Когда логистику готовит шеф-повар

Когда логистику готовит шеф-повар
Николай Буров, Главный управляющий по информационным технологиям ОАО «Росинтер Ресторантс» © ЛОГИСТИКА и управление www.logistpro.ru

Самая актуальная на сегодняшний момент проблема в отечественной ресторанной индустрии – организация работы с контрагентами таким образом, чтобы они поставляли именно тот продукт, который у них заказывает ресторан, именно того качества, какое требуется, и именно по той цене, которая указана в договоре. Рассмотрим информационную составляющую оптимизации бизнес-процессов

Ни в одном ресторане не могут себе позволить иметь большие складские мощности и неснижаемые остатки – на кухню много раз в день мелкими партиями поступает большое количество свежих продуктов. Одна из задач ресторанной логистики заключается в том, чтобы обеспечить быстрое получение нужного ингредиента для заказанного блюда. Ее решение во многом зависит от информационной системы предприятия.

Как контролировать товарные потоки
Информационная система, особенно в сетевом ресторанном бизнесе, обязательно должна позволять отслеживать качество, цену, условия поставки заказанной продукции. Поставщик продуктов в один ресторан должен распознаваться системой и при его взаимодействии с другими ресторанами сети. Это дает возможность оценить, как обе стороны выполняют свои обязательства: ресторанная сеть – по объему закупок, поставщик – по объему и срокам поставок, контрактной цене и качеству поставляемой продукции. Например, раньше мы сталкивались с ситуацией, когда от одного поставщика за одинаковые товары в рестораны поступали счета на разную сумму. Когда-то это было предметом эмоционального разбирательства между двумя отделами бухгалтерии. Теперь полная информация о контракте, договорных условиях, конкретном факте поставки доступна в информационной системе. Все, что присылают наши постоянные поставщики, приходуется по контрактной цене. Указание другой суммы в товарно-транспортной накладной мы расцениваем как ошибку в первичном документе и по умолчанию используем контрактные условия, а нашего партнера просим выставить счет заново.

Поставщик не может в одностороннем порядке принять решение о повышении цены продукта. Конечно, рыночное влияние существует, однако партнеру приходится согласовывать с нами изменение стоимости и дату, с которой оно вступит в силу. К указанному сроку информационная система переходит с одной контрактной цены на другую. Такая функция позволяет осуществить контроль товарных потоков, а также снизить нагрузку на персонал. Так, за последний год наша компания увеличила количество ресторанов на 30%, при этом численность финансовой и IT-служб сократилась. Этому способствовала перестройка бизнес-процессов под информационную систему.

Когда требуется переводчик
Сегодня информационные системы большинства ресторанов и их контрагентов никак не взаимодействуют. Сотрудники ресторана в своей системе создают заказ, по электронной почте или по факсу отправляют его партнеру, тот его принимает, вводит данные в свою систему, и только после этого начинается процесс обработки заказа. Понятно, что это недостаточно эффективный способ работы. Одна из стратегий, которую можно посоветовать сегодня любому ресторатору, заключается в обеспечении совместимости своей логистической системы с системой электронного документооборота ЕDI (Electronic Data Interchange). ЕDI позволяет «общаться» разным системам и служит для партнеров неким универсальным переводчиком.

Переход на электронный документооборот, при котором информационная система заказчика напрямую «разговаривает» с системой подрядчика, дает возможность двум партнерам сократить затраты на обработку информации. Этот процесс одинаково мотивирован с обеих сторон. Если система настроена и соединена с системами партнеров правильно, то количест-во последних не имеет значения. Модель можно назвать идеальной, если один-единственный сотрудник способен обрабатывать любое количество заказов. Помимо оптимизации человеческих ресурсов (уменьшения количества персонала, который выполняет не очень производительную работу) в использовании данной системы есть еще один важный плюс – снижается зависимость от человеческого фактора. Представим себе, что сотрудник подрядчика, вносящий в систему информацию о полученном заказе, ошибется на ноль и вместо 100 кг пришлет в ресторан 1 т продукта или еще хуже – вместо 1 т отправит 100 кг? Блюдо, для которого не хватило ингредиента, попадет в стоп-лист, и официанту придется говорить гостю, что оно на сегодня закончилось. Это та ситуация, которой стремится избежать каждая ресторанная компания.

