Логистика на складе запчастей (продолжение)

Владислав Васильевич Волгин, экономист-международник, автор книг «Запасные части: Особенности маркетинга и менеджмента», «Автомобильный дилер» и других.

Продолжаем перечисление элементов складской логистики, каждый из которых требует разработки технических заданий для проектирования, программирования, документооборота, инструктивных и учебных материалов. Все перечисленные элементы должны быть включены также в проектное задание для разработки логистической информационной системы (ЛИС).

Фактически читателям предлагается программа работ по развитию логистики на складе.
 

Оптимизация претензионной работы

Определение порядка подготовки и форм претензий по результатам приемки товаров по количеству и качеству.

Определение процесса направления претензий, контроля их получения и ответов на них, контроля их удовлетворения.

Определение порядка направления исков в арбитраж, контроля их рассмотрения, контроля исполнения решений арбитража.

Определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража.

Определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения поставщиками для оценки качества товаров и работы поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров.

Постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий.

 

Оптимизация условий хранения

Определение мер, необходимых для обеспечения требуемых условий хранения товаров в отношении размещения, сохранности их физических, химических и товарных качеств, температуры, влажности, вентиляции.

Разработка технических заданий на реконструкцию помещений, устройство приспособлений, приобретение оборудования и т.п. для организации требуемых условий хранения.

 

Оптимизация контроля качества хранимых товаров

Разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т.п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т.д.

Постановка задач для компьютеризации процессов контроля условий хранения (температуры, влажности, вентиляции), состояния товаров, сроков хранения, сохранности особо ценных товаров, учета и анализа изменений.

 

Оптимизация управления запасами

Разработка технического задания для автоматизации операций управления запасами: статистика и анализ расхода товаров за любой период, расчет минимального, среднего и максимального запасов, расчет точки заказа, расчет оптимальных количеств для заказов, подготовка проектов заявок на пополнение запасов, контроль исполнения заявок, выявление неликвидов, выявление тенденций изменения спроса на товары и др.

Расчет оптимальных объемов запасов.

Определение экономически обоснованной величины заказов на пополнение запасов.

Разработка процедуры контроля запасов.

Обеспечение наличия страхового запаса.

Расчет и контроль стоимости запасов.

Разработка мер по ликвидации поврежденных и морально устаревших товаров.

Организация обработки статистической и аналитической информации.

Определение параметров контроля качества управления запасами, постановка задач для компьютеризации процессов контроля.

 

База данных о товарах должна обеспечивать:

хранение каталожных, серийных и т.п. номеров, изображений, спецификаций или схем товаров;

несколько вариантов единиц измерения;

накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т.п.;

просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

заказ не складируемых товаров;

создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

неограниченное число замен товаров с учетом цены;

предложение замены при отсутствии на складе;

определение инструкции о месте доставки;

конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

дробные количества (меры) товаров в заказе;

распознавание штрих-кодов;

возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

 

Оптимизация обработки заказов

Определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей для организации ритмичной загрузки персонала.

Разработка технического задания для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в договоры поставки при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Определение параметров контроля качества обработки заказов, постановка задач для компьютеризации процессов контроля.

Разработка технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для бизнес-процессов и т.п.

Разработка положений о службах, выполняющих соответствующие работы.

Разработка должностных инструкций для исполнителей.

Обеспечение подготовки и повышения квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

 

Обработка заказов на поставку

Необходим мощный инструментарий формирования цен:

Гибкие диапазоны цен, скидок, бонусов, комиссионных, условий и сроков оплаты;

Ограничение доступа операторов к исправлению условий и порядка применения вариантов ценообразования.

 

Варьирование ручных и автоматических дополнительных сборов по заказам или отгрузкам:

перевозки, таможня, погрузочно-разгрузочные операции, багажные квитанции и т.п.;

отслеживание дополнительных сборов.

 

Вариативное ценообразование:

для любых сочетаний товаров(групп товаров)/заказчиков (групп заказчиков)/складов;

с возможностью указания 10 уровней скидок /надбавок/ с фиксированных цен;

в процентах/денежных единицах;

в зависимости от количества проданных товаров или объема продаж;

с указанием порядка применения различных сценариев.

 

 

Скорость выполнения технологических процессов на складе, влияющая на оборачиваемость запасов, зависит от эффективности логистики.

 

Продолжаем перечисление элементов складской логистики, каждый из которых требует разработки технических заданий для проектирования, программирования, документооборота, инструктивных и учебных материалов.

 

Все перечисленные элементы должны быть включены также в проектное задание для разработки логистической информационной системы (ЛИС).

 

Фактически читателям предлагается программа работ по развитию логистики на складе.

 

Автоматическое вычисление налогов:

несколько методов налогообложения;

указание метода налогообложения на уровне заказа;

вычисление налогов по отдельным позициям заказа с учетом местных налогов для заказчика.

 

Расчет комиссионных:

по коммерческим представителям;

только по некоторым позициям заказа;

по выбранным заказчикам или группам заказчиков;

деление между несколькими операторами продаж в указанном процентном соотношении от общего количества или объема продаж.

 

Работа с договорами и бонусами:

условия контрактов/бонусов для товаров, групп товаров, заказчиков, групп заказчиков;

договоры о сотрудничестве;

снижение цен по счету;

оплата наличными;

снижение сумм оплат при расчетах;

скидки помимо счета;

поощрения обратными выплатами;

статистическая отчетность о применении договоров/ бонусов, отчеты по договорам о сотруд ничестве, отчеты о бонусах.

