Управление запасами: от модели к реализации (часть первая)

Управление запасами: от модели к реализации (часть первая)
Управление запасами: от модели к реализации (часть вторая)

фирма КонСи

Когда начинается технический прогресс? Некоторые, иронизируя, говорят, что когда не хочется работать - можно что-нибудь придумать, чтобы облегчить себе жизнь. Но наши российские предприниматели, скорее всего, скажут, что работать головой начинаешь только тогда, когда есть желание выжить в конкурентной борьбе. Выиграть в конкурентной борьбе можно только тогда, когда на вооружение принимаются новые технологии ведения бизнеса. Одна из таких технологий - "Управление запасами".

"Управление запасами? Интересно, а чем эта новинка отличается от складского учета?" - спросит читатель. "У нас в фирме стоит прекрасная складская программа, которая дает все для того, чтобы торговать. Мы потратили на нее массу времени, научили работать с ней персонал. Теперь мы торгуем и проблем не знаем". Такие высказывания можно услышать часто, когда заходит разговор о необходимости решения проблем торговли в фирме, сталкивающейся с трудностями продвижения своих товаров.

Сегодня многие владельцы торговых фирм не могут себе представить жизнь без складских программ. Но еще не так давно продавцам программного обеспечения стоило больших трудов убедить владельца фирмы в необходимости серьезных финансовых вложений в создание системы складского учета. Желание "правильно" торговать заставило руководителей фирм серьезно отнестись к учету товаров. Только после этого программа складского учета стала реальностью и повседневным инструментом торговли.
Но жизнь не стоит на месте. Появляются новые задачи перед владельцами фирм. Из уст страждущих руководителей фирм теперь часто можно услышать тирады: "Хотелось бы так наладить свой бизнес, чтобы знать, что купить, сколько купить, сколько отдать на реализацию, по какой цене, да так, чтобы и конкуренты ничего не смогли нам противопоставить..." Решение подобных задач требует привлечения технологий управления запасами и маркетинга, а не простой компьютеризации складского учета. Хотя это тоже очень важно.

Итак, почему возникают проблемы, которые решаются с помощью технологий управления запасами?

Наступил момент в жизни российского торгового бизнеса, когда поднакопились деньги, этап первоначального накопления капитала завершается, рынки сбыта поделены. Теперь владельцам торговых фирм хочется удержать нажитое и достигнуть паритета в конкурентной борьбе...

Итак, давайте постараемся понять, чем же занимается технология управления запасами. Начнем с азов... Как говорится, от простого к сложному, от частного к общему...

Чтобы объяснить суть решаемых проблем с помощью технологии управления запасами, рассмотрим несколько очень простых примеров. Мы акцентируем Ваше внимание на логике рассуждений, которой следуют аналитики при решении задач управления запасами.

От дискретной реальности к абстрактной непрерывности

Торговый процесс дискретен по своей природе. Каждый факт продажи товара имеет время свершения, оценивается объемом проданного товара, его ценой. Таких фактов множество, тысячи и тысячи... Технологии складского учета фиксируют каждый факт прихода или отпуска товара, вычисляют остаток товара, финасовые долги покупателя и продавца. Что же необходимо предпринять, чтобы наглядно представить движение товаров?

Есть классический прием - это построение модели. На (рис.1) показан дискретный процесс отпуска товара во времени. По горизонтальной оси откладывается время, а по вертикали отмечается уровень остатка товара на складе. Размер остатка дает складская программа. Каждая продажа снижает уровень запаса.

Сделаем первое допущение. Будем считать, что единичные продажи схожи по объему. Тогда можно предположить, что они могут быть описаны одной величиной - средним объемом разовой продажи. Тогда ступенчатый график уровня запаса можно заменить наклонной линией, которая в каждый момент времени понижается на среднюю величину отгрузки товара.

Сделаем первое допущение. Будем считать, что единичные продажи схожи по объему. Тогда можно предположить, что они могут быть описаны одной величиной - средним объемом разовой продажи. Тогда ступенчатый график уровня запаса можно заменить наклонной линией, которая в каждый момент времени понижается на среднюю величину отгрузки товара.

Согласитесь, что здесь все просто. Но мы сделали принципиальный шаг в понимании реальности. Мы заменили реальную картину продаж абстрактной моделью, в основу которой мы положили допущение о схожести разовых покупок.

