Как сократить авралы?

Как вы наверняка знаете, склад — это подразделение компании, которое, принимая непосредственное участие в производстве услуг, само по себе денег не приносит, поскольку продажами не занимается. Но при этом расходует деньги с завидным аппетитом. Причем, в большинстве случаев наибольшую долю в операционных складских издержках составляет фонд оплаты труда персонала.

Следовательно — в фонде оплаты труда кроются и основные резервы сокращения из держек. Если вы задались целью найти их, обратите внимание на наличе авралов в работе склада. Под авралами будем понимать регулярно возникающие периоды работы, когда нагрузка на склад (к примеру — количество строк активных заказов) многократно возрастает по сравнению со средним значением.

Пример из моей практики: смена склада длится 10 часов. С утра в первые 2 часа заказов нет, идет отгрузка того, что собирали с вечера. Потом клиенты просыпаются, начинают делать заказы. Отдел сбыта их принимает, отправляет на склад. Заказы нужно отгружать в обед. Соответственно, все «в мыле» бегают по складу, быстро собирая заказ. После обеда заказы на доставку заканчиваются. Начинается отгрузка. Опять период затишья, сборщики «курят бамбук». И потом к вечеру снова набирают заказы, которые нужно отправлять утром. Опять отдел продаж вяло набирает заказы и к вечеру начинает закрывать, отправлять на склад для сборки. Соответственно, у склада опять аврал, опять все «в мыле» бегают, собирают заказы.

Что плохого в этой ситуации? Пиковая нагрузка — намного больше средней, а людей вам нужно как раз, чтобы переварить пиковый объем сборки заказов. Если склад будет работать равномерно, вам нужно будет в 2 раза меньше людских ресурсов, чтобы выполнить тот же объем.

На самом деле, равномерная нагрузка — это утопия, такого мы еще ни разу не видели. Поэтому коэффициент неравномерности, равный 2-м: максимальная величина больший средней в 2 раза — это нормально. С этим можно работать. Если пиковая уже в 3-4 раза выше средней, это уже плохо. Нужно с этим что-то делать.

Что с этим делать?

Склад работает не сам по себе. Он работает в составе компании о подчиняется в большинстве случаев отделу продаж. Задача склада — обработать заказы, которые поступают с отдела продаж. Соответственно, неравномерность загрузки склада следуют из работы отдела продаж. Поэтому начинать действовать нужно с отдела продаж.

В том же случае из практики компания стимулировала клиентов таким образом: если они утром, до 10-11 часов оформляют заказы на доставку после обеда, им в подарок привозили еще и пиццу. Несмотря на то, что появились дополнительные расходы по стимулированию клиентов, выгода, которая позволила уравновесить работу склада и сократить потребность в ресурсах, с лихвой перекрыла эти расходы.

Далее — нужно составлять график отгрузки и придерживаться его. Это — очевидно, но как правило — из серии «проще сказать, чем сделать». Вам придется планомерно приучать к нему ваш отдел продаж, а привычка делать работу по старому будет для вас серьезным препятствием на пути. Сразу настройтесь на то, что работа предстоит долгая.

Можно еще сократить время необходимое на штучную сборку заказов, что-то отпускать большими упаковками. Например, товар со склада может отгружаться маленькими упаковками, или сразу заводскими коробками, где допустим 100 шт. товара (для пищевых, фармацевтических складов — недорогие препараты типа цитрамона или аспирина, т.е. маленьких по формату). Потому что сам товар недорогой и однотипный. И иногда нужно просто оценить, во сколько обходиться обработка одной статьи заказа, а именно, во сколько обходиться набрать, оформить, проконтролировать, упаковать.

Часто бывает, что если отпускать недорогие товары, тот же цитрамон в блистерах, поштучно, то маржа будет, ниже самой стоимости обработки этого заказа. Он уже со склада выходит дороже, чем его продают в розницу. Это нужно считать и недорогой товар отпускать сразу коробами либо фасовать штучный товар (блистеры недорогих лекарственных средств, упакованных по 10 шт., мелкие гвозди, шурупы, гайки фасовать в пакетики).

Как это позволяет экономить? Есть определенные периоды, когда склад слабо загружен, это время можно потратить на фасовку товара, а когда пошла волна заказов — быстро его отгружать. Если нужно набрать 50 шт. товара, легче это сделать, если он расфасован по 10 шт., нежели набирать по одной.

Плюс сам труд по фасовке товара низкоквалифицирован и можно набрать низкооплачиваемый персонал, например, бабушек, которые будут сидеть на складе, и фасовать товар. Бабушки итак сидят на лавочках, лясы точат, а тут они будут делать то же самое и еще фасовать вам товар.

Статья подготовлена для проекта Инфологистик >>>