 

Справочники:

карточки ценообразования;

комиссионные;

карточки бонусов;

соглашения о сотрудничестве;

дополнительные сборы.

 

Виды заказов:

заказы по факсу и телефону;

заказы, поступающие по электронному обмену;

заказы с ускоренным оформлением и оплатой наличными.

 

Простые заказы:

оператор вводит товары и их количества;

переменные цены и скидки.

 

Заказы, вид которых определяет приемщик:

приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр.

 

Типовые заказы:

заранее согласованный перечень товаров;

запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж.

 

Будущие заказы:

вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

планируемые заказы;

предварительные заказы, требующие подтверждения.

 

Отложенные заказы:

разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;

полное стоимостное отслеживание и отчетность;

возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего ре зервирования.

 

Коммерческие предложения:

начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в мо дуль «формирование коммерческих предложений» с функциями ввода и корректировки.

 

Распределение и резервирование запасов:

расстановка заказов по приоритетам заказчиков;

приоритеты на уровне отложенных заказов;

приоритеты товаров;

подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

подтверждение, основанное на доступности по дате;

возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

подтверждение запасов по будущим заказам;

установка разного времени резервирования на разных складах;

гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.

 

Управление позициями заказов, настройка заказов и строк заказов на:

неоднократные отгрузки;

несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

разные методы отгрузки;

разные исходные склады хранения товаров.

 

Увязка со складскими операциями:

возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой на личными;

подготовка накладных на отгрузку – гибкий выбор момента печати, возможности сортировки строк, разделение между различными складами;

отслеживание партий, серийных и т.п. номеров на протяжении всего жизненного цикла това ров;

инструкции для опасных или хрупких товаров;

возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;

подтверждение отгрузки передачей заказчику сообщения по электронному обмену данными;

совместимость с системой складского учета.

 

Задержка отгрузки и контроль оплаты (до момента отгрузки заказа может потребоваться проверка поступления платежа и т.п.), поэтому необходимы:

разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;

возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;

возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;

возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;

поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;

контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;

поддержка сообщений о кредитоспособности;

возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;

возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с креди тами.

 

Обработка возвратов:

полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам;

деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;

возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;

отражение возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;

возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кре- дита;

возможность назначать товарам признак «не подлежит возврату».

 

Особые функции:

возможность устанавливать различные методы быстрой обработки заказа непосредственно после ввода;

возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;

возможность устанавливать области видимости информации и ограничивать доступ к той или иной функциональности;

мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам, имеющиеся под рукой оператора в любой момент времени.

 

Счета заказчикам:

гибкая система форматов печати, времени и частоты выставления счетов;

предварительная печать, печать по факту отгрузки, без счета;

передача счетов по электронному обмену;

счета по отгрузкам или по заказам на закупки заказчика;

повторная печать счета в любое время;

накопление отгрузок для периодической печати объединенных счетов;

отслеживание истории выставления счетов;

отслеживание и отчеты по комиссионным от продажи;

полное отслеживание отмененных заказов.

 

Некоторые оперативные документы и справки:

регистрация заказа (несколько вариантов);

подтверждение заказа;

заказы в работе: по товарам, по заказчикам;

комплектовочная накладная;

регистрация отгрузки и выставления счета;

счет;

спецификация заказа;

кредитовая мемо-запись;

задержанные заказы;

зарезервированные товары;

акты приема возвратов;

история возвратов товаров.

Оптимизация обслуживания заказчиков

 

Определение параметров достаточности организации информационного обслуживания заказчиков посредством рассылки каталогов, прейскурантов и другой информации, в том числе размещаемой на сайте в Интернет.

 

Разработка методов контроля степени информированности заказчиков, выполнение контроля.

 

Определение максимальных и оптимально необходимых услуг заказчикам при отгрузке товаров – вид тары, качество упаковки, консультирование, доставка, гарантии качества, установка и пуск в эксплуатацию приборов и механизмов и т.д.

 

Разработка методических материалов для обучения персонала общению с заказчиками, организация обучения, контроль качества общения.

 

Разработка методов контроля степени удовлетворения заказчиков обслуживанием, выполнение контроля.

 

Разработка методов сокращения сроков отгрузки, оформления документов, расчетов, доставки.

 

Определение параметров контроля качества обслуживания заказчиков, постановка задач для компьютеризации процессов контроля.

 

Разработка базы условий работы с заказчиками, включающей:

Иерархическую систему учета платежей многочисленных заказчиков:

счета кредитования;

неограниченное число субсчетов плательщиков для каждого счета кредитования;

неограниченное число субсчетов получателей для каждого субсчета плательщика;

доступ к исторической справке на всех уровнях по продажам и взаиморасчетам с заказчиком или группой заказчиков.

 

Гибкую систему условий продажи:

возможность назначения скидок и особых условий по интервалам оплаты.

 

Запросы в режиме реального времени:

подробных данных о заказчике;

выполнения платежей заказчиком;

исторической справки о продажах;

исторической справки о расчетах с заказчиками:

управления кредитованием;

шаблонов просмотра данных о заказчиках.

