Как и для чего проводить оценку работы склада?

В современном конкурентном мире ваш успех во многом зависит от того, на сколько продуктивно и эффективно работает ваш склад и на сколько он соответствует вашим стандартам и удовлетворяет ожидания ваших клиентов. Один из возможных способов оценить, на сколько показатели работы вашего склада соответствуют ожиданиям — провести комплексную оценку работы склада: комплексный анализ работы с поиском возможностей улучшения продуктивности и повышения экономичности.

Хорошая оценка работы склада подразумевает качественный и количественный анализ складских операций, позволяет измерить продуктивность, уровень обслуживания клиентов, показывает, где вы реально находитесь и куда вам двигаться дальше. Также оценка работы склада позволяет вам провести сравнение ваших показателей с общеотраслевыми нормами.

Помните: что вы не замеряете, то вы не контролируете и, как следствие — не можете улучшить. В этом отношении оценка работы склада позволяет вам повысить эффективность использования пространства на складе, увеличить грузопоток, повысить уровень обслуживания клиентов, оптимизировать складские процессы и в целом добиться повышения прибыли и снижения складских издержек.

Если это соответствует вашим целям, то ключом к успеху для вас будет структурированный подход к анализу работы склада, совмещающий измерение разных параметров работы склада, различными методами. Как только вы соберете и проанализируете информацию, вы будете готовы составить план дальнейших действий.

5 компонентов оценки работы склада

Процесс оценки работы склада позволяет вам определить те области, где потенциально есть возможности улучшения показателей работы. Основные же компоненты оценки работы склада следующие:

1. Обход и наблюдение;
2. Сбор данных о работе склада;
3. Опрос ключевых сотрудников склада;
4. Анализ существующей отчетности по складу;
5. Эталонное тестирование — сравнение собственных показателей с отраслевыми стандартами;

Обход и наблюдение. Это — самый первый шаг в оценке работы склада, он подразумевает обход всего складского комплекса наблюдениеие за тем, как и на сколько эффективно протекают основные складские процессы. Это, конечно, не детальный анализ работы склада, но общее впечатление, которое он формирует позволяет определит последующие шаги оценки работы склада, требующие более детального изучения. Зачастую первичное наблюдениеие дает направление всему последующему анализу.

После обхода у вас, как правило, формируется первоначальное мнение (гипотеза) о работе склада: общее состояние и чистота помещений, вовлеченность и мотивация сотрудников, средний темп работы, захламленность склада, эффективное использование средств автоматизации и механизации, использование площади и объема склада.

Сбор данных. Этот шаг предполагает сбор некоторого количества первичных данных, но при этом велики шансы, что у вас уже накоплен значительный объем информации о работе склада, особенно, если вы используете WMS-систему. Возможно эти данные собирались ранее для иных целей. В процессе оценки работы вам нужно будет собрать всю информацию воедино. Для начала нужно будет определить, что у вас уже есть и чего недостает. Также необходимо определить ваши ожидания или стандарты, касательно показателей работы склада. Чтобы в по мере получения фактических данных было с чем их сравнивать.

Опрос сотрудников склада. Следующий важный шаг оценки работы склада — опрос сотрудников, непосредственно вовлеченных в выполнение складских операций. Для начала опросите руководящий состав, чтобы узнать их стратегическое видение работы склада, планы относительно изменение грузооборота, складских процессов, ассортимента и т.д. Затем опросите рядовых сотрудников, непосредственно выполняющих работу по обработке грузопотока на складе. Если кто и знает, какие есть проблемы в работе и каковы пути их решения — то это люди, непосредственно принимающие участие в работе. Ни в коем случае не пренебрегайте этим методом сбора информации.

Анализ отчетности. Среди существующей отчетности, касающейся работы склада, вас прежде всего интересуют отчеты, отражающие базовые показатели работы склада: уровень обслуживания клиентов, точность выполнения и отгрузки заказов, количество возвратов, результаты инвентаризаций, скорость сборки заказов, пополнения и т.д.

