Реформирование склада: как это происходит на практике. подготовка к проекту и выбор партнера

Представляем статью директора компании «СЕВКО» Александра Цагарейшвили об основных этапах и ключевых  проблемах управления проектами по реформированию складских комплексов. Материал основан на практическом опыте внедрения системы «SEVCO WMS» и поможет читателям объективно оценить коммерческие предложения и рекламную информацию по системам управления складом, существенно снизить риски проекта и получить весомые экономические результаты.

В 2012–2013 году у торговых и производственных компаний наблюдался рост интереса к услугам, связанным с автоматизацией работы на складе. Вызван он, на мой взгляд, двумя обстоятельствами. Во-первых – внешние условия (конкуренция на рынке и непростая экономическая ситуация) диктуют необходимость оптимизировать логистические затраты внутри компании. Во-вторых – растет концентрация розничной торговли в крупных торговых сетях, которые предъявляют жесткие требования к качеству и своевременности выполнения их заказов. Готовясь к проекту и выбирая партнера-консультанта, руководству компании следует четко понимать, что целью проекта является такое реформирование работы склада, которое реально позволит решить вышеуказанные проблемы. Выбор титульного партнера для реформирования и подготовка собственной проектной команды являются крайне важными составляющими успеха проекта. Существуют ли какие-то универсальные рекомендации, как это надо правильно делать?

Большинство складов, вне зависимости от размера и профиля, сталкиваются с однотипными проблемами в работе:

• трудности с поиском товара;
• недостаточная скорость;
• отсутствие необходимой информации о состоянии склада и товаре (сроки годности, номера партий и т.п.);
• пересортица, недовложения, переложения при сборе заказов;
• серьезные издержки при проведении контрольных процедур;
• зависимость от персонала и многие другие.

Для эффективного решения вышеуказанных проблем необходимо наличие четырех обязательных составляющих:

• правильно спроектированное здание склада.
• адекватное характеру грузопереработки складское оборудование.
• адаптированная к решению задач конкретного склада технология – правила и регламенты выполнения складских операций.
• компьютерная система управления складом – инструмент для автоматизации выполнения складских операций, предусмотренных технологией.

Таким образом, есть иллюзия, что проблему реформирования склада можно решить с помощью разработки технологии функционирования склада (основанной на применении адресного учета, штрихкодов и терминалов сбора данных) и внедрения WMS-системы. Безусловно, WMS-система является мощным инструментом решения проблемы складирования для заказчика, и именно такое внедрение считается ключевым событием в рефомировании склада в рамках узкого IT-подхода.  Другими словами, проект в рамках такого подхода считается завершенным, когда автоматизированная система инсталлирована и настроена, персонал обучен необходимому набору операций и WMS–система бесперебойна фукнционирует в течение определенного промежутка времени. Однако, после ввода в эксплуатацию WMS-системы руководство склада автоматически не получает ответы на следующие важные вопросы:

• Стал ли склад работать лучше?
• Каковы объемы потерь из-за недостачи и брака? Как их оценивать?
• Сколько сотрудников участвует в выполнении всего объема работ и отдельных процедур?
• Сколько времени затрачивается на выполнение складских процедур?
• С какой скоростью происходит выполнение каждой складской процедуры и каков вклад каждого из сотрудников?
• Достаточно ли персонала и оборудования?

Итак, для того, чтобы получить ответы на эти важные вопросы и успешно решать проблемы, возникающие на складе, требуется не просто внедрение WMS-системы, но и умение собирать и анализировать данные, необходимые для принятия стратегических и тактических управленческих решений. Внедрение WMS-системы на основе IT-подхода делает бессмысленной организационно сложную и дорогостоящую смену системы управления складом, т. к. в результате не решаются те задачи, в отношении которых были инициированы преобразования.

Управленческий подход к внедрению WMS-системы, по сравнению с IT-подходом, является более широким, поскольку не ограничивается только вводом программы в эксплуатацию. В соответствии с данным подходом, проект может считаться успешно завершенным только тогда, когда исполнитель, совместно с заказчиком, разработали технологию анализа функционирования склада и  произвели обучение сотрудников компании-заказчика ее применению.

Такая технология позволяет с помощью широких аналитических возможностей WMS-системы выявлять и решать проблемы работы склада. Другими словами, данная система рассматривается как инструмент эффективного менеджмента в складской логистике.

Управленческий подход к внедрению WMS-системы подразумевает:

• выделение и идентификацию складских процедур;
• установление их очередности и взаимодействия;
• осуществление постоянного мониторинга и анализа складских процедур.
  Именно данные, полученные путем мониторинга, являются базой для принятия управленческих решений. Мониторинг и анализ информации осуществляются на основе системы измерений процедур (фактически необходимой технологии анализа функционирования склада), которая включает:
  • числовые показатели качества работы склада, скорости выполнения операций, эффективности использования персонала и оборудования;
  • отчеты в WMS-системе, позволяющие получать выделенные показатели;
  • правила анализа числовых показателей;
  • процедуры принятия решений на базе анализа числовых показателей.