Что же дает нам эта простейшая модель? Зная угол наклона линии, которой описывается траектория уровня запаса на складе, мы можем рассчитать момент, когда товар будет полностью распродан (рис.2).

Исследование спроса

Кто не слышал избитую фразу "спрос рождает предложение"? В этом банальном утверждении кроется много того, что следует знать тем, кто решил понять технику управления запасами. Во-первых, что такое спрос в терминах создаваемой модели запаса? Спрос описывается углом наклона кривой, которая показывает остаток товара на складе. Чем больше угол, тем быстрее уровень запаса достигает нулевой отметки, и наоборот, пологий наклон кривой уровня запаса свидетельствует о медленной распродаже запаса.

Если предположить, что в следующий плановый период спрос останется неизменным, то без больших проблем можно определить уровень запаса, которого следует достигнуть после поставки товара на склад (рис.3).

Итак, мы сделали еще один важный шаг в построении модели товарного запаса. Мы показали развитие товарного запаса во времени. При построении модели мы предположили, что на протяжении нескольких периодов планирования (распродажи и восполнения запаса) спрос на товар остается неизменным. Графически это легко обнаружить. Пилообразный график, которым описывается уровень запаса, имеет равные по размеру "зубья" (рис.4).

Колебания спроса

Сделаем еще одно приближение к реальности торгового процесса. Главные сложности привносит все тот же пресловутый спрос. Он может колебаться. Когда мы планировали объем закупки товара для восполнения запаса, то предполагали, что наклон кривой будет одним и тем же, но после того, как было принято решение об объеме закупки, по непредвиденным и не зависящим от нас причинам спрос изменился. Предположим, что спрос увеличился. Очевидно, что кривая уровня запаса достигнет нулевой отметки раньше планируемого срока. И следовательно, нам необходимо будет срочно восполнить запас или ждать очередного момента планового восполнения запаса без товара на складе. Выход очевиден. Необходимо предусмотреть некоторый страховой резерв (рис.5) на случай изменения спроса. Но что это означает?

Приняв решение о дополнительном объеме запаса, которым можно было бы торговать, мы тем самым вложим деньги в товар, который будет лежат без движения, но который может пригодиться только в том случае, когда произойдет увеличение спроса. Разумно ли это? Какое решение следует принять? Однозначный ответ дать нельзя.

Дисциплина поставок

Это еще одна деталь, без которой модель запасов будет далека от реальности. Да, наш поставщик должен быть надежным. Можно оказаться без товара в том случае, если в момент распродажи товара плановая поставка будет сорвана. Не будем уточнять причины сбоя поставки. Сейчас, при построении модели управления запасом, это не важно.

Главное, на что мы должны обратить внимание, это на то решение, которое лежит на поверхности. Необходимо создать такой резерв товара на складе, чтобы его хватило даже в том случае, когда будет сорван срок плановой поставки. Но как определить величину этого страхового резерва? Опять же, товар, отложенный на черный день, стоит денег, да он и портится. Как искать решение?

Деньги - фактор управления запасами. Итак, мы построили модель движения уровня товарного запаса. Не будем уточнять ее параметры, это мы сделаем чуть позже. Сейчас мы сделаем еще один шаг к реальности. Товар стоит денег, нам, как продавцу, за него платят покупатели, а мы покупаем товар у поставщика. Что это за процесс? Это новая деталь в модели запаса. Это новая размерность, новый класс сложности.

Предположим, что за проданный товар мы получаем плату в тот же момент, когда отгружаем товар, тогда вместе с падением кривой уровня запаса растет кривая вашей выручки. Но в момент приобретения очередной партии товара от поставщика мы часть полученной выручки отдаем за очередную партию товара. Не всю, конечно, иначе во имя чего торговать. Что-то оставляем себе и вкладываем в другие товары... Но как будет выглядеть график, если мы будем давать товар покупателям на реализацию, а поставщик будет требовать оплаты в момент поставки? Очевидно, что чаще всего денег не будет хватать для расплаты с поставщиком. Поэтому поставщик, для нашего же блага, дает нам товар также на реализацию, но на чуть больший срок, чем мы - своим покупателям. Ведь Вы должны успеть собрать деньги. Итак, на модель запасов в количественном измерении (в штуках, кг, бутылках, ящиках) накладывается модель движения денежных средств в разных формах, наличности, долгов, сроков платежей и т.д. И безусловно, что и эта финансовая часть есть составная и неотъемлемая деталь модели управления запасами.

