Опыт внедрения и работы ERP системы BAAN на Балтийском заводе

Опыт внедрения и работы ERP системы BAAN на Балтийском заводе
© Журнал "Эксперт" www.expert.ru

Петр Биргер
По оценкам специалистов, нынешняя ситуация с комплексной автоматизацией управления крупных российских промышленных предприятий полностью соответствует тем процессам, которые происходят на Западе. Здесь мы точно не отстаем: многие западные промышленные гиганты начали внедрять современные ERP-системы практически одновременно с российскими конкурентами - пик пришелся на конец 1990-х - первые годы 2000-х. В Петербурге два наиболее показательных примера - "Силовые машины" ("Электросила", ЛМЗ) и Балтийский завод (БЗ). Оба предприятия приступили к реализации проектов в самом начале нового века и сейчас находятся на завершающей стадии внедрения основной функциональности систем. При этом ERP-проект на Балтийском заводе - один из крупнейших в мировом судостроении. 

Елена Миневич 
На Балтийском заводе ERP-проект стал важной составляющей (и даже, как в результате получилось, инструментом) реорганизации бизнеса, инициированной руководством предприятия пять лет назад. Сейчас внедряемая система стала органической частью предприятия. "Ее уже вполне можно сравнивать по значимости с системой энергоснабжения. Без нее завод просто не сможет работать", - говорит заместитель директора по управлению, начальник отдела развития информационных технологий БЗ Андрей Симонов. 

Видеть все
Главное направление работы Балтийского завода - строительство военных кораблей различного класса, в том числе с ядерными энергетическими установками, и коммерческих судов (ледоколы, танкеры, сухогрузы). Но БЗ строит не только суда и корабли, он располагает мощным машиностроительным производством, которое обеспечивает существенную долю комплектующих для судов; завод также производит высокотехнологичную продукцию на заказ. Это огромное предприятие, в котором занято более 4 тыс. рабочих.

Как и большинство флагманов советской промышленности, к концу ХХ столетия БЗ стал испытывать трудности, связанные с увеличением сроков производства и, как следствие, с ростом производственных затрат. Значительно сократились традиционные государственные заказы. Ставка логично была сделана на коммерческое направление, однако здесь завод столкнулся с жесткой мировой конкуренцией. Постепенно стало ясно, что важнейшим конкурентным преимуществом является как раз сокращение сроков производства судов. 

Как говорит Андрей Симонов, руководство БЗ пошло на внедрение ERP-системы, прекрасно понимая, что без этого предприятию в современных условиях просто не выжить. Более того, монополисту в области строительства судов с ядерными энергетическими установками, работавшему в советские времена под девизом "точно в срок, не считаясь с затратами", необходимо было кардинально перестраивать всю систему управления. На это в первую очередь и направили усилия. На заводе перестроили структуру управления, ввели систему проектного менеджмента, реорганизовали управление персоналом. "Одна из главных целей реорганизации - сделать предприятие открытым, прозрачным для менеджмента и акционеров", - отмечает Симонов. 

Добиться этого сегодня без современной системы планирования и управления предприятием практически невозможно.

Выбор промышленников
Была поставлена задача заменить многочисленные программные приложения, автоматизирующие работу различных служб завода, на полноценную ERP-систему мирового уровня. К моменту, когда нынешняя команда управления проектом внедрения пришла на завод, руководство БЗ такую систему уже для себя выбрало. Ею стал BAAN - продукт производства транснациональной корпорации Baan (Нидерланды - США), входящей в четверку мировых лидеров - производителей автоматизированных систем управления (наряду с SAP, Oracle и Microsoft). 

О мотивах выбора именно этой системы на БЗ особо не распространяются. "Нас просто поставили перед фактом. По большому счету, все равно, что внедрять. Любая система имеет свои особенности и недостатки. Любая система не закрывает всех потребностей. Мне меньше нравится, когда предприятие годами выясняет, что же ему купить, проводит вечное исследование рынка. Важно - с кем внедрять и как", - уверен Андрей Симонов. 