Изучение этой отчетности позволяет выявить, какие подразделения склада соответствуют вашим стандартам работы, а с какими еще нужно работать.

Эталонное тестирование (aka бенчмаркинг). Оценка работы склада должна подразумевать сравнение фактических показателей работы склада с установленными вами стандартами. При этом сравнение ваших фактических и целевых показателей с показателями других компаний также будет полезно с точки зрения определения эффективности работы вашего склада. Только будьте осторожны — не сравнивайте «божий дар с яичницей» — выбирайте те компании для сравнения, которые максимально аналогичны вашей. Такие сравнения могут показать вам те складские процессы, которые требуют более детального изучения.

Впрочем, помните, что нельзя тупо взять чужие стандарты и примерить их на себя — действовать нужно с умом и творчески. Не менее важно сравнивать себя с собой — ваши текущие показатели работы с прошлыми. Это позволит определить тенденции в изменении работы вашего склада и действия, которые необходимо предпринять, при наличии таковых. В общем — сравнение нужно проводить, как внешнее, так и внутреннее.

Также важно удостовериться, что показатели, которые вы измеряете действительно отражают реальную работу внутри склада, выраженную в человеко-часах, количестве операций, весе, объеме, количестве грузовых мест и т.п., а не в % от объема продаж.

Показатели, которые используются при оценке работы склада могут включать:

• Общую стоимость обработки складом строки заказа, единицы товара и т.п.
• Количество операций по приемке, сборке, отгрузки заказов за 1 человеко час;
• Количество упакованных коробов за 1 человеко час;
• Количество выполненных строк заказов за 1 человеко час;
• Стоимость доставки заказов;
• Количество заказов и валовая выручка на 1 квадратный метр склада;
• Уровень обслуживания клиентов (% выполнения заказов);
• Ставки оплаты труда сотрудников;
• Внутрисменные и сезонные колебания грузооборота;
• % использования площади и объема склада

Четыре критические области оценки

Есть четыре области в организации работы склада, оказывающие наибольшее влияние на ее эффективность. Это:

• Рабочая сила;
• Здания;
• Складские процессы;
• Информационные системы;

Рабочая сила

Расходы на оплату труда, как правило — наибольшая статья расходов в вашем бюджете, следовательно стоит потрудиться, чтобы получить максимальную отдачу на потраченные деньги. Труд сотрудников склада, в свою очередь, можно измерить в разрезе 4 аспектов, 2 из которых легко измеримы, а 2 — не очень, но их также не следует игнорировать. Пойдем по порядку.

Производительность труда: легко измеряется, как выработка в единицу времени. Выработка может выражаться в различных натуральных единицах: количество заказов, единицы товара, строки заказов, кубометры, килограммы и тому подобное — в зависимости от измеряемой операции.

Стоимость труда. Ее можно поделить на прямые расходы по оплате труда — связанные непосредственно с выполнением складских операций (как правило — около 50% общих текущих расходов) и косвенные — оплата труда офисных работников, супервайзеров, операторов и т.п. (как правило — около 17% от общих расходов).

И те и другие следует измерить. Соотношение стоимости и производительности труда критично для определения областей, требующих вашего особого внимания.

Текучка и обучение сотрудников. Не всегда просто посчитать негативный эффект, оказываемый на вашу прибыль текучкой рабочей силы. Но тем не менее, он есть! Сама текучка может быть легко измерена в %, как отношение количества уволившихся сотрудников за период к общесписочной численности. И ее можно и нужно мониторить. Ведь высокая текучка наверняка негативно скажется на вашей производительности труда — пока сотрудники пройдут весь цикл обучения и втянутся в процесс может пройти не один месяц. Плюс сам процесс найма персонала не быстрый и довольно затратный.

Спросите себя: как вы можете сократить текучку сотрудников? Насколько быстр и эффективен процесс обучения новых сотрудников? Задокументирован ли он? Достаточно ли у вас обучающих материалов? Наличие всего этого может серьезно улучшить процесс обучения новых сотрудников.

