Я процессы опишу, пусть меня научат!

Я процессы опишу, пусть меня научат!

БИГ-Петербург

Цели описания – зачем это надо?
Эффективность логистической системы при заданном уровне логистических издержек обычно характеризуется следующей группой показателей: готовность товара к поставке, обязательность, гибкость и качество поставок, сокращение времени выполнения заказа, информационная готовность. Значения этих показателей непосредственно зависит от уровня организации бизнес-процессов в компании. В узком смысле этого термина, логистика – это и есть организация процессов разного типа. Но если в иностранных компаниях сейчас все внимание сосредоточено на задаче их оптимизации, то большая часть российских еще не решила предыдущую - выстроить процессы в более или менее приемлемую систему, для чего, прежде всего, необходимо их формальное описание. Только решив эту задачу и научившись получать необходимую информацию о материальных потоках, можно начать целенаправленное управление показателями качества логистической системы, а также применение известных методов управления запасами и логистическими издержками.

Приступая к построению формальных моделей бизнес-процессов желательно представить их роль в общем ряду бизнес-моделей компании. В общем случае, задача структурного описания процессов может преследовать следующие цели:

Стратегический анализ организации процессов компании, как следующий шаг за построением организационно-функциональной модели. Если последняя только определяет и стратегически распределяет функции между подразделениями компания, то на уровне бизнес-процессов можно промоделировать их взаимодействие.

Постановка системы качества, также связанная с достижением стратегических целей предприятия. В последней редакции стандарта качества ISO-9000 деятельность компании рекомендуется описывать, как совокупность бизнес–процессов, что позволяет достигнуть ее лучшей прозрачности в части обеспечения «гарантированного уровня качества разработок, производства и поставок продукции».

Организация и оптимизация логистических цепочек, упомянутые в начале. Однако только немногие компании могут позволить себе иметь полное описание своей деятельности с необходимой для управления степенью детализации. Поэтому, в качестве объектов для формального описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности. А начать упорядочение бизнеса следует с выявления таких процессов с помощью типовых техник логистического анализа: метода АВС и XYZ.

И, наконец, еще один случай, когда формальное описание процесса является необходимым - это переход к его компьютеризации. Здесь надо еще точнее представить каждый из процессов – ресурсы, документы, исполнителей, действия, условия ветвления и т.п.

Техники моделирования процессов – основания выбора
На этапе моделирования бизнес-процессов, требуется не просто пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а определить взаимодействие между элементами ранее описанной организационно-функциональной структуры. Если вспомнить, что даже первое упражнение на подавляющем большинстве компаний не доведено до конца, то, что говорить о следующем этапе, который на порядок труднее. При этом, еще надо это сделать на языке доступном для понимания ВСЕХ участникам взаимодействия.

Какие же варианты техник описания предлагает нам российская и мировая практика:

- словесное описание в произвольной форме. Язык – это универсальная моделирующая система и, следовательно, справится и с этой задачей. Но, как правило, такое описание настолько громоздко, что ошибки и неточности в нем становятся неизбежными, а сам документ обречен на забвение.

- формальное описание. Это некоторое ограничение языка, при котором вводятся специальные внутренние формы или процесс описывается через систему частных документов: таблиц документооборота, должностных инструкций и т.п.

- большим шагом к достижению желаемой ясности и наглядности в описании процесса является переход к графическому языку – диаграммам процессов, деревьям структур данных и т.п. (В одном из руководств по ИТ- консалтингу приводится анализ известного рассказа Чехова «Толстый и тонкий», в котором сын последнего, Нафанаил, попеременно снимал то шапку, то фуражку. Иллюстрации таких неточностей не допускают.) Здесь уже необходим какой-то стандарт – универсального графического языка не существует.

- и опять возможны варианты – собственный стандарт предприятия или переход на международные. Что дает последнее решение? Во-первых, понимания таких описаний становится возможным за пределами предприятия, то есть намечается отход от, так называемых, «субъективных систем управления». Во–вторых, к стандартно описанным процессам можно применить стандартные же техники анализа и оптимизации. По аналогии: применяя международные стандарты финансовый отчетности, вы получаете в свое распоряжение накопленную мировой практикой библиотеку техник финансового анализа.

Рамки статьи не позволяют рассмотреть несколько формальных техник структурного анализа и проектирования процессов, поэтому остановимся на хорошо разработанном семействе методологий IDEF, которое в США является государственным стандартом
IDEF - ICAM DEFinition, где ICAM, в свою очередь, обозначает программу «Интеграция компьютерных и промышленных технологий» разработанную по заказу ВВС США и получившую международное признание.

После опубликования данного стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа процессов в промышленных и торговых системах, госструктурах и т.п. (Например, он активно начал применяться и в отечественной Государственной налоговой инспекции…). Более того, именно с широким применением IDEF связано возникновение основных идей популярного ныне BPR (бизнес – процесс реинжиниринга)

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит графическая визуализация бизнес - процессов в виде блоков, с различной функциональной ролью сторон.

Объектами преобразования для бизнес – процессов могут являться различные виