Срок выполнения заказа: основные ошибки при расчете

В своей статье “Заказ поставщику: какие параметры необходимо учесть при расчете“ я описала параметры, которые необходимо учитывать при расчете заказа поставщикам (или пополнении запаса с центрального склада). В этой статье я опишу подробнее об одном из них — сроке выполнения заказа.

Срок выполнения заказа — это время (обычно в днях, неделях или месяцах), которое, по нашим оценкам, уходит на пополнение запаса какого-либо товара из основного источника снабжения.

Величина этого параметра будет влиять на объем заказа, хочу познакомить вас с наиболее частыми ошибками при определении этого параметра.

Первая ошибка — срок выполнения заказа не учитывается при расчете заказа. К чему это может привести? В первую очередь, к дефициту товара. Для определения объема заказа нам необходимо определить сколько будет продано товара до следующей поставки, но для этого нам нужно знать когда придет та поставка, которую мы сейчас рассчитываем. А это и есть срок выполнения заказа. Чаще всего это ошибка допускается, если менеджер по закупкам или по логистике не знает основных формул пополнения запаса. Чтобы избежать возникновения дефицита менеджеры в этом случае на глаз заказывают больше чем необходимо. Это помогает частично избежать дефицита, но не всегда. Самое главное, что они не понимают причин — почему же возникает дефицит. А без понимания причины невозможно убрать ее. Как рассчитать заказ поставщику и учитывать все параметры можно научиться на курсе “Управление запасами: как рассчитать заказ поставщикам без дефицита и неликвидов” 

Вторая ошибка — учитывается срок доставки, а не срок выполнения заказа. Срок поставки называют еще “плечо доставки”. Важно помнить, что срок выполнения заказа — это время от момента когда вы рассчитали заказ поставщику и до того, как товар прибыл на склад, разгружен, оприходован и готов к продаже. Если вы работаете сейчас в компании, в которой расчет и отправка заказа поставщику занимать минут 10-15, а приемка на складе происходит оперативно, то скорее всего использование срока доставки, а не срока выполнения заказа, не будет критичным. Но как только вы перейдете в другую компанию, в которой расчет и согласование заказа занимает несколько дней, а товар от поставщика принимают на складе в течение 1-2 недель, то ваши расчеты будут приводить к дефициту товара.

Третья ошибка — нет актуальных данных по сроку выполнения заказа по поставщикам. Срок выполнения заказа мы определяем, как время, которое ушло на пополнение запаса в прошлом. Однако, срок выполнения заказа часто меняется — это зависит и от поставщика, и от перевозчика, и от работы склада. Если мы не будем отслеживать срок выполнения заказа, не будем вести статистику по всем заказам — мы будем применять при расчетах неактуальные параметры, а значит, вероятны дефицит и излишки.

Для менеджеров по закупкам, которые работают с российскими поставщиками, может быть некритичным если они не собирают статистику и не отслеживают актуальный срок выполнения заказа. Проблемой это становится для дальних поставок, например из Китая. Я знаю пример торговой компании, поставляющей товары из Китая. В компании была проблема с дефицитом — ежемесячно 20-25 % заявок клиентов не могли удовлетворить из-за дефицита. В стоимостном выражении это соответствовало 20-25 млн. рублей. После проведения аудита расчета заказа поставщикам выявилось, что срок выполнения заказа учитывался как 4 месяца, эти данные были накоплены ранее, но по прошествии некоторого времени срок выполнения заказа увеличился до 5 месяцев, а менеджеры не знали об этом — статистика не велась по поставкам. Это было уже выявлено постфактум.

Как можно организовать сбор статистики по сроку выполнения заказа? Создайте в общем доступе таблицу Excel, отведите для каждого поставщика отдельный лист и заносите туда даты размещения заказа, отгрузки поставки и готовности к отгрузке на вашем складе.

Сайт Ольги Правук http://uppravuk.net/