В России заметен интерес к электронному документообороту. Многие интернациональные поставщики выходят к российским компаниям с предложением о переходе на ЕDI. Вполне возможно, что в будущем руководству даже небольших фирм придется задуматься о том, чтобы перейти на такой формат общения.

Почему заказывает и принимает продукты шеф-повар
В ресторанном бизнесе чрезвычайно важно качество получаемых продуктов. Ведь от него зависит качество приготовленных блюд и в конечном счете лояльность посетителей. Поэтому, например, в американских и европейских ресторанах заказ принимает шеф-повар, который может профессионально оценить свежесть того или иного компонента. Ведь именно ему предстоит готовить из полученных продуктов. В России физический процесс приходования товара осуществляет кладовщик, а приемку в информационной системе – оператор. Шеф-повару в результате достается то, что поступило на склад.

Однако постепенно западная культура работы проникает на склады наших ресторанов. Руководство ресторанных компаний, обладающее стратегическим видением, одним из инструментов, гарантирующих качество работы, считает личное участие шеф-повара (или су-шефа) во всем технологическом цикле – от заказа до приемки продуктов. Передача классической логистической функции складских работников су-шефу возможна, если операционная поддержка его деятельности организована хорошо. Важно, чтобы на кухне можно было получить максимальный объем доступных сведений. Информационная система должна позволять су-шефу на уровне технологической карты посмотреть, какие ингредиенты и в каком количестве (с точностью до грамма) входят в состав блюда и каков коэффициент отбраковки у каждого продукта, насколько компоненты ужариваются, упариваются и т. д. Грамотно построенная информационная система также отражает наличие необходимых продуктов на складе и прогноз продаж/производства на ближайшую перспективу. С учетом этой информации относительно несложно сформировать заказ, который, с одной стороны, достаточен для поддержания продаж и, с другой, не перегружает склад. Явный тренд в ресторанной индустрии – логистические операции (заказ, планирование, приемка) из рук складских работников передаются в руки человека, который отвечает за качество конечного продукта. Необходимость в операторе отпадает.

Зачем контролировать контролеров
В заключение стоит сказать о функции контроля в ресторанной логистике. Еще со времен существования ОБХСС во многих ресторанах действует схема, при которой контроль производится на границах ответственности: прием заказа в ресторане – сверка, передача продуктов со склада на производство – еще одна сверка, передача блюда с кухни в зал – очередная сверка. В своей компании мы на уровне идеологии управления рестораном решили, что есть только один ответственный за прохождение заказом ресторанной цепочки – директор ресторана.

Информационная система позволяет директору ресторана контролировать все процессы в подразделениях. Мы считаем, что нет никакого преступления в том, чтобы списать упавшее на пол блюдо или разбитую банку. Как ни странно, это не приводит к увеличению количества списаний и расходов. Скорее наоборот, внедрение информационной системы, в которой видно, сколько продуктов по какой статье списано, позволяет все потери структурировать. Кроме того, часто ситуация отличается от описанной в безликом нормативе. К примеру, обнаруживается, что ужарка картофеля зависит не только от сезона (зимний ужаривается не так, как осенний), но и от того, насколько хорошим был в этом году урожай. И статистика, накопленная в информационной системе, позволяет рассчитать реальный коэффициент потерь.

Указание в товарно-транспортной накладной суммы, отличной от контрактной, мы расцениваем как ошибку в первичном документе и по умолчанию используем контрактные условия

Передача классической логистической функции складских работников су-шефу возможна, если операционная поддержка его деятельности организована на высоком уровне.