Расчет необходимости дополнительной аренды

Расчет необходимости дополнительной аренды
Евгений Шишигин, Независимый эксперт по логистике, к. э. н © ЛОГИСТИКА и управление www.logistpro.ru
 

Очевидно, что для принятия решения о необходимости аренды дополнительных складских площадей должен существовать некоторый количественный критерий. Таким критерием может являться превышение на определенную величину планируемого объема продаж в пиковый период над возможным объемом продаж компании. Для наглядности представим этот критерий в виде выражения:

ОП_{планируемый} – ОП_{возможный} = ВП,

где ОП_{планируемый} – объем продаж, планируемый для пикового периода;

ОП_{возможный} – возможный объем продаж компании;

ВП – величина превышения первого параметра над вторым.

Необходимо уточнить понятие «возможный объем продаж компании». Он не зависит от спроса, а показывает технико-технологические возможности компании, которые определяются емкостью ее склада и уровнем применяемой технологии грузопереработки.

Таким образом, нам нужно понять, как рассчитать указанные показатели. Обычно объем продаж определяется как в стоимостном, так и в количественном выражении. Нас интересует второе. Предположим, что объем продаж будет определяться в грузовых пакетах за день. Под грузовым пакетом будем понимать груз, уложенный на европоддон (европаллету) по определенной схеме и связанный с ним упаковочным материалом. Средние весогабаритные характеристики грузового пакета обычно равны 0,8 x 1,2 x 1,65 м и 650 кг.

Объем продаж за день определяется следующим выражением:

ОП = (В_ск x З) / Об , [1]

где ОП – объем продаж за день;

В_ск – вместимость склада в грузовых пакетах;

З – заполненность склада;

Об – оборачиваемость склада в днях.

Вместимость склада – это суммарное количество имеющихся на складе мест хранения. В нашем случае, например, одно место хранения вмещает один грузовой пакет (отсюда размерность параметра – грузовые пакеты).

Заполненность склада – это безразмерная величина, отражающая процент заполнения мест хранения на складе. Среднестатистическое значение этой величины определяется как 0,75 (то есть 75% мест хранения склада заполнены), но в критических случаях может доходить и до значения 0,9 (90%).

Оборачиваемость склада – это величина, определяющая количество дней, в течение которых товарный запас на складе обновляется полностью. Оборачиваемость рассчитывается как отношение общего объема продаж за период к среднему объему остатков за тот же период. Эта величина зависит как от величины спроса, так и от скорости выполнения складских операций и количества персонала и техники, задействованных на складе. На практике среднее значение оборачиваемости равно 15–18 дням.

Допустим, что склад компании имеет 1000 мест хранения, заполняемость равна 0,75, оборачиваемость составляет 15 дней. Соответственно объем продаж за день – 50 грузовых пакетов. На практике полученное значение обычно еще корректируют в большую сторону на величину, называемую коэффициентом неравномерности отгрузки. Значение данного коэффициента опять-таки из практики принимается равным 1,25. Поэтому объем продаж за день варьируется в диапазоне 50–62,5 грузовых пакетов. Таким образом, мы посчитали ежедневный возможный объем продаж.

Далее необходимо определить планируемый объем продаж в пиковый период. Обычно объем продаж определяется отделом маркетинга совместно с отделом продаж компании сначала в стоимостном выражении, а затем пересчитывается в количественное выражение.

Предположим, что планируемый объем продаж определен, а значения остальных параметров не изменились. Далее определяем необходимое количество мест хранения для обеспечения планируемого объема продаж. Например, если планируемый объем продаж составит 75 грузовых пакетов в день, то количество необходимых мест хранения будет равно 1500. В соответствии с критерием разность при минимальном значении объема продаж (50 грузовых пакетов) составит 500 дополнительных мест хранения. Столько мест мы должны арендовать. Но прежде чем принимать решение об аренде, нужно проанализировать, есть ли ресурсы для того, чтобы устранить дефицит площадей за счет оптимизации внутренних процессов.

Анализ возможностей склада

Сначала необходимо убедиться, существует ли физическая возможность увеличения количества мест хранения на складе. Для этого проводят ревизию мест хранения на соответствие хранимому товару и используемой технологии – то есть подсчитывают наличные места хранения и проводят анализ имеющихся складских площадей, чтобы выяснить, возможно ли создать новые места хранения. Также анализируется статистика процента заполняемости мест хранения за предыдущие периоды. Как я уже отмечал, процент заполняемости склада может быть увеличен до 90%, что в совокупности с созданием дополнительных мест хранения увеличит возможный объем продаж компании. В нашем примере это будет выглядеть следующим образом. В выражении [1] изменим значение коэффициента заполняемости на 0,9, оставив остальные значения без изменений (количество мест хранения – 1000, оборачиваемость – 15 дней). Получим минимальный объем дневных продаж 60 г. п.: (1000  x 0,9)/15 = 60. Это на 10 г. п. больше, чем при изначальном расчете. А при учете коэффициента неравномерности отгрузки получим 75 г. п.: (1000 x 0,9)/15 = 60 x 1,25 = 75.