Набор числовых показателей работы склада должен формироваться с учетом факторов, требующихся для решения важных проблем на складе.

Для действительно успешного завершения проекта по реформированию управления складом требуется прохождение не трех, а четырех этапов проекта по внедрению WMS системы:

• разработка технологии работы склада (правила выполнения складских операций;
• инсталляция автоматизированной системы управления складом (первичная настройка, интеграция с корпоративной информационной системой), обучение персонала;
• запуск в эксплуатацию;
• разработка технологии анализа функционирования склада.

Сегодня на рынке преобладает IT-подход к внедрению WMS-систем. Компании-производители программного продукта конкурируют между собой по качеству презентационных материалов и технологий ведения проектов, описывая множество примеров «удачных» внедрений. Однако, при таком подходе практически не имеет значения, какая именно WMS-система была выбрана для внедрения и какая технология управления проектом будет применяться, т. к. конечный результат в любом случае не будет достигнут.

Следует отметить, что примеров эффективных внедрений WMS-систем на основе управленческого подхода в действительности крайне мало. Успешный результат  проектов с IT-подходом достигается только благодаря активности и высокого профессионализма менеджмента заказчика, что является большой редкостью. Поскольку разработка технологии анализа функционирования склада является сложной задачей, требующей квалификации и опыта, практически никто из компаний-внедренцев WMS-систем не озадачиваются проблемой анализа. Их персонал состоит из IT-специалистов, которые с тем же успехом занимаются как проектами по внедрению WMS-систем, так и, например, автоматизацией бухгалтерского учета.

Поэтому, выбирая партнера для реформирования склада, необходимо изучить и понять:

• Способен ли он эффективно с вами взаимодействовать длительное время -  до того момента, когда все основные проблемы будут решены?
• Что вы получите в качестве результата проекта – WMS-систему или работающий склад?
• Является ли технология анализа работы склада одним из ключевых результатов проекта?

Обязательно сделайте следующие шаги:

• Изучите инфраструктура потенциального партнера – есть ли у него офис и какой он, какая квалификация у специалистов по логистике, есть ли там «узкие» специалисты (эксперты по складскому оборудованию, профессионалы-технологи и др.)?
• Ознакомьтесь со списком реализованных проектов. Свяжитесь напрямую с компаниями, где состоялось внедрение, и узнайте их мнение. Обсудите потом полученную информацию с потенциальным партнером.
•  Посетите работающие объекты. Во время поездок обращайте внимание не на программу, а на то, хорошо или плохо работает склад.
• Посмотрите презентацию WMS-системы. Презентацию попросите сделать максимально адаптированной для Вашего склада.
• Ответьте для себя на вопрос, адекватные ли (в житейском понимании)  люди Ваши будущие партнеры или что-то настораживает в общении – например «жонглирование» терминологией, заумные объяснения и т.д?

Проект всегда начинается с формирования проектной команды, куда входят представители как исполнителя, так и заказчика.  Технология ведения проектов, описание возможных рисков, управленческая документация являются, безусловно, важными моментами. Они хорошо описаны в многочисленных изданиях и публикациях, посвященных тематике управления проектами. Хотелось бы обратить внимание на ключевой момент. Следует четко понимать, что проекты по внедрению автоматизированной системы управления складом являются в первую очередь бизнес-проектами, требующими серьезных организационных усилий. Срок проектов по внедрению WMS 3-6 месяцев, сроки реформирования склада 1-2 года. Соответственно, руководящие должности в проектной команде со стороны Заказчика должны занимать люди, которые управляют складом или логистической службой – те, кто в дальнейшем будет управлять людьми и процессами на складе и кто обладает полномочиями и авторитетом среди сотрудников. Именно они будут «локомотивами» преобразований на складе. Наличие таких людей в проектной команде резко повышает шансы на успех.

Достаточно распространенная ситуация, когда в предварительных переговорах участвует руководство компании или службы логистики. Однако, после начала проекта они отходят от дел и фактически важнейшим для компании проектом занимается ничем не мотивированный, не настроенный на преобразования и не обладающий достаточной квалификацией руководитель склада. Поэтому перед началом проекта, ответьте для себя на вопрос: «Есть ли у Вас мотивированный сотрудник, который готов посветить этому проекту 1-2 года».

Таким образом, мы обсудили два важных для реформирования склада вопроса – как искать компанию-партнера и как формировать проектную команду.  Остался еще широкий круг практических вопросов, обсуждению которых предполагается посвятить продолжение цикла публикаций по управлению складом.