Логистика на складе запчастей (продолжение)

Владислав Васильевич Волгин, экономист-международник, автор книг «Запасные части: Особенности маркетинга и менеджмента», «Автомобильный дилер» и других.

Модуль «база знаний» должен обеспечивать:
• накопление информации о клиентах, конкурентах, поставщиках – от первого контакта; поддержка пользователя;
• возможность структурировать и управлять информацией о деловых контактах – от момента ввода первичной информации в базу данных до завершения цикла; 
• информацию о клиентах или конкурентах сделать доступной другим сотрудникам компании;
• анализ соотношения затрат и выгоды, отдачи от инвестиций по маркетинговым мероприятиям – сколько времени уходит на цикл продажи, занимает ли продажа определенным категориям потенциальных клиентов больше времени, чем остальным и т.д.
• изменение вида и функций форм, добавление по мере необходимости новых деловых правил, осуществление оптимальной методологии продаж;
• определение контрольных точек, которые помогут ориентироваться в процессе продаж, и квоты, чтобы измерять производительность.

База данных о партнерах должна обеспечивать возможности оперирования следующей информацией:
• коды группы партнеров – дилеры, агенты, клиенты, поставщики и т.д.;
• категории приоритета для обработки заказов;
• категории и коды условий расчетов – скидок, бонусов, комиссионных; 
• категории права возврата товаров;
• подгруппы для рассылки технической информации и рекламы;
• подробные реквизиты;
• состояние расчетов с ними;
• история продаж или закупок;
• история расчетов.

Электронный обмен данными. Для обмена данными в реальном времени с собственными подразделениями и филиалами, с банком, а также с дилерами, торговыми агентами, заказчиками и поставщиками необходимо обеспечить возможность дистанционного обмена через Интернет. Кроме того, удаленных партнеров необходимо снабдить или репликаторами необходимых модулей, или специальными модулями, обеспечивающими выполнение необходимых операций.
Для обеспечения розничной торговли целесообразно применять существующие хорошо разработанные системы, поддерживающие кассовые аппараты, сканеры штрих-кодов и связь с основной компьютерной системой.

ЭДИФАКТ – единый стандарт обмена информацией, созданный в рамках ООН. Это особый формат данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Он создан на основе информационной логистики. Значительно ускоряет управление материальными потоками.
С помощью элементов стандартных информационных сообщений составляется описание любого документа и в закодированной электронной форме транслируется в открытых телекоммуникационных сетях. Документы на русском языке могут быть транслированы на всех основных европейских языках. В месте получения закодированной информации ЭДИФАКТ-сообщение с помощью дешифратора раскодируется в обычную читаемую форму. 
В системе ЭДИФАКТ осуществляется обмен информационными потоками между перевозчиками, грузовладельцами, банками, таможенными органами и другими субъектами процесса доставки товара. 
Внедрение ЭДИФАКТ помогает почти вдвое снизить издержки обращения. 

Оптимизация управления логистикой
Осуществление логистических операций нуждается в централизованном управлении, а управление нуждается в периодической оптимизации при изменившихся условиях деятельности предприятия или внешней среды.
Для оптимизации управления логистикой следует предусматривать выполнение перечисленных ниже работ.
Интеграция планирования логистических операций с планированием деятельности всего предприятия.
Интеграция операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием.
Интеграция информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия.
Интеграция информационных технологий с компаниями-партнepaми.
Анализ производительности труда в области логистики и качественных показателей исполнения логистических операций.
Контроль качества сервиса потребителей:
• оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;
• оценка соответствия уровня исполнения операций по логистике ожиданиям потребителей;
• оценка характера и типичности ошибок в работе;
• оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т.д.
Контроль процесса управления логистическими операциями:
• оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;
• оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;
• оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.

Управление потоком снабжения-сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:
• формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе современных методологий, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;
• управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);
• автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;
• автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;
• поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;
• автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую – для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;
• множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов – каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;
• поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;
• возможности применения при расчете себестоимости товара методов «среднее», «скользящее среднее», «LIFO», «FIFO»;
• распределение товара по партиям вручную;
• учет неотфактурованных поставок.

Поддержка формирования решений. Управленческая информационная подсистема должна включать инструментарий:
• внешние инструменты построения отчетности:
– возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов
– табличные и моделирующие программные продукты.
• графические системы создания отчетности:
– интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов
– графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля «финансовые отчеты».