Рынок труда. Местный рынок труда тоже оказывает влияние на производительность и стоимость труда, хотя его тоже непросто измерить. Низкий показатель безработицы, к примеру, приводит к тому, что для найма сотрудника нужной квалификации вам придется заплатить ему больше, и наоборот. К сожалению вы вряд ли можете оказать влияние на рынок труда, поэтому — это еще одна причина взяться за те факторы, на которые вы можете оказать влияние.

Здания

Ваши складские помещения следует изучить на предмет наличия достаточного места для хранения ваших запасов и максимально эффективного его использования.

Пространство. Обратите внимание, насколько эффективно используется пространство склада в зонах хранения, набора и переупаковки — как правило, эти технологические зоны занимают от 70 до 80% площади склада. Все ли пространство (площадь и высоту) вы используете по полной? Оценка работы склада предоставит вам возможность максимизировать использование имеющихся площадей перед наращиванием ресурсов. И в будущем даст адекватную базу для прогноза возврата инвестиций.

Стоимость хранения. Обычно общая стоимость эксплуатации склада (аренда или амортизация здания и оборудования, коммунальные платежи, ремонт, налоги и т.д.) составляют около 20% всех текущих расходов. Эту стоимость можно соотнести с количеством паллетомест, площадью, количеством хранимого запаса или отгруженных заказов, чтобы получить показатели, пригодные для эталонного тестирования.

Сезонность. Определенно ваш склад будет работать с разной интенсивностью в периоды сезонного роста и спада спроса. На самом деле, бешенная активность в сезон повышенного спроса — хорошее время для проведения оценки работы склада, так вы реально увидите, хватает ли вам площадей и других ресурсов, могут ли ваши системы выдержать нагрузку. Короче говоря, когда вы будете проводить оценку работы вашего склада — обратите внимание на нагрузку в период сезонного спроса.

Ремонт и содержание склада. Снижение стандартов содержания склада влечет за собой рост расходов по эксплуатации: захламление проходов, недостаточное освещение, плохое состояние полов задерживает работу, снижая производительность труда и повышает риск производственных травм. Грязь на складе может приводить к увеличению возвратов из за ненадлежащего вида товара и затруднить идентификацию товара по штрих-коду. Помимо этого, надлежащее состояние и чистота склада повышают мотивацию и вовлеченность сотрудников в работу склада.

Складские процессы

Складские процесс и процедуры, как правило легче всего поддаются оптимизации. Ваша задача в этом смысле: сократить количество обращений к товару в процессе его обработки на складе и минимизировать количество шагов, выполняемых сотрудниками при выполнении каждой складской операции. Помимо текущих потребностей важно иметь потенциал роста для удовлетворения будущих.

Блок-схемы. Начертите как минимум две: одну, отражающую движение товара из зоны приемки до мест хранения и набора через пополнение. Вторую — отражающую движение товара со склада по заказам клиентов. Обратите внимание, как планировка склада помогает или наоборот — препятствует этому движению. Не пересекаются ли грузопотоки. Пути перемещения товара по складу должны быть спланированы так, чтобы сократить расстояние, проходимое товаром по складу. Технололгические зоны должны быть размещены таким образом, чтобы перемещения запаса между ними происходили кратчайшим путем.

Размещение товара. Алгоритм размещения товара в зоне набора определяет, насколько эффективно ваши сотрудники набирают товар по заказам. Цель тут в том, чтобы обеспечить товар в наличии в месте набора, когда за ним придет наборщик, оптимизировав при этом количество пополнений. Грамотное размещение товара — ключ к эффективному пополнению зоны набора. Алгоритм при этом должен быть гибким — давать возможность переориентировать места в зоне набора под другой товар, при изменении структуры грузопотока склада.

Упаковочные материалы. Отсутствие на рабочих местах достаточного количества упаковочного материала, необходимого для выполнения текущей работы (короба, пакеты, бумага, скотч, наполнитель, воздушные пакеты) приводит к резкому снижению производительности труда вследствие того, что сотрудники заняты поиском нужного материала или ожиданием его доставки.