Многомерность запасов

А теперь представим, что торгуем не одним, не десятью, а несколькими сотнями, тысячами товаров. Это, пожалуй, многовато, никто не сможет проанализировать множество графиков с движением отдельных товаров и их оплат.

Что же делать? Мы просто сменим уровень детализации и заменим сведения об отдельных товарах сводными данными по товарным группам... Модель упростится, будет содержать только главные элементы - оценки уровня запасов по группам товаров.

Аналогичным образом можно сделать еще одно обобщение. Откажемся от видового разнообразия товаров. И мы получим общее представление о всем товарном запасе фирмы. Теперь можно говорить достаточно просто и манипулировать десятком цифр и графиков, оценивающих весь запас как единое целое.

Итак, мы рассмотрели основные приемы моделирования запасов. Мы делали допущения и обобщения. Однако, какова правомерность этих допущений? Почему мы предположили, что отдельные продажи схожи? Это не факт, а наша гипотеза. Для того, чтобы эту гипотезу применить в модели, а следовательно, в планировании закупок, необходимо исследовать "схожесть" продаж. Этот анализ и составляет предмет маркетинговых исследований, инициированных нашим желанием решить одну из задач управления запасами.

Можно продолжить далее. Но для того, чтобы включить эти изменения в модель, надо провести исследование и найти числовые параметры, которыми описываются эти колебания. Необходимо научиться прогнозировать этот спрос. Как это делать? Это предмет другого детального разговора. Но, обратите внимание, это тоже предмет управления запасами. Можно продолжать и продолжать, говорить о том, что необходимы данные о вероятности срыва поставок, о сроках возврата денег за реализованный товар и так далее. Можно смело сказать, что любая деталь модели, которую можно построить, требует практического изучения на данных, взятых из живого торгового процесса. Именно складские программы дают информацию для изучения торгового процесса и построения моделей товарного запаса.

Таким образом, можно выделить три элемента моделирования запасов. Во-первых, следует построить модель запаса. Во-вторых, необходимо научится использовать созданную модель для выработки управленческого решения, которое дает экономический результат. И в-третьих, необходимо создать технологию работы персонала, который следил бы за тем, чтобы модель запаса и сами решения соответствовали изменяющимся условиям торговли.

В следующей статье мы расскажем, как должна быть построена технология работы торговой фирмы, чтобы она могла управлять запасами. Именно управлять, а не просто фиксировать остатки товара на складе, дебиторскую и кредиторскую задолженности.

Наш читатель, внедряя новые технологии ведения торговли, основное внимание уделяет решению проблем складского учета. Чаще всего он применяет специализированные торговые программы, в которых в полной мере реализованы функции складского учета.

На основе накапливаемых в складской программе сведений о движении товаров бухгалтер фирмы создает отчеты. Эти отчеты прежде всего предназначаются для расчета налоговых отчислений и ведения финансовых платежей своим поставщикам и клиентам. Отчеты также позволяют получить представление о состоянии запасов. Какой товар есть на складе, сколько его пришло и ушло со склада, кому, почем и т.д.

Да, этой информации много. Ее достаточно, чтобы вести складской учет. Но, обилие информации о товаре не означает, что проблемы управления запасами решены в том объеме, который обеспечивает надежное управление торговой системой. Принимаемые решения о товарных запасах во многом носят интуитивный характер, а изучение запасов ведется по сводной ведомости, создаваемой складской программой. Сами решения основываются на мнении руководителя торговой фирмы или его многоопытных сотрудников. При возрастании объемов торговли, появлении конкурентов или при потере квалифицированных кадров перед руководством возникают серьезные проблемы по анализу товарных запасов и их восполнению.

Задачи управления запасами являются одними из самых сложных в математическом смысле, которые существуют в области управления торговлей. Появившись во время второй мировой войны как задачи управления поставками боеприпасов, они затем нашли свое место в системах управлением поставками готовой продукции у крупных промышленных корпораций. С развитием вычислительной техники, созданием огромных систем разветвленной розничной торговли на западе появились модели управления планированием поставок. В настоящее время принципы построения системы управления запасами хорошо изучены. Однако остается простор для анализа конкретных ситуаций, в которых применяются торговые системы, анализа конкретных экономических задач.