Стоит ли автоматизировать технологию управления запасами?

Стоит ли автоматизировать технологию управления запасами?
Грязнова Ольга, тренер-консультант ЗАО Logist-ICS www.logist-ics.ru

Для начала, стоит уточнить, что такое технология управления запасами – это определение «когда, что и сколько заказать поставщику, что бы успеть подвезти товар (сырье, вспомогательные материалы) и не допустить существенного дефицита».

Технология включает в себя несколько этапов:
1. деление товаров на группы по степени важности
2. определение потребности в товаре (сырье и т.д.)
3. учет издержек, связанных с запасами
4. нормирование запасов и их оборачиваемости
5. разработка алгоритма определения текущего размера заказа, и момента его передачи поставщику.

Реализовывать технологию можно по-разному, в зависимости от масштабов компании и наличия финансовых ресурсов. Основным препятствием в повышении эффективности в вопросах с запасами являются три основных аспекта – наличие инициативы в коллективе, наличие возможностей (компетенций) изменить существующую технологию, ну и самое печальное – наличие времени. Эти препятствия гораздо меньше влияют на небольшие компании, так как здесь легче договориться. В крупной компании, где все процессы регламентированы, продвинуть инициативу гораздо сложнее и дольше.

В общем случае решения по автоматизации технологий управления запасами принимается по трем основным причинам:
1. Стоимость труда. Чем выше заработная плата, тем меньшую трудоемкость операций необходимо обеспечивать.
2. Требования рынка к наличию товаров (к уровню бездефицитности).
3. Цена ошибки. Чем больше ассортимент и объем закупок, тем дороже обходится компании такой вопрос, как человеческий фактор.

Не так давно столкнулась с небольшой компанией из Новосибирска, численность персонала которой около 50 человек. Так в этой компании сам процесс внедрения автоматизации управления запасами занял чуть более трех месяцев. Результат – менеджер получает на руки документ «автозаказ», при этом нет необходимости его вручную корректировать. Правда, данная технология не учитывала все издержки, связанные с запасами, так как получение более точных данных приводит к существенному удорожанию контрольной функции.

В другой, так же не большой компании, есть разработанный алгоритм, но полной автоматизации нет. Алгоритм реализуется с помощью незаменимого инструмента для логиста - Excel. И сам алгоритм, так же как и в первом примере, не обеспечивает абсолютной точности и максимальной эффективности. Масса решений в рамках данной технологии остаются эмпирическими. Но позволяет исключить ошибку менеджера, связанную с человеческим фактором (забыл, ошибся, упустил, заказал второй раз, и т.д.).

Ну и, наконец, можно вспомнить большое количество достаточно крупных компаний, в которых внедрение технологий по управлению запасами занимает гораздо больше времени (год и более). Отнимает больше ресурсов финансовых и трудовых, требует более серьезного учета издержек, требования к программному продукту тоже возрастают. Но этот подход обеспечивает тот самый синергетический эффект.

Вспоминая классический инструмент в логистике, АВС – анализ: «контроль за 20 процентами материальных ценностей обеспечивает 80 процентов результата», хочется заметить, что начинать стоит с разработки общей технологии в управлении запасами. А затем доводить ее до совершенства небольшими шажками, по мере увеличения требований рынка и клиентов, а так же требований собственников и руководства компании к издержкам.

Подробное рассмотрение описанной технологии с цифрами, фактами и примерами