Ускорение внутрискладских процессов

 

Методы

 

Для оптимизации сроков и методов исполнения операций применяют моделирование при помощи различных методов. Моделирование процессов на складе служит для определения маршрутов товарных потоков, выбора стандартов документооборота, формирования организационно-штатной структуры и алгоритмов функционирования. По результатам моделирования определяют содержание операций на каждом рабочем месте, составляют технологические карты процессов и должностные инструкции и выбирают оборудование для оснащения склада.

 

Ускорение движения товарных потоков на складе определяется ускорением обработки товаров и документов на всех технологических этапах. Например, пути перемещения товаров стараются «выпрямить» в горизонтальном и в вертикальном направлении – это сокращает сроки перемещения.

 

В качестве средств оптимизации сроков технологических процессов на складах используют компьютерные системы, диспетчеризацию, технологические карты, сетевые графики, оперативное планирование, системы радиосвязи, внутрискладское телевидение и другие средства оргтехники.

 

Диспетчеры обеспечивают оперативное регулирование всех операций – погрузочно-разгрузочных работ, оформления приемных и отгрузочных документов, выдачи или отправки товаров заказчикам.

 

Технологические карты – подробное описание последовательности и методов выполнения складских операций и перечень документов, составляемых по ходу работы на основании соответствующих инструкций и нормативных документов. Они предназначены для эффективного использования средств труда и рабочей силы, исключения ошибок при выполнении операций. Их разрабатывают на отдельные этапы складской обработки (приемка, размещение, хранение, отбор товаров и т.д.) применительно к функциям отдельных специалистов или групп (бригад) специалистов – водителей подъемно-транспортных машин, отборщиков, упаковщиков и других.

 

Технологические процессы стараются четко организовать – планируют сроки и объемы поступления и отпуска товаров, использование рабочего времени, складских площадей и средств.

 

Графики работы погрузочно-разгрузочных механизмов, графики прибытия покупателей для получения товаров, графики работы экспедиции и т. д. помогают планировать загрузку людей и выполнение операций в течение определенных периодов.

 

Сетевое планирование при помощи сетевых моделей и графиков, представляющих собой графическое последовательное изображение операций с расчетными параметрами и сроками исполнения помогает увязать темпы исполнения многих операций для получения в желаемый срок необходимого результата – например, отбора и упаковки крупной партии товаров для загрузки целого состава или морского судна.

 

Для ускорения подготовки партий товаров к отправке их пакетируют в грузовые модули, удобные для работы механизмов, установки в контейнеры и вагоны и учета. Целостность грузового модуля в процессе выполнения операций достигается упаковкой нескольких единиц товара в закрытую тару или связку, или пакетированием груза и поддона в единое целое стальными или пластмассовыми лентами, тросами, эластичными жгутами, клейкой лентой, пленкой.

 

Работа с грузовыми модулями обеспечивает:

сохранность грузов;

невысокие трудозатраты за счет механизации погрузо-разгрузочных работ;

возможность переотправки без переупаковки.

 

Грузовые модули широко применяются изготовителями товаров и их обработка на складах производится быстро. Грузовые модули упаковки многих товаров основаны на размерах стандартных поддонов и кратных им размерах коробок или ящиков. Хорошо известны модули – коробки для 12 или 20 бутылок алкогольных напитков, связки по 6 ПЭТ-бутылок безалкогольных напитков – коробки и связки являются грузовым модулем для мелкооптовой, а пакеты коробок или связок на поддонах – модулем для оптовой торговли.

 

Сроки движения товаров и документооборота пропорциональны количеству номенклатурных позиций запаса и количеству учетных операций между различными структурными единицами, которые необходимы для прослеживания за движением товаров и оформлением необходимой документации. В настоящее время все склады стремятся внедрить компьютерные системы для механизации учетных операций и автоматизации подготовки документов.

 

Но использование компьютеров не панацея – многое зависит от персонала. Методы ускорения движения товаров и оформления документации могут быть предложены рядовыми сотрудниками – они порой на себе испытывают последствия неудовлетворительной организации тех или иных операций. Вот почему в зарубежных компаниях активно привлекают рядовых служащих в процесс анализа технологических операций и поощряют рационализацию в области совершенствования документооборота, приема и обработки заказов, отбора, отправки, транспортировки и складского хранения товаров. Множество небольших корректировок технологии работ приносит ощутимые результаты. Скорость движения товаров может быть увеличена и за счет предварительных заказов клиентов на товары.

 

Крупные склады, работающие с товарами, которые изготовители снабдили штрих-кодами, внедряют компьютерные системы для использования кодов при автоматическом формировании приходных и расходных документов и проведении инвентаризации.

 

Приемщик сканирует штрих-код с упаковок принимаемого товара и на основании информации, поступившей от сканера в компьютерную систему, автоматически формируется приходный документ. Данные о немаркированном товаре вносят вручную. Информация о принятом товаре сразу включается в базу данных и становится доступной соответствующим операторам системы для анализа и обработки.

 

При необходимости на немаркированный товар печатаются этикетки с штрих-кодом.

 

Если для системы учета нужны дополнительные данные, при печати этикеток в штрих-коды может быть внесена информация о партии, сроке годности, поставщике и т.д.

 

Наклеивают этикетки на коробки или поддоны при помощи этикет-пистолетов.

 

При отпуске товаров штрих-коды используют различными способами.

 

Первый способ – расходный документ формируется автоматически после сканирования штрих-кодов с этикеток передаваемого клиенту товара. Этот способ широко известен по практике универсамов с самообслуживанием.