Склад также нужно проанализировать с точки зрения используемой технологии грузопереработки – для выявления возможного уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для данного анализа важны три аспекта: эффективность размещения товара на складе, скорость выполнения операций грузопереработки и необходимое количество работников склада для выполнения планируемого объема работ.

Эффективность размещения товара на складе связана с удобством комплектации заказов, которая в свою очередь характеризуется временем выполнения и качеством сборки товара. Исходя из этих параметров можно выявить два принципиальных критерия оптимальности размещения товара. Первый – это минимизация перемещений работников склада при комплектовании заказа на отгрузку. Второй – соблюдение такого порядка сборки гетерогенного (разного) грузового пакета, при котором на поддон сначала укладывается тяжелый и габаритный товар, а затем легкий и малого размера.

На оптимальность размещения товаров на складе также может оказывать влияние характер самого товара, связанные с ним условия его хранения и порядок последующей реализации. Это касается, например, подакцизных, очень дорогих, взрывоопасных либо очень тяжелых товаров. Для них на складе организуются отдельные участки хранения, которые могут иметь даже собственное ограждение. Отбор товара на таких участках осуществляется по отдельному заказу особыми работниками.

В качестве инструмента для разделения номенклатуры товаров на группы используется методика АВС- и XYZ-анализа. Сначала выполняется АВС-анализ по критерию «количество повторений товара в заказах клиентов за период». Этот критерий показывает, как часто данный товар присутствует в заказах клиентов или, что одно и то же, как часто складской персонал подходит к нему. АВС-анализ проводится на основе статистических данных за определенный период, желательно за предыдущий год (но этот период должен быть не менее квартала). Информация в виде отчета должна содержать: наименование по каждой товарной позиции, число заказов и число отгруженных универсальных грузовых единиц помесячно по каждой товарной позиции. Критерием является количество заказов. Далее выполняем XYZ-анализ по критерию «число отгруженных универсальных единиц» (штук, упаковок, ящиков или поддонов – в зависимости от специфики торгового процесса клиента).

Для проведения такого анализа создаются зоны размещения, представляющие собой набор мест хранения в стеллажной системе склада, которая обычно проектируется с учетом прямолинейности грузопотоков от участка приемки до зоны отгрузки. Грузопотоки различаются по интенсивности. Имеющие максимальную интенсивность образуют так называемые «горячие линии». Вдоль них и следует располагать «горячие» зоны размещения товара. За «горячей» следуют «средняя» и «холодная» зоны размещения. Вторым важным критерием размещения зон является порядок их обхода. Маршрут движения работника во время отбора товара по заказу должен иметь минимальное количество возвратно-поступательных движений, другими словами, начинаться в «горячей» зоне и заканчиваться в «холодной». Таковы вкратце этапы анализа эффективности размещения товара на складе.

Для анализа скорости выполнения операций грузопереработки и необходимого количества работников склада нужно нормировать время выполнения складских операций и проанализировать интенсивность входных потоков заказов на склад. А затем провести расчеты необходимых людских и технических ресурсов (более подробно об этом читайте в статье Евгения Шишигина «Практика моделирования работы склада как СМО», «Складские технологии» № 3/март 2004 – Прим. редакции).

Если с помощью перечисленных мер уменьшить оборачиваемость товара на складе до 12 дней и повысить заполняемость склада до 90%, то возможный дневной объем продаж составит 75 грузовых пакетов. Таким образом, только за счет более полного использования имеющихся резервов мест хранения и повышения производительности грузопереработки склада можно обеспечить выполнение планируемого объема продаж (в нашем примере 75 грузовых пакетов). Так мы сэкономим деньги, которые хотели потратить на 500 дополнительных мест хранения.

Какое количество площадей необходимо и какой товар на них хранить

Если все внутренние резервы задействованы, а планируемый объем продаж все же превышает возможности склада компании, то, конечно, аренды дополнительных площадей не избежать. В такой ситуации возникают два главных вопроса: какое количество площадей необходимо и какой товар на них нужно размещать?

Что касается количества дополнительных площадей, то, как мы убедились, оно зависит от точности прогноза планируемого объема продаж в пиковый период и точности результатов анализа возможного объема продаж компании. Для примера приведу сводную таблицу расчетов необходимого количества мест хранения на пиковый период в зависимости от планируемого объема продаж с учетом интенсификации работы склада (см. таблицу).

таблица. Расчет необходимого количества мест хранения на пиковый период

В отношении типа хранимого товара нужно учитывать следующее. Обычно арендованные площади используют для создания резервного запаса. Другими словами, они выполняют функцию накопительного склада с технологией грузопереработки, имеющей минимальные затраты людских и технических ресурсов. А такой технологией является прием и отгрузка товара целыми гомогенными (монотовар) грузовыми пакетами. Отсюда следует, что наиболее подходящими для хранения на дополнительных площадях являются товары группы А, имеющие наибольшую оборачиваемость на планируемый период пиковых продаж.