Андрей Симонов 
Впрочем, причины выбора BAAN в целом понятны. Система эта очень популярна среди предприятий "оборонки". По данным компании "Альфа-Интегратор" (представляет BAAN в России), предприятия ОПК, уже внедрившие или внедряющие сейчас это решение, обеспечивают около 40% оборонного экспорта России. Более того, использование BAAN характерно для оборонной индустрии во всем мире: эту систему установили около 70% компаний, вошедших в Топ-100 авторитетного отраслевого издания Defence News. Столь же популярна система и среди компаний тяжелого машиностроения. Очевидно, при выборе системы на БЗ ориентировались на эту общемировую тенденцию. Интересно, что через несколько лет после выбора, в 2004 году, Минпромэнерго приняло решение рекомендовать отечественным оборонным предприятиям строить свои ERP-системы именно на основе BAAN.

Как отмечает директор по внедрению корпоративной информационной системы БЗ Елена Миневич, "в BAAN есть ряд важных плюсов, например наличие так называемых референтных моделей. Это инструментарий, который позволяет в зависимости от типа производства описывать типовые бизнес-процессы - стандартные прописанные последовательности действий в различных сферах управления предприятием". 

Первый пошел
Проект внедрения был запущен в 2000 году. Консультантом на этапе запуска проекта выступила компания "Альфа-Интегратор - БААН Евразия". Как вспоминает Андрей Симонов, "в результате весь 2000 год мы потратили на предпроектное исследование. К концу года поняли: то, как планировалось в начале, не осуществится никогда. Ожидания не всегда совпадают с реальностью". "Кстати, именно тогда БЗ понял, что, сколь бы хороши не были сторонние консультанты, нужно растить собственную команду, - добавляет Елена Миневич. - Мы стали собирать команду по логистике, финансам, производству. Была разработана концепция развития информационных технологий". 

В феврале 2001 года начались работы по созданию единой базы нормативно-справочной информации. Для помощи, в первую очередь - в разработке собственной методики внедрения, были приглашены консультанты фирмы "Топс-Бизнес Интегратор". Наконец, в июле 2001 года стартовал пилотный проект. "Это был, пожалуй, ключевой момент внедрения. Запустив пилотный проект своими силами, мы поверили в себя, поняли, что выросли и консультанты нам больше не нужны, - вспоминает Елена Миневич. - Далее процесс пошел уже без остановки". 

Первым направлением стало внедрение базовой функциональности системы BAAN - автоматизации процесса снабжения основными материалами. Важность именно этого направления обусловлена уникальностью закупаемых материалов и комплектующих для каждого корабля и судна (на БЗ их более 40 тыс. наименований), а также необходимостью составления отдельного бюджета каждого заказа. 

Одновременно менялись процессы управления компанией. Так, для реализации бизнес-процессов материально-технического снабжения потребовалось перераспределение ответственности между подразделениями, изменение регламентов работы и документооборота. Именно на этой стадии стала очевидной необходимость перестройки самой системы. Балтийским заводом была постановлена задача; доработки программного обеспечения были выполнены поставщиком информационной системы - компанией "Альфа-Интегратор".

Параллельный процесс
"Процесс внедрения у нас не последовательный, а параллельный. Поскольку собственная команда внедрения достаточно большая, мы успеваем вести несколько направлений автоматизации одновременно. Так, помимо учета уже работает "большой кусок" подсистемы "производство" - производственная логистика, - рассказывает Елена Миневич. - Данные о технологических нарядах и маршрутах импортированы в систему, цеха отмечают в системе факт изготовления изделий, формируют в ней накладные. Постепенно БЗ подошел к ответу и на следующий важный вопрос: что из себя представляет незавершенное производство на заводе? С помощью системы мы фиксируем наличие изделий, которые когда-то были изготовлены, но остались невостребованными (например, в силу того, что в процессе развития тот или иной проект изменился). Теперь такие изделия могут использоваться на других заказах. Это возможно только в том случае, если их учет налажен в системе". 

Вообще, это обычная ситуация для промышленных предприятий: в ходе внедрения системы они узнают, где, сколько и что именно у них есть. Бывает так, что половина всех запасов материалов и оборудования хранится в цеховых кладовках, и выясняется это только во время внедрения системы. Ранее эти материалы числились поступившими в цеха. На Балтийском заводе, например, перед началом работ по внедрению провели первую в истории завода полную инвентаризацию. "Выяснили, из чего на самом деле делают корабли", - смеется Симонов. 