 

Второй способ – расходный документ в компьютерной системе формируется оператором вручную при обработке заказов клиентов. При отпуске товара сканируют штрих-коды с этикеток для контроля кладовщиков и исключения ошибочных отгрузок (другой товар, не из той партии, другого поставщика, с просроченным сроком годности и т.д.). Этот способ практикуют на оптовых складах.

 

Третий способ – оператор вместе с клиентом выбирает товар по образцам в демонстрационном или торговом зале и «набирает» заказ, считывая маркировку, в переносный терминал. Затем оператор подключает терминал к компьютеру, где автоматически формируется расходный документ.

 

Инвентаризацию проводят с использованием переносных терминалов. На основании информации, отсканированной при проведении инвентаризации, после подключения терминала сбора данных к компьютеру автоматически формируется инвентаризационный отчет. После его анализа выполняют корректировку наличия на складе.

 

Учет на основании штрих-кодов имеет безусловные преимущества:

однажды введенную информацию с маркированной коробки используют много раз на всех этапах учета и контроля движения коробки внутри склада;

увеличивается скорость обработки данных;

снижается вероятность ошибок;

сокращается в два-три раза время запаздывания информационных потоков по отношению к товарным;

снижается нагрузка на персонал, занятый учетом и контролем за операциями.

 

Существует несколько стандартов формирования штрихового кода, а также характера кодируемой информации, и компьютерная система должна знать все форматы, алгоритмы их построения, последовательность данных и т.д. В каждом штриховом коде присутствует код страны, код производителя, номенклатурный номер товара. Более развитые стандарты позволяют хранить дополнительную информацию о товаре, виде упаковки, весе, сроке годности, производителе, номеру партии и др.

 

Наиболее часто используют стандарты EAN-13, UPC-A, UPC-E, JAN-13, CODE 39, CODE 128. CODE 93.

 

Нанесение штрих-кодов выполняют, как правило, производители либо полиграфическим методом при изготовлении тары или упаковки, либо с использованием специальных принтеров для этикеток.

 

Эта технология рентабельна при следующих условиях:

не менее 80% товара, поступающего на склад, маркировано штрих-кодами;

все рабочие места сотрудников, контактирующих с товаром (приемка, отбор, отпуск, инвентаризация), оснащены сканерами, подключенными к компьютерной системе.

 

Оптимизация процессов упаковки

 

Определение технических требований к упаковке и маркировке, обеспечивающих сохранность груза при транспортировке, погрузочно-разгрузочных работах и складировании.

 

Определение номенклатуры товаров, требующих упаковки, выбор и заказ соответствующих видов упаковки, закупка автоматизированных линий или станков для упаковки, материалов и инструментов для упаковки.

 

Определение грузовых модулей, выбор средств для формирования грузовых модулей: коробка, ящик, контейнер, мешок, поддон с обтягивающей лентой и защитной пленкой и т.д. Обеспечение бесперебойного снабжения материалами для формирования грузовых модулей.

 

Выбор вида тары, упаковки и маркировки при подготовке к отгрузке товара.

 

Обеспечение безопасности и сохранности товаров на складе и в пути.

 

Оценка влияния каждого элемента (тара, упаковка, маркировка) на общие издержки логистической системы.

 

Постановка задач для компьютеризации процессов контроля наличия упаковочных материалов и средств, учета и анализа изменений.

 

Оптимизация погрузо-разгрузочных работ

 

Определение методов и способов проведения работ.

Выбор средств механизации.

Определение принципов формирования графика подачи транспортных средств под разгрузку.

Определение принципов формирования такелажных бригад, подготовки разгрузочных механизмов и графика их работы в зависимости от вида груза, транспорта и объемов груза, сроков разгрузки и т.д.

Определение и внедрение в практику грузовых модулей.

Организация эффективной эксплуатации средств механизации.

Организация выполнения графиков работ.

Обеспечение сохранности товаров при погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений.

Определение технологии и исполнителей приемки грузов от перевозчиков по количеству мест и весу, соответствия сопроводительной документации договору закупки, подготовки претензий перевозчикам.

Определение мест и сроков временного размещения и хранения грузов для приемки по количеству и качеству.

 

Оптимизация планирования и диспетчеризации работ

 

Определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения.

Разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т.п.

Постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования.

Разработка планов размещения товаров с учетом частоты спроса, доступности для погрузо-разгрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора.

Определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки.

Разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т.п.

Постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

 

Ускорение внешних товарных потоков

 

Для ускорения движения входящих и исходящих потоков товаров необходима эффективная организация логистической и экспедиторской службы, которая должна быть активным проводником груза от поставщиков до склада и от склада до получателей.

 

Экспедиторская служба – посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна при хороших контактах с сотрудниками службы продаж и склада, с заказчиками, с перевозчиками. Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости – своих экспедиторов на складах поставщиков.

 

Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки.

 

Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении.

 

Безусловно, необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров.

 

Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

 

Авиа– и автоперевозки закупленных товаров быстрее других способов, значит, при их использовании можно хранить на складе меньшие объемы запасов. Эти способы более удобны, надежны и гибки, а при авиаперевозках вероятность кражи и порчи товара невелика.

 

Перевозки по железной дороге, морем и речным транспортом гораздо дешевле, что выгодно для перевозок крупных партий товаров. К тому же скидки при закупке большого количества товаров могут быть значительными. Сроки перевозок и сохранность товаров не всегда гарантированы, но к этому можно приспособиться, наладив претензионную службу.

