинг, оптимизация бизнеспроцессов, управление проектами, оценка эффективности внедрения, обучение персонала заказчика и т. п.). 

Неожиданные расходы 

При установке ERP-системы предприятия сталкиваются с необходимыми, но порой неожиданными для них расходами. 

Для многих - это затраты на обучение персонала, которые зачастую сопоставимы со стоимостью системы (как мы отмечали, они составляют от 1000 долл. в неделю). Однако работникам почти всегда предстоит освоить новый комплекс процессов, а не просто другой интерфейс программы, что увеличивает объем затрат. 

Еще одна неожиданность может подстерегать предприятие при проверке связей между модулями ERP-системы и другими программами. В компаниях, намеренных внедрять ERP-системы, как правило, уже работают программные комплексы (системы) по снабжению, планированию производства, штриховому кодированию и т. п. Если для обеспечения совместимости с этими программами требуется дополнительная настройка ERP-системы, неизбежен резкий рост расходов на интеграцию, испытания и обслуживание программного обеспечения. 

Оплата услуг консультантов - также серьезная статья расходов, но чтобы избежать неожиданно высоких затрат по ней, в контракте с консультантом необходимо четко указать его обязанности. 

Причины неудач при внедрении ERP-систем 

Многие предприятия в целях экономии средств на внедрение ERP-систем целиком полагаются на собственную службу информатизации или приглашают на временную работу сторонних специалистов, пытаясь сэкономить на услугах консультантов. Увы, нередко это приводит к тому, что работа затягивается на несколько лет, а компания теряет время и ресурсы. Дело в том, что внедрение ERP-систем предполагает реорганизацию всех бизнес-процессов, а внутренним и внештатным специалистам компании такая задача зачастую не по плечу. 

Однако если руководство компании решает полностью доверить внедрение системы системному интегратору, возможна другая ошибка. Все функции по реорганизации предприятия и внедрению системы перекладываются на консультантов. Сами же специалисты компании занимают отстраненную позицию - мол, они сделают, а мы поглядим. Но даже самые квалифицированные консультанты не могут видеть и знать всего положения дел в компании, к тому же работать с системой в итоге придется именно персоналу предприятия. Успех проекта в равной степени зависит и от консультантов, и от самой компании. Поэтому лучше, когда за результаты внедрения отвечают обе стороны. 

Проблемы могут возникнуть, если крупная компания станет устанавливать ERP-систему целиком (метод "большого взрыва"). Опыт свидетельствует, что неудача в этом случае практически гарантирована. Резкое изменение принципов работы - это стресс для всего предприятия, поэтому процесс внедрения ни в коем случае нельзя искусственно ускорять. Персонал должен постепенно привыкать к переменам, которые вносит ERP-система. Поэтому правильнее внедрять систему, избрав методы поэтапной реализации или развертывания. 

При внедрении ERP-системы нужно быть готовым к сопротивлению сотрудников. Это одна из главных проблем, с которой сталкивается руководство. Она обусловлена тем, что на долгое время у сотрудников значительно прибавляется забот. Кроме того, их ошибки, благодаря ERP-системе, становятся заметными всем участникам бизнес-процессов и прежде всего руководству. 

И последнее - после установки ERP-системы не ждите быстрого и "чудесного" преображения компании. Как мы уже отмечали, эффект от внедрения ERP-системы - вопрос времени. Главный положительный результат на первой стадии работы ERP-системы заключается в том, что система сама заставит вас отладить и усовершенствовать все бизнес-процессы. А это уже немало.

Таблица¹ Основные ERP-системы на российском рынке

"Успех внедрения ERP-системы - в готовности коллектива принять и поддержать серьезные изменения в своей работе" 

Интервью с финансовым директором ТД "Перекресток" Анной Соломатиной 

- Почему Вы решили внедрить ERP- систему? 

- С помощью системы Axapta мы автоматизировали бизнес-процессы нашего Распределительного центра (РЦ). Их специфика такова, что в полной мере использование функций ERP-систем не требуется. Гораздо большее значение имеют возможности складского и бухгалтерского модулей. Однако для нас важен потенциал развития данной системы - ведь в будущем мы сможем использовать ее не только в РЦ, но и в розничной торговле. Таким образом, правильнее будет говорить, что нами создано и внедрено комплексное решение для РЦ на базе ERP-системы. 

- Как Вы выбирали программное обеспечение? 

- Выбор системы начался с изучения рынка соответствующих систем и проведения тендера. Мы - сторонники готовых и проверенных решений, поскольку в них меньше риска. Однако имеющиеся системы не полностью удовлетворяли предъявляемым требованиям. Важное значение имел и выбор поставщика услуг по внедрению. Компания Columbus IT Partner стала нашим партнером, продемонстрировав высокую профессиональную подготовку и "нестандартное" отношение к клиенту. 

- Сколько времени длилось внедрение системы? 

- Проект осуществлялся в течение полутора лет - с ноября 2000 до марта 2002 года. Однако иногда приходилось приостанавливать процесс внедрения. Это было вызвано в основном перегрузкой производственных мощностей и персонала в праздничные дни, когда возрастает поток покупателей. Кроме того, при внедрении мы избегали дублирования систем (старой и новой), что требовало повышенного внимания к тестированию модификаций системы перед их внесением в рабочую версию. 

- Какие факторы, на Ваш взгляд, определили успех внедрения системы в Вашей компании? 

- Я бы выделила несколько факторов. Во-первых, финансовые и проектные задачи решались отдельно. Другими словами, команда проектировщиков не была обременена вопросами финансирования проекта. Во-вторых, данный проект был направлен, главным образом, на обеспечение стратегических нужд компании и включал жесткую систему количественных показателей (оценку оборачиваемости товарного запаса, максимальное значение обслуживаемого ассортимента, процентное сокращение операционных расходов по перевалке товаров через распределительный центр) и факторов успеха. В-третьих, в ТД "Перекресток" была создана рабочая группа из экспертов - представителей бизнес-подразделений Торгового дома (бухгалтерии, коммерческого отдела, торгового отдела и т. д.). И, наконец, немаловажный фактор успешного внедрения системы - это участие руководства на всех этапах осуществления проекта, а также внимание к любым, даже небольшим вопросам, возникающим в ходе его реализации. 

На успех проекта повлияло много различных составляющих, однако основной является готовность всего коллектива ТД "Перекресток" принять и поддержать весьма серьезные изменения в своей работе, вызванные внедрением информационной системы. Коллектив "Перекрестка" оказался готов к тесному сотрудничеству и максимальной самоотдаче в ходе работы над проектом. Без этого успех был бы невозможен. 

- Каковы результаты внедрения системы Axapta? 

- Пока есть только предварительные результаты. Снижено среднее время сборки заказов (с 28 до 22 часов, в планах - уменьшить его до 16 часов); увеличена пропускная способность РЦ (в 2 раза); снижены объемы товарных запасов (на 20%). Следовательно, высвобождена часть оборотного капитала. За счет усовершенствованного учета товаров с ограниченным сроком годности уменьшены товарные потери. Помимо этого наблюдается рост производительности труда, укрепление трудовой дисциплины. У нас появились новые возможности для усовершенствования контроля и стимулирования персонала - система позволяет персонифицировать ответственность. Кроме того, за счет ускорения и упрощения бизнес-процессов сократилась численность сотрудников (на 10%), сами бизнес-процессы ускорились (примерно на 30%), расширился ассортимент (на 30%).

Тем не менее возможности системы позволяют увеличить эффективность операций еще на 10-15%, обслуживать клиентов с нескольких распределительных центров и организовать электронный документооборот с поставщиками.