"Самое главное, что внедрение подсистемы "производство" на всех заказах сможет решить следующую проблему: мы освободимся от старых совещаний, так называемых летучек, когда представители всех производственных структур собираются в одной комнате и путем вопросов и ответов выясняют состояние того или иного заказа. Один спрашивает: "Позиция такая-то есть?" - "Есть", - отвечает, скажем, цех №4. Сейчас человек, который управляет данным заказом, находясь в системе, нажмет кнопку и получит полную информацию о том, каково состояние этого заказа, насколько он продвинулся, какие изделия выпущены, какие нет. Такая диспетчеризация за счет наличия информации в системе - большой шаг вперед", - рассказывает Елена Миневич.

Параллельно на БЗ автоматизируется управление финансами. "В прошлом году мы внедрили подсистему управления дебиторско-кредиторской задолженностью. А в этом году запустили бизнес-процесс "контракты-договоры-поставки". Хозяйственная деятельность завода очень разнопланова. Сейчас завод знает, сколько контрактов и договоров есть, знает состояние по каждому из них. Именно BAAN дала возможность сопоставить планы по графику и оплате с реальными поставками: что пришло и где пришедшая номенклатура использована, - говорит Елена Миневич. - А дальше БЗ начнет в системе управлять затратами. Скоро будет запущен важный модуль - контроллинг. Внедрять его будем одновременно с разработкой и утверждением на БЗ новой концепции управленческого учета. Вот и получается, что система - своего рода катализатор изменений. Она дисциплинирует и выстраивает процессы, близкие к информационным. Это касается работы как конструкторских, так и технологических, финансовых служб". 

Итак, к 2005 году в BAAN реализован учет всех логистических и финансовых операций, автоматизированы процессы материально-технического снабжения, близок к завершению и этап внедрения производственного контура системы. BAAN вовсю применяется на производстве. Впервые специалисты БЗ испытали ее на практике в ходе строительства химического танкера Georg Essberger в 2002-2003 годах. На новых заказах система используется уже в режиме промышленной эксплуатации. 

Основную часть проекта на БЗ планируют закончить в этом году. К концу 2005 года будет автоматизирован сбыт - на этом внедрение базовой функциональности завершится. Уже сейчас в системе около 300 рабочих мест. По плану, к январю 2006 года их будет около 350. "Понято, что обратного пути нет. BAAN для завода - не просто полноправный проект, а один из важнейших проектов", - говорит Елена Миневич. 

Тяжелый воз
На БЗ признают, что ERP-проект на предприятии несколько затянулся. По словам Елены Миневич, поначалу команда внедрения рассчитывала завершить его за три года, но жизнь показала, что это не получится: "Было несколько факторов, которые тормозили процесс. Во-первых, непростая ситуация, в которой оказался БЗ. Многое пришлось разрабатывать от начала и до конца. Возьмем хотя бы нормативно-справочную информацию: мы только ею занимались практически год. Отдельных временных затрат потребовала инвентаризация. На предприятиях, где эти задачи изначально выполнены, процесс внедрения идет быстрее. Во-вторых, у нас очень большой объем внедрения. И третье, самое важное - тип производства. Для нас совершенно очевидно: если бы БЗ только строил корабли или занимался только машиностроением, мы бы с некоторыми задачами справились намного быстрее. Проблема именно в нашем проектном типе производства. БЗ ведь сам проектирует корабли, а не просто получает задачи от проектировщиков. Поэтому необходима интеграция данных проектных систем с основной системой.

Конечно, на сроки внедрения повлияло и наше принципиальное решение делать все "на пятерку". Это значит, что мы старались максимально эффективно организовать бизнес-процессы, включенные в систему; зачастую для этого нам приходилось дорабатывать функциональность своими силами". 

Например, командой внедрения были разработаны все первичные документы - теперь они печатаются прямо в системе. Еще одно отличие БЗ от большинства предприятий, на которых ведется внедрение ERP-систем, - охват данных. Как уверены руководители проекта, в системе должна фиксироваться вся хозяйственная деятельность предприятия, то есть все, что закупается на БЗ - от металла до авторучек, все счета, - оформляется в BAAN. Именно это и является ключевым преимуществом ERP-системы, это и делает ее эффективной.