 

Предпочтительно пользование услугами экспедиторских фирм, предоставляющих полный набор услуг разнопрофильных транспортных предприятий и услуги по смешанным перевозкам, которые объединяют в себе только преимущества отдельных видов транспортировки.

 

Оптимизация доставки закупленных товаров

 

Критерии для принятия решения исполнителями о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, железная дорога, речной, морской, авиатранспорт, курьер, DHL).

 

Способы надежной информации поставщиков о выбранном виде транспорта ( в заказе, в договоре, специальным сообщением).

 

Выбор оптимальных перевозчиков, заключение договоров с экспедиторской компанией, с перевозчиками о постоянном сотрудничестве и его условиях.

 

Контроль доставки грузов и исполнения услуг перевозчиками , экспедиторами, таможней и т.д.

 

Организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок – выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т.п.

организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-перевозчиков;

требование от поставщиков своевременного направления и контроль высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.), требование предварительной высылки копий документов факсом или электронной почтой;

контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни.

 

Организация разгрузки и приемки поступающих грузов включает следующие основные действия:

заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.);

определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

планирование сроков завоза товаров на склад;

резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

приемка товаров и размещение их по местам хранения;

подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.

 

Оптимизация организации отгрузок

 

Определение функций, которые целесообразно выполнять своими силами и тех, которые целесообразнее поручить специализированным фирмам.

Заключение договоров со специализированными, экспедиторскими и транспортными фирмами о постоянном сотрудничестве и его условиях.

Оптимизация условий перевозки и расходов за счет использования технико-эксплуатационных характеристик видов транспорта при выборе транспорта для перевозки конкретных грузов.

Обеспечение сохранности грузов в пути, при перевалках, погрузках и разгрузках от порчи (снижения качества), потерь, повреждений и хищений.

Обеспечение соблюдения перевозчиками транспортного и гражданского законодательства.

Организация быстрого и точного оформления транспортной и товаросопроводительной документации.

Организация эффективной эксплуатации транспортных средств.

Организация точного соблюдения графиков движения транспорта.

Расчет, учет и анализ затрат на перевозки, перевалки, погрузо-разгрузочные работы, управление, информационное обеспечение.

Постановка задач для компьютеризации процессов подготовки товаросопроводительной и расчетной документации, контроля прохождения отправленными грузами контрольных пунктов, пунктов перевалок, границ, учета и анализа получаемой информации.

Организация отгрузки отправляемых товаров включает следующие функции:

Подборка заказа:

комплектовочные накладные;

инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;

объединение товаров в партии.

Контроль комплектации партий по заказам:

контроль упаковки, формирования грузовых мест;

требование от службы продаж заблаговременной информации о согласованных с заказчиками условиях доставки товара;

требование от службы продаж и склада своевременной подготовки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия и т.д.);

предварительная организация перевозок – выбор перевозчиков, выбор транспортных средств, выбор необходимых услуг;

заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств;

прием готовых к отгрузке партий груза от службы упаковки и комплектации с товаросопроводительными документами;

проверка соответствия тары, упаковки и маркировки для отправки груза на запланированном транспортном средстве;

контроль подачи транспортных средств под погрузку;

погрузка партий товара;

контроль производительности труда грузчиков;

оформление транспортных документов;

передача комплекта товаросопроводительных и транспортных документов службе продаж для выставления счета;

высылка получателям извещений об отгрузке товаров;

контроль прохождения грузов по маршруту доставки – через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни;

запрос получателей о поступлении к ним грузов;

после получения подтверждений заказчиков о поступлении груза – снятие с контроля соответствующих отправок.

 

Выбирать оптимального перевозчика, экспедитора или оператора следует после изучения следующих характеристик:

виды и комплексность предоставляемых услуг (пакет услуг);

качество услуг (время доставки, мобильность, срочность и пр.);

конкурентоспособность тарифов и условий перевозок;

опыт работы на рынке;

финансовое положение компании, ее кредитоспособность;

надежность исполнения договоров;

поведение в претензионных делах;

наличие страхования ответственности перед клиентом;

характеристики имеющегося подвижного состава;

использование инноваций в обслуживании клиентов;

степень развития сети представительств в своей стране и за рубежом;

налаженная система информирования клиентов о прохождении грузов.

 

Кроме перечисленных параметров, могут рассматриваться также требования, связанные со спецификой товара или исполнения торговой сделки.

 

Оптимизация доставки отгруженных товаров

 

Критерии для принятия решения исполнителями о выборе экономичного или срочного вида транспорта (почта, автомобиль, ж/д, авиа, речной, морской, курьер, DHL).

 

Способы согласования с заказчиками вида транспорта ( в заказе, в договоре, специальным сообщением).

 

Контроль доставки грузов и исполнения услуг перевозчиками , экспедиторами, таможней и т.д.

 

Постановка задач для компьютеризации контроля поступления отправленных грузов к получателям, наличия претензий к перевозчикам, наличия претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий.

 

Наибольшей скорости движения и оборачиваемости товаров достигают при применении системы поставок «JIT» (Just in Time) – «точно в срок», при которой товары не хранятся ни в одном звене сбытовой цепочки. Однако система поставок «точно в срок» требует тесного сотрудничества, жесткого контроля и постоянного напряжения персонала при монотонной работе.

