Сколько стоит ВПР настроить, или простая арифметика: как компьютерная грамотность влияет на эффективность деятельности компании

Пожалуй, не найдется ни одного человека, который бы усомнился в значимости применения информационных технологий для нормальной реализации деятельности любого предприятия. На ум сразу приходят слова Бекона и Ротшильда: «Знания - сила» и «Кто владеет информацией – тот владеет миром». Но говоря об информационных технологиях, сразу же представляются проекты по внедрению корпоративных информационных систем как отечественных, так и иностранных разработчиков (1С, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) или отдельных модулей для управления деятельностью склада, транспорта и т.д. (WMS – warehousing management system и TMS – transportation management system). Длятся такие проекты далеко не один день, и даже не один месяц, и требуют значительных денежных вливаний. Но задумываются ли сотрудники линейного и тактического уровней, насколько может быть полезным обладать незначительной информационной грамотностью?

Представим компанию, являющуюся, по сути, дистрибьютором некоторого набора продуктов, каждая номенклатурная группа которого обладает определенным ассортиментным разнообразием. Товар поставляется из-за рубежа и требует проведения таможенной очистки. Рассматриваемая компания успешно работает в одной из выше упомянутых корпоративных информационных систем не один год, в том числе использует модуль для логистики. Но при внимательном изучении архитектуры программы становится очевидным, что система носит именно учетный характер и направлена в первую очередь на облегчение ведения бухгалтерской и налоговой отчетности. Логистическая часть программы содержит ряд нужных данных как для работы логистов, так и смежных подразделений компании. Однако от использования стандартных продуктов Microsoft Excel уйти не представляется пока возможным. Таможенное оформление проходит через таможенного брокера, причем логисты, занимающиеся поставкой продукции от иностранного источника снабжения в экстренных случая общаются и с декларантом. Декларант – постоянный, с течением времени приспособившийся к оформлению продукции, рассматриваемого предприятия. Документы на поставляемую продукцию передаются через брокера. Декларанту для проведения стандартной процедуры таможенного оформления продукции требуется помимо товарно-транспортных документов техническое описание продукции. Данное описание используется для подбора кода ТН ВЭД, а также для подтверждения его корректности при взаимодействии с инспектором таможенного поста. Описание предоставляется логистами фокусного предприятия, но поскольку специфика продукции не позволяет логистам реализовывать операцию подготовки технического описания самостоятельными силами, требуется знание технических особенностей поставляемого продукта, приходится каждый раз обращаться к техническим специалистам компании или к менеджерам по продажам данной продукции. Подобная процедура имеет ряд недостатков: во-первых, сотрудники (менеджеры по продажам и технические специалисты) отвлекаются от своих основных функциональных обязанностей, во-вторых, техническое описание приходится делать с завидной периодичностью, в-третьих, обращение логистов за помощью вызывает напряженность в работе отделов из-за двух выше описанных причин. Стоит также добавить, что весь процесс подготовки файла с по позиционным техническим описанием в среднем занимает от одного (очень редко) до трех-четырех дней. Это естественным образом сказывается на таможенном оформлении. Казалось бы, что тут страшного, что документы к декларанту попадают через четыре дня?

Здесь необходимо внести ясность в моделируемую ситуацию: поставщик отгружает продукцию автотранспортом в среду (изменения даты отгрузки произвести невозможно), причем документы поступают к логисту либо в этот же день, либо на следующий. Сканы документов на поставляемую продукцию присылаются на иностранном языке в виде, не приспособленном для передачи их в другие отделы для подготовки технического описания. Внесение информации по поставляемой продукции в учетную систему логистом занимает 1-2 дня. Соответственно только в пятницу сформированный для подготовки технического описания файл поступает в работу в другие отделы. По практике, машина с товаром приходит на таможенный пост либо в понедельник вечером, либо во вторник. К этому моменту декларанту ТОЛЬКО поступают все необходимые документы от логиста. Естественным образом для надлежащего формирования всего пакета для таможенного оформления декларанту требуется время, в среднем 1-2 дня. Как же в данной ситуации поможет функция Excel «ВПР»[1]?

Прежде, чем ответить на этот вопрос, необходимо заметить, что компания работает с несколькими поставщиками, прайс-листы которых включают в среднем по 20 тыс. товарных единиц. Казалось бы, задача по подготовке технического описания для часто используемых в работе позиций не выполнима. Но стоит сразу же обозначить ряд предпосылок, которые преодолевают «непреодолимость»:

во-первых, компания работает не с полным перечнем продукции, представленным в прайс-листе;

во-вторых, товары ряда поставщиков можно группировать по категориям продукции;

в-третьих, при внимательном исследовании требований к техническому описанию можно выявить минимально необходимый перечень характеристик продукции, обладание которыми помогает декларанту подбирать верный код ТН ВЭД.

Видятся две стратегии формирования единой базы информации для таможенного оформления: 1) использовать ранее подготовленную информацию и отправлять на доработку в другие подразделения только «новые» товарные позиции; 2) подготовить сразу же полноценную базу информации для «всех» (или почти) артикулов.

Обе эти стратегии объединяет необходимость наличия некой базы с единым стилем оформления, в которой будут собираться все артикулы с описаниями. Логика использования ВПР позволяет для товаров из новой поступившей партии «подтягивать» данные: для первой стратегии – выявляя недостающую информацию для ранее не приходившим артикулам, будет появляться в строках информация об ошибке; для второй – просто подгружая данные. Первая стратегия позволяет сократить гарантировано получение информации от смежных подразделений компании до одного дня (если только не вся идущая в компанию партия товара – сплошные новинки), вторая – вообще избавляет от «привязки» к другим отделам, значительно облегчая подготовку документов. Практика использования второй стратегии позволила производить оформление всего пакета документов до 2-3 дней, преимущественно 2-х. Автоматизации поддается не только внесение информации о техническом описании, но и сертификация: артикул, названии продукции, стоимость единицы, количество и итоговая стоимость, как правило, безоговорочно вносятся в учетную корпоративную информационную систему. Единственное, что не удалось автоматически учитывать, это информацию о весе, поскольку каждый раз от партии к партии она варьировалась.

Итак, использование функции «ВПР», которая под рукой каждого пользователя стандартным пакетом офис может привести к существенной экономии времени, а значит и денег компании, а научится пользоваться «ВПР» – дело не сложное: так что ничего не стоит «ВПР» освоить, зато его просто настроить позволит много сэкономить.

[1] Функция ВПР позволяет выполнить поиск в первом столбце диапазона ячеек и получить значение из любой ячейки в той же строке диапазона (Источник: справочник Excel)