Средства управления финансами должны обеспечивать:
• контролирование финансовых потоков предприятия целиком;
• отслеживание полного цикла движения платежей: заявка на оплату, разрешение, включение в платежный документ, исполнение платежного документа;
• поддержку неограниченного числа валют, банковских счетов, различных типов наличных средств;
• реализацию не только прямых платежей, но также косвенных (за третье лицо) и кросс-платежей; такой подход плюс поддержка взаимозачетов обеспечивают выверку и управление даже самыми запутанными взаиморасчетами;
• создание своих бланков документов, используя генератор шаблонов.

При анализе финансового положения следует предусмотреть:
• получение данных о наличии и движении средств в реальном времени;
• ведение аналитики по объектам и статьям платежей дополняют отчетность информацией об источниках поступлений средств и видах трат;
• сравнительный анализ финансового положения предприятия в разрезе различных объектов вашего бизнеса;
• сделать точный прогноз финансового положения вашего предприятия.

Параметры контроля для управления. Эффективному менеджменту способствует не заваливание руководителей всевозможной информацией, а быстрая подготовка только ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом или пульсирующим шрифтом, удовлетворительные показывают блеклым цветом. Некоторые параметры контроля для управленческих решений гендиректора и совета директоров, которые должны появляться на экране монитора через минуту:
• тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения доли срочных поставок в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения доли каждого склада (если есть филиалы) в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения объема продаж на условную единицу (например: на 1000 человек населения обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
• тенденции изменения рынка сбыта или количества возможных потребителей – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

В современном менеджменте применяются нижеприведенные параметры контроля эффективности работы склада. Их расчет и контроль следует поручить компьютерной системе.
Продажи:
• продажи дилерам, корпоративным клиентам, торговцам и в розницу – отдельно по этим группам;
• динамика продаж по месяцам;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Заказы:
• объем полученных заказов;
• объем просроченных заказов;
• количество позиций в невыполненных заказах;
• динамика состояния невыполненных заказов;
• степень удовлетворения спроса по номенклатуре;
• динамика степени удовлетворения спроса по месяцам;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Запасы: 
• количество позиций на складе;
• оборачиваемость;
• динамика оборачиваемости по месяцам;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Запасы по категориям товаров:
• количество позиций;
• оборачиваемость;
• динамика оборачиваемости по месяцам;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Срочные поставки в заказах на пополнение склада:
• процент количества позиций, заказанных срочно;
• процент стоимости позиций, заказанных срочно;
• динамика изменения доли срочных поставок по количеству позиций;
• динамика изменения доли срочных заказов по стоимости;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Неликвиды:
• количество неликвидов по номенклатуре; 
• стоимость неликвидов;
• динамика состояния с ликвидацией неликвидов;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Рентабельность:
• процент валового дохода;
• процент валового дохода на 1 служащего в месяц;
• сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Загрузка персонала:
• ежедневное количество и стоимость полученных позиций;
• ежедневное количество и стоимость отгруженных позиций;
• количество и стоимость возвращенных позиций;
• количество и стоимость поврежденных и несоответствующих позиций;
• ход выполнения инвентаризации;
• ежедневное количество и стоимость полученных и отгруженных позиций на 1 рабочего – загрузка;
• динамика загрузки по месяцам;
• сравнение этих данных с планом и прошлым годом.
Работа дилеров:
• количество торговых точек;
• количество персонала;
• объем продаж;
• оборачиваемость;
• степень удовлетворения спроса и т.д.;
• сравнение этих данных с планом и прошлым годом.

Контроль эффективности логистических операций
Издержки товародвижения, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления логистикой, включают:
• стоимость перевозки различными видами транспорта;
• стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;
• затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;
• расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);
• издержки формирования и содержания запасов у торгово-посреднических компаний;
• «издержки дефицита», связанные с недостатком в отдельные моменты в каких-то звеньях сбытовой сети тех или иных товаров, с неумением управлять запасами, с кризисными явлениями в экономике;
• расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;
• расходы по страхованию грузов, транспортно-экспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;
• затраты труда на количество грузов, полученных и отправленных в смену, и т.п.
• административные расходы и некоторые другие виды издержек.

Положение о подразделении логистики
В данном примере подразделение логистики понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров, а как организатор исполнения всех логистических операций на предприятии.
Функции логистики пронизывают всю деятельность предприятия, поэтому подразделение логистики имеет властные полномочия для контроля конкретных технологий и методов исполнения бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия. 
Подразделение логистики осуществляет руководство функциональными направлениями и конкретными бизнес-процессами, поэтому ему подчиняются исполняющие их сотрудники других подразделений, но не подразделения в целом.