 

Более эффективным и менее изматывающим сотрудников способом оптимизации движения товаров является настройка компьютерных информационных систем на сбор и анализ данных из всех звеньев цепочки распределения для обнаружения слабых мест в организации движения товаров. Скорость движения товаров в системах сбыта увеличивается и за счет предварительных заказов клиентов на товары.

 

Оптимизация обработки информации

 

Заметное увеличение скорости движения товаров в каналах сбыта достигается за счет применения электронного обмена данными в режиме реального времени. Подобный обмен предполагает компьютерные связи (прямые или через Интернет) между членами канала – изготовителями, дистрибьюторами, дилерами и обслуживающими предприятиями – банками, перевозчиками, экспедиторскими фирмами, страховыми компаниями. Участники электронного обмена размещают или подтверждают заказы, оплачивают поставки, заказывают транспортные средства, обмениваются информацией относительно клиентов, товаров в пути, финансирования, платежей, страхования и т.д. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и координированно, информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.

 

Информационные потоки при движении товаров включают:

заказы, подтверждения заказов, контракты, претензии, переписка;

складские и экспедиторские документы;

товаросопроводительные документы (отгрузочные спецификации, упаковочные листы, сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров и др.);

транспортные документы;

страховые документы ;

таможенные документы;

транзитные документы;

санитарные и др. разрешительные документы;

портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;

расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;

извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т.д.

 

Деятельность по оптимизации обработки информации включает подготовку технических заданий на разработку или приобретение, а затем развитие логистической информационной системы (ЛИС) для обработки информации и документального обеспечения планирования и исполнения логистических операций, анализа и прогноза, финансового и оперативного планирования.

 

При этом должны выдвигаться следующие основные требования к обработке информационных потоков:

достоверность и точность информации, как основа верности принимаемых решений;

гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желательное время и место;

техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);

обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;

обеспечение возможности работы в системе ЭДИФАКТ.

 

Логистическая информационная система должна предусматривать:

формирование любой схемы организации сбыта – оптовая торговля со склада, торговля по заказам, розничная торговля в магазине;

контроль процесса исполнения заказов, графика доставки и оплаты, товарных остатков, взаиморасчетов и другой информации, необходимой для эффективной работы с клиентами;

система верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;

поддержка стандартов автоматизации документооборота – это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес -правилам организации и сообщают о необходимости выполнения тех или иных операций;

поддержка маркетинга (база знаний) – доступное в режиме реального времени собрание ответов на вопросы и решений проблем, которые были найдены когда-либо ранее. С такой базой практически любой сотрудник предприятия может дать быстрый и точный ответ на вопрос клиента.

 

 

Модуль «база знаний» должен обеспечивать:

накопление информации о клиентах, конкурентах, поставщиках – от первого контакта; поддержка пользователя;

возможность структурировать и управлять информацией о деловых контактах – от момента ввода первичной информации в базу данных до завершения цикла;

информацию о клиентах или конкурентах сделать доступной другим сотрудникам компании;

анализ соотношения затрат и выгоды, отдачи от инвестиций по маркетинговым мероприятиям – сколько времени уходит на цикл продажи, занимает ли продажа определенным категориям потенциальных клиентов больше времени, чем остальным и т.д.

изменение вида и функций форм, добавление по мере необходимости новых деловых правил, осуществление оптимальной методологии продаж;

определение контрольных точек, которые помогут ориентироваться в процессе продаж, и квоты, чтобы измерять производительность.

 

База данных о партнерах должна обеспечивать возможности оперирования следующей информацией:

коды группы партнеров – дилеры, агенты, клиенты, поставщики и т.д.;

категории приоритета для обработки заказов;

категории и коды условий расчетов – скидок, бонусов, комиссионных;

категории права возврата товаров;

подгруппы для рассылки технической информации и рекламы;

подробные реквизиты;

состояние расчетов с ними;

история продаж или закупок;

история расчетов.

 

Электронный обмен данными. Для обмена данными в реальном времени с собственными подразделениями и филиалами, с банком, а также с дилерами, торговыми агентами, заказчиками и поставщиками необходимо обеспечить возможность дистанционного обмена через Интернет. Кроме того, удаленных партнеров необходимо снабдить или репликаторами необходимых модулей, или специальными модулями, обеспечивающими выполнение необходимых операций.

 

Для обеспечения розничной торговли целесообразно применять существующие хорошо разработанные системы, поддерживающие кассовые аппараты, сканеры штрих-кодов и связь с основной компьютерной системой.

 

ЭДИФАКТ – единый стандарт обмена информацией, созданный в рамках ООН. Это особый формат данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Он создан на основе информационной логистики. Значительно ускоряет управление материальными потоками.

 

С помощью элементов стандартных информационных сообщений составляется описание любого документа и в закодированной электронной форме транслируется в открытых телекоммуникационных сетях. Документы на русском языке могут быть транслированы на всех основных европейских языках. В месте получения закодированной информации ЭДИФАКТ-сообщение с помощью дешифратора раскодируется в обычную читаемую форму.

 

В системе ЭДИФАКТ осуществляется обмен информационными потоками между перевозчиками, грузовладельцами, банками, таможенными органами и другими субъектами процесса доставки товара.

 

Внедрение ЭДИФАКТ помогает почти вдвое снизить издержки обращения.

 

Оптимизация управления логистикой

 

Осуществление логистических операций нуждается в централизованном управлении, а управление нуждается в периодической оптимизации при изменившихся условиях деятельности предприятия или внешней среды.

