Грузы в оптовой торговле: автоматизация бизнес-процессов

Груз – объект, через который товары попадают на склад или уходят с него. При получении груза на складе происходит ряд достаточно сложных процедур – груз необходимо получить, зарегистрировать, создать документ Акт приемки, оформить новые партии товара, провести приходные накладные. При работе с грузами большого объема процесс их получения может занять достаточно много времени, поэтому необходимо проводить автоматизацию данных бизнес-процессов.

1. Назначение в информационной системе

Автоматизация – процесс комплексный и должен затрагивать все стороны деятельности. Иначе проделанная работа имеет мало смысла, поскольку, как в случае с грузами, товар мало получить, перед этим необходимо провести достаточно серьезную работу по формированию грузов, согласованию маршрутов, способов доставки, цен перевозки. Отдел логистики точно должен знать когда, где, в каком объеме и каком пункте окажется груз. Все это важно для сбалансированной работы предприятия в целом (для предотвращения недопоставок, простоев или чрезмерной загруженности склада поступившим товаром).

Главные задачи в процессе автоматизации бизнес-процессов при работе с грузами в торговой компании:

• Дать возможность отделу логистики в любой момент видеть полную картину, отражающую состояние груза в настоящее время: какой товар, в каком количестве, когда отправлен, где сейчас находится, куда отправится далее и каким образом, когда прибудет на склад, сколько будет стоить вся перевозка в целом;
• Обеспечить складу работу по приемке товара «без авралов», а именно: предусмотреть автоматизированное создание актов приемки и распределение их на грузы, автоматизированное формирование приходных накладных и накладных перемещения с удаленного склада, привязку номеров ГТД ко всему составу груза, установку соответствия между полученным товаром и заказами на покупку, заявками на покупку, а также установку резервов в сделках.

Формирование груза – достаточно трудоемкий процесс, который может «съесть» достаточно большую часть вашего рабочего дня. Ведь в груз может быть включен не весь заказ, более того не только один заказ, не по всему количеству товара. Поэтому для комфорта набора данных нужно иметь интерфейс, позволяющий при указании поставщика видеть по нему все заказы на покупку, причем только те товары и только в том количестве, которые еще не были получены.

При добавлении товаров в груз важно запоминать связь строки с заказом на покупку и предоставлять инструмент просмотра этого документа.

2. Использование маршрутов

Если поставщик доставляет груз в определенную точку (например, в Гонконг), то возникает необходимость доставить товар из этой точки на конечный склад. В данном случае удобно иметь конкретный маршрут прохождения груза с учетом способа доставки (ж/д, авиа и т.д.). Во-первых для контроля местонахождения, во-вторых для определения даты прибытия груза в компанию, на основе которых можно формировать коммерческое предложение, вести планирование, устанавливать резерв на уже следующий в составе груза товар.

При этом удобно иметь функционал, позволяющий при компоновке груза и выборе товаров из заказов просматривать утвержденные котировки и условия поставки с маршрутами, для более быстрого формирования грузов.

Но Маршрут – это не только совокупность начальной и конечной точек, это еще и набор промежуточных пунктов, а то и этапов перевозки (подмаршрутов), различающихся способом, временем и стоимостью доставки. Например, чтобы доставить груз из точки А в точку В, нужно сначала добраться до промежуточной точки С морем, затем от С до промежуточной точки D самолетом, а только после этого от D до В автотранспортом. На каждый этап могут быть определены свои шкалы количеств со специфическим способом расчета. Для оперативной работы при формировании груза (и условий поставок, второй области, где маршруты активно используются) удобно иметь некие типовые для данной фирмы маршруты (на пример три или четыре варианта для перевозки из города А в город Б, из которых один поездом, другой авиа, третий автотранспортом).

Конечно, для всего этого инструментария просто необходимо иметь развернутую справочную систему, включающую информацию о местах обработки грузов, способах доставки, этапах обработки, типовых маршрутах.

3. Планы поставщиков по отгрузке (backlog)

Некоторые поставщики предоставляют свои планы отгрузки (backlog) товаров по заключенному с ними заказу, которые можно использовать для планирования дат поступления и отгрузок клиентам. Для отслеживания выполнения планов отгрузок в информационной системе следует иметь связи между грузами, товарами, поставщиками и планами поставок. Иными словами, при отправлении груза или при его поступлении плану отгрузки в системе сразу должен присваиваться признак, говорящий о закрытии плана и его выполнении.

Такую же связь удобно отображать и в инструменте работы с заказами на покупку для ориентировки закупщика на текущее положение дел: в одном окне и спецификация заказа, и план отгрузки, и соответствующий плану груз.

4. Консолидация грузов

Консолидация грузов – объединение грузов нескольких разных отправителей для последующей их транспортировки одним транспортом. Такая схема дает возможность сэкономить значительные суммы и упростить порядок оформления документов. Соответственно этот вид грузов необходимо учитывать в информационной системе отдельно.

Поскольку из определения консолидации следует, что грузы, составляющие один консолидированный, собираются вместе в одной определенной точке (например, в Гамбурге), то при работе с таким видом грузов без маршрутов не справиться никак, так как именно на их основе система будет определять точку консолидации – признак, по которому можно осуществлять объединение.

5. Система уведомлений

При поступлении заказов на покупку, формировании грузов, их отправке, получении, оприходовании товаров сотрудникам фирмы необходимо обмениваться друг с другом рабочей информацией. Часто происходит так, что кто-то забыл проверить почту, или пролистал сообщение в скайпе или аське и не заметил, или случайно потерял лист бумаги, на котором все было написано, или вообще весь разговор проходил по телефону и один из участников что-то не запомнил или перепутал.

Для бесперебойной работы следует ввести систему уведомление, которая своевременно лаконично и достаточно навязчиво будет показывать пользователям системы, что для них пришел товар, или что груз сформирован и отправлен, или прибыл в пункт назначения, и т.д.  Это должна быть единая сеть сообщений внутри самой информационной системы, не требующая дополнительного использования почты, телефона и различных мессенджеров, позволяющая передать информацию в доступной форме, при необходимости просмотреть сопровождающие документы, передать выполнение операции другому сотруднику.

6. Дополнительные функции

Если воспринимать товар, включенный в груз и находящийся в данный момент где-то в пути, уже собственностью фирмы, то данные о перемещаемых количествах можно использовать для анализа товарного запаса.

Помимо грузов от поставщиков в системе также логично учитывать и грузы самой фирмы, отправляемые клиентам при доставке, или внутренние грузы, например, при перемещениях с одного удаленного склада на другой. В этом случае необходимо предусмотреть автоматическое создание соответствующих документов, оформляемых при приемке такого груза, - акт приемки и накладная перемещения с удаленного склада. Сам груз должен быть связан с заявкой на отгрузку, подготавливаемой в отделе продаж, и заявкой на доставку.

Также для отслеживания грузов в пути можно настроить связь системы с интернет-службами, используемыми компанией в этом направлении. Для этого подойдут, например, макросы или хранимые процедуры, выполняемые через определенный промежуток времени.

В заключение отметим, что автоматизация бизнес-процессов при работе с грузами действительно требует комплексного подхода, так как здесь задействованы сотрудники сразу нескольких отделов и соответственно важно организовать обмен информацией между ними своевременно и точно.