Функции 
Организация внутренних товарных потоков (складской логистики): упаковочных работ, обработки грузов, складирования, управления запасами, снабжения цехов сырьем и вывоза из цехов готовой продукции, экспедирования.
Организации внешних товарных потоков: закупки и доставки сырья и полуфабрикатов, поставки готовой продукции, транспортных операций.
Планирование и бюджетирование логистических операций, учет и анализ поступления и исполнения заказов, расчеты для стратегического планирования (выбор поставщиков, пунктов перевалок, мест для складов, способов перевозок) и т.д. 
Прогнозирование ситуации на рынках, организация обработки заказов, организация контроля за производством, учета запросов потребителей, организация предпродажного, гарантийного и послепродажного сервиса и т.д.
Анализ стоимости операций, управления запасами, транспортных тарифов, запросов клиентуры и пр. 
Координация продаж, финансовые вопросы логистики в рамках предприятия и т.д.
Интеграция планирования логистических операций с планированием деятельности предприятия.
Интеграция операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием.
Разработка стратегии для отдела логистики и разработка заданий для персонала отдела логистики.
Интеграция информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия.
Интеграция информационных технологий с предприятиями-партнepaми.
Анализ производительности труда в области логистики и качественных показателей исполнения логистических операций.
Контроль эффективности логистических операций:
– оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций; 
– оценка и анализ производительности операций по логистике – количество грузов, полученных и отправленных в смену, затраты рабочего времени на выполнение операций и т.п.
Контроль качества сервиса потребителей:
– оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;
– оценка соответствия уровня исполнения операций по логистике ожиданиям потребителей;
– оценка характера и типичности ошибок в работе;
– оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т.д.
Контроль процесса управления логистическими операциями:
– оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;
– оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;
– оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.

Использование современных компьютерных технологий:
• привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;
• организация постановки задач системным аналитикам и программистам для адаптации и развития приобретенных программ;
• внедрение приобретенных программных продуктов;
• организации обучения персонала работе с программным обеспечением;
• обеспечение работы системы с удаленными партнерами;
• координация развития фирмы и развития программного обеспечения;
• обеспечение целостности баз данных;
• обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах в случае сбоев по техническим причинам;
• обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа;
• организация обновления оборудования по мере необходимости.
Оптимизация подготовки и расстановки кадров:
• постановка задач для компьютеризации подготовки документации для оформления, перемещения и увольнения, учета, статистики, отчетности и анализа информации;
• разработка методик собеседований при отборе кандидатов на работу или повышение;
• разработка положений о службах, выполняющих соответствующие работы;
• разработка должностных инструкций для исполнителей;
• разработка и внедрение методов контроля качества исполнения должностных обязанностей;
• организация подготовки и повышения квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Специалист по логистике (должностная инструкция)
В данном примере логистик понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров, а как организатор исполнения логистических операций на предприятии.
Специалист по логистике – организатор выполнения процессов, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов потребителей. 

Обязанности
Участие в разработке стратегии развития предприятия.
Разработка мер по развитию организационно-технических возможностей предприятия по организации, управлению и исполнению логистических операций.
Постановка задач для развития логистической информационной системы.
Разработка и внедрение совместно с другими службами рациональных форм организации и методов выполнения бизнес-процессов, по совершенствованию документооборота, обработки информации, контроля за прохождением документов, по применению технических средств управления.
Участие в составлении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций исполнителей и их корректировке по мере необходимости.
Оказание методической помощи структурным подразделениям в оптимизации бизнес-процессов и повышении их эффективности на отдельных рабочих местах, участках, в подразделениях, на предприятии. 
Изучение передового опыта в области логистики, разработка предложений по его использованию, содействие их внедрению. 
Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.
Участие в выборе базисных условий поставки и разработка транспортных условий контрактов.
Участие в выборе специализированных фирм – транспортных, экспедиторских, страховых и др. и заключение соответствующих соглашений.
Организация выполнения вспомогательных операций по контрактам (упаковка, маркировка, таможенные операции, страхование и т.д.).
Участие в выборе оптимальных маршрутов и способов доставки.
Организация обеспечения координации и взаимодействия перевозчиков с другими субъектами логистической цепи (экспедирование, хранение, таможенные операции и т.д.).
Организация страхования от рисков гибели или повреждения товара.
Участие в составлении претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики.
Организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации.
Организация расчета и учета расходов, связанных с доставкой товара.
Организация контроля за движением товаров.
Организация обеспечения удовлетворения требований заказчиков по качеству логистических операций.
Организация осуществления страховых и таможенных операций.
Обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью логистических операций.