 

Для оптимизации управления логистикой следует предусматривать выполнение перечисленных ниже работ.

 

Интеграция планирования логистических операций с планированием деятельности всего предприятия.

Интеграция операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием.

Интеграция информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия.

Интеграция информационных технологий с компаниями-партнepaми.

Анализ производительности труда в области логистики и качественных показателей исполнения логистических операций.

 

Контроль качества сервиса потребителей:

оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;

оценка соответствия уровня исполнения операций по логистике ожиданиям потребителей;

оценка характера и типичности ошибок в работе;

оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т.д.

 

Контроль процесса управления логистическими операциями:

оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;

оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;

оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.

 

Управление потоком снабжения-сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:

формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе современных методологий, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую – для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов – каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;

поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

возможности применения при расчете себестоимости товара методов «среднее», «скользящее среднее», «LIFO», «FIFO»;

распределение товара по партиям вручную;

учет неотфактурованных поставок.

 

Поддержка формирования решений. Управленческая информационная подсистема должна включать инструментарий:

внешние инструменты построения отчетности:

возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов

табличные и моделирующие программные продукты.

графические системы создания отчетности:

интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов

графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля «финансовые отчеты».

 

Средства управления финансами должны обеспечивать:

контролирование финансовых потоков предприятия целиком;

отслеживание полного цикла движения платежей: заявка на оплату, разрешение, включение в платежный документ, исполнение платежного документа;

поддержку неограниченного числа валют, банковских счетов, различных типов наличных средств;

реализацию не только прямых платежей, но также косвенных (за третье лицо) и кросс-платежей; такой подход плюс поддержка взаимозачетов обеспечивают выверку и управление даже самыми запутанными взаиморасчетами;

создание своих бланков документов, используя генератор шаблонов.

 

При анализе финансового положения следует предусмотреть:

получение данных о наличии и движении средств в реальном времени;

ведение аналитики по объектам и статьям платежей дополняют отчетность информацией об источниках поступлений средств и видах трат;

сравнительный анализ финансового положения предприятия в разрезе различных объектов вашего бизнеса;

сделать точный прогноз финансового положения вашего предприятия.

 

Параметры контроля для управления. Эффективному менеджменту способствует не заваливание руководителей всевозможной информацией, а быстрая подготовка только ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом или пульсирующим шрифтом, удовлетворительные показывают блеклым цветом. Некоторые параметры контроля для управленческих решений гендиректора и совета директоров, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения доли срочных поставок в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения доли каждого склада (если есть филиалы) в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж на условную единицу (например: на 1000 человек населения обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

тенденции изменения рынка сбыта или количества возможных потребителей – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

 

В современном менеджменте применяются нижеприведенные параметры контроля эффективности работы склада. Их расчет и контроль следует поручить компьютерной системе.

 

Продажи:

продажи дилерам, корпоративным клиентам, торговцам и в розницу – отдельно по этим группам;

динамика продаж по месяцам;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Заказы:

объем полученных заказов;

объем просроченных заказов;

количество позиций в невыполненных заказах;

динамика состояния невыполненных заказов;

степень удовлетворения спроса по номенклатуре;

динамика степени удовлетворения спроса по месяцам;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Запасы:

количество позиций на складе;

оборачиваемость;

динамика оборачиваемости по месяцам;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Запасы по категориям товаров:

количество позиций;

оборачиваемость;

динамика оборачиваемости по месяцам;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Срочные поставки в заказах на пополнение склада:

процент количества позиций, заказанных срочно;

процент стоимости позиций, заказанных срочно;

динамика изменения доли срочных поставок по количеству позиций;

динамика изменения доли срочных заказов по стоимости;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Неликвиды:

количество неликвидов по номенклатуре;

стоимость неликвидов;

динамика состояния с ликвидацией неликвидов;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Рентабельность:

процент валового дохода;

процент валового дохода на 1 служащего в месяц;

сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.

 

Загрузка персонала:

ежедневное количество и стоимость полученных позиций;

ежедневное количество и стоимость отгруженных позиций;

количество и стоимость возвращенных позиций;

количество и стоимость поврежденных и несоответствующих позиций;

ход выполнения инвентаризации;

ежедневное количество и стоимость полученных и отгруженных позиций на 1 рабочего – загрузка;

динамика загрузки по месяцам;

сравнение этих данных с планом и прошлым годом.

 

Работа дилеров:

количество торговых точек;

количество персонала;

объем продаж;

оборачиваемость;

степень удовлетворения спроса и т.д.;

сравнение этих данных с планом и прошлым годом.

 

Контроль эффективности логистических операций

 

Издержки товародвижения, контроль, анализ и снижение которых являются задачами оптимизации управления логистикой, включают:

стоимость перевозки различными видами транспорта;

стоимость погрузки у отправителей, выгрузки у получателей и возможных перевалок в пути следования;

затраты на хранение, непосредственно относящиеся к перевозке в связи с перевалкой, комплектацией или подработкой груза в пути следования;

расходы, связанные с нахождением груза и товара в пути, его непродуктивным хранением в процессе доставки (проценты на капитал, порча, потеря, хищение груза);

издержки формирования и содержания запасов у торгово-посреднических компаний;

«издержки дефицита», связанные с недостатком в отдельные моменты в каких-то звеньях сбытовой сети тех или иных товаров, с неумением управлять запасами, с кризисными явлениями в экономике;

расходы на упаковку, маркировку, оформление документации;

расходы по страхованию грузов, транспортно-экспедиторским операциям, ледокольной проводке, грузовые сборы;

затраты труда на количество грузов, полученных и отправленных в смену, и т.п.