Контроль качества. Раннее обнаружение ошибок в выполнении заказа позволяет сильно сократить ваши расходы. Часто стоимость вышедшей со склада ошибки, за счет необходимости ее исправления или возврата, может свести на нет всю прибыль от заказа. Не полагайтесь только на обратную связь от покупателей, они могут ничего не сказать вам, а просто уйти к конкурентам. Внедрите у себя внутреннюю систему контроля, которая помимо отслеживания ошибок будет инициировать действия по их исправлению.

Контролю должен подвергаться как исходящий, так и входящий грузопоток. Проверьте также наличие инструкции по взаимодействию с поставщиками, при возникновении ошибок в поставках с их стороны.

Информационные системы

Информационная система, которую вы используете для управления складом должна обеспечивать необходимую вам функциональность и гибкость, чтобы соответствовать вашим текущим складским процессам и потенциальному их изменению в будущем. В большинстве случаев, обратить внимание стоит на такие аспекты функционала, как размещение запаса, пополнение и контроль запаса в разрезе мест хранения. Базовый функционал системы управления складом (WMS) должен включать:

Управление запасами — у вас должен быть доступ к информации о вашем запасе в разрезе отдельных номенклатурных позиций, количества, мест хранения, партий, серий, состояния запаса и так далее. Это базовый функционал любой WMS.

Штрих кодирование не только серьезно повышает точность исполнения операций, но и позволяет измерить скорость их исполнения внутри склада в разрезе отдельных сотрудников или подразделений склада. Также оно значительно сокращает бумажную работу.

Пополнение. Как минимум ваша WMS должна обеспечивать управление пополнением на основе заданных минимальных и максимальных количеств товара в ячейках. Также желательно отслеживать потребность в запасе в зоне набора при запуске волн заказов. В идеале — еще и искать возможности выполнения заказов через кросс-докинг.

Управление набором. WMS должна позволять выполнять задания на набор товара исходя из различных приоритетов: срочности заказа, наличия ресурсов и т.д.

Проверка упаковки — должна быть возможность проверки корректности набора через сканирование упаковки.

Отслеживание выполнения заказа — должна быть возможность отслеживания выполнения заказов и интеграции текущих статусов заказов в информационную систему отдела продаж.

Возвраты — WMS должна минимизировать количество шагов и операций при оформлении возвратов.

Также важно, чтобы все информационные системы, что вы используете, были должным образом интегрированы друг с другом и использовали общие базовые справочники данных (номенклатура, виды упаковки, серии и партии и так далее).

Последний шаг: от анализа к действию

Как только вы соберете и проанализируете всю нужную информацию о работе склада у вас наверняка сформируется видение того, что вы делаете верно, и над чем стоит поработать.

Но работа на этом не заканчивается. Следующий шаг оценки работы склада — составление плана действий — чтобы оценка не прошла впустую, а принесла нужный результат. Составляя план, сконцентрируйтесь на тех областях, где вы ожидаете максимальный результат о ваших действий.

Перед обнародованием списка необходимых изменений, чтобы не слишком шокировать ваших сотрудников, вспомните принцип Паретто: 20% действий приносят 80% результата. Определите эти 20% действий, которые принесут максимум результата и сконцентрируйтесь на них.

В итоге — составьте план на бумаге, распишите каждое необходимое изменение по шагам. Изменения, внедряемые мелкими шагами буду более эффективны и лучше восприняты сотрудниками, нежели один большой революционный скачок. Пошаговое внедрение позволяет также отслеживать эффективность тех или иных действий. Удостоверьтесь, что ваш план отражает шаги внедрения необходимых изменений, ответственные лица и сроки исполнения.

Да, и не думайте, что разовой оценки будет достаточно. Чтобы быть уверенным, что ваш склад удовлетворяет потребностям вашего бизнеса и ваших клиентов, вам необходимо постоянно контролировать его работу по различным ключевым показателям (KPI). Но о них мы поговорим в другой раз.