административные расходы и некоторые другие виды издержек.

 

Положение о подразделении логистики

 

В данном примере подразделение логистики понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров, а как организатор исполнения всех логистических операций на предприятии.

 

Функции логистики пронизывают всю деятельность предприятия, поэтому подразделение логистики имеет властные полномочия для контроля конкретных технологий и методов исполнения бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия.

 

Подразделение логистики осуществляет руководство функциональными направлениями и конкретными бизнес-процессами, поэтому ему подчиняются исполняющие их сотрудники других подразделений, но не подразделения в целом.

 

Функции

 

Организация внутренних товарных потоков (складской логистики): упаковочных работ, обработки грузов, складирования, управления запасами, снабжения цехов сырьем и вывоза из цехов готовой продукции, экспедирования.

Организации внешних товарных потоков: закупки и доставки сырья и полуфабрикатов, поставки готовой продукции, транспортных операций.

Планирование и бюджетирование логистических операций, учет и анализ поступления и исполнения заказов, расчеты для стратегического планирования (выбор поставщиков, пунктов перевалок, мест для складов, способов перевозок) и т.д.

Прогнозирование ситуации на рынках, организация обработки заказов, организация контроля за производством, учета запросов потребителей, организация предпродажного, гарантийного и послепродажного сервиса и т.д.

Анализ стоимости операций, управления запасами, транспортных тарифов, запросов клиентуры и пр.

Координация продаж, финансовые вопросы логистики в рамках предприятия и т.д.

Интеграция планирования логистических операций с планированием деятельности предприятия.

Интеграция операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием.

Разработка стратегии для отдела логистики и разработка заданий для персонала отдела логистики.

Интеграция информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия.

Интеграция информационных технологий с предприятиями-партнepaми.

Анализ производительности труда в области логистики и качественных показателей исполнения логистических операций.

Контроль эффективности логистических операций:

оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций;

оценка и анализ производительности операций по логистике – количество грузов, полученных и отправленных в смену, затраты рабочего времени на выполнение операций и т.п.

 

Контроль качества сервиса потребителей:

оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;

оценка соответствия уровня исполнения операций по логистике ожиданиям потребителей;

оценка характера и типичности ошибок в работе;

оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т.д.

 

Контроль процесса управления логистическими операциями:

оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;

оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;

оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.

 

Использование современных компьютерных технологий:

привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

организация постановки задач системным аналитикам и программистам для адаптации и развития приобретенных программ;

внедрение приобретенных программных продуктов;

организации обучения персонала работе с программным обеспечением;

обеспечение работы системы с удаленными партнерами;

координация развития фирмы и развития программного обеспечения;

обеспечение целостности баз данных;

обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах в случае сбоев по техническим причинам;

обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа;

организация обновления оборудования по мере необходимости.

 

Оптимизация подготовки и расстановки кадров:

постановка задач для компьютеризации подготовки документации для оформления, перемещения и увольнения, учета, статистики, отчетности и анализа информации;

разработка методик собеседований при отборе кандидатов на работу или повышение;

разработка положений о службах, выполняющих соответствующие работы;

разработка должностных инструкций для исполнителей;

разработка и внедрение методов контроля качества исполнения должностных обязанностей;

организация подготовки и повышения квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

 

Специалист по логистике (должностная инструкция)

 

В данном примере логистик понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров, а как организатор исполнения логистических операций на предприятии.

 

Специалист по логистике – организатор выполнения процессов, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом научных и экономических обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов потребителей.

 

Обязанности

 

Участие в разработке стратегии развития предприятия.

Разработка мер по развитию организационно-технических возможностей предприятия по организации, управлению и исполнению логистических операций.

Постановка задач для развития логистической информационной системы.

Разработка и внедрение совместно с другими службами рациональных форм организации и методов выполнения бизнес-процессов, по совершенствованию документооборота, обработки информации, контроля за прохождением документов, по применению технических средств управления.

Участие в составлении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций исполнителей и их корректировке по мере необходимости.

Оказание методической помощи структурным подразделениям в оптимизации бизнес-процессов и повышении их эффективности на отдельных рабочих местах, участках, в подразделениях, на предприятии.

Изучение передового опыта в области логистики, разработка предложений по его использованию, содействие их внедрению.

Разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.

Участие в выборе базисных условий поставки и разработка транспортных условий контрактов.

Участие в выборе специализированных фирм – транспортных, экспедиторских, страховых и др. и заключение соответствующих соглашений.

Организация выполнения вспомогательных операций по контрактам (упаковка, маркировка, таможенные операции, страхование и т.д.).

Участие в выборе оптимальных маршрутов и способов доставки.

Организация обеспечения координации и взаимодействия перевозчиков с другими субъектами логистической цепи (экспедирование, хранение, таможенные операции и т.д.).

Организация страхования от рисков гибели или повреждения товара.

Участие в составлении претензионной документации и ведение претензионных дел в части, касающейся логистики.

Организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации.

Организация расчета и учета расходов, связанных с доставкой товара.

Организация контроля за движением товаров.

Организация обеспечения удовлетворения требований заказчиков по качеству логистических операций.

Организация осуществления страховых и таможенных операций.

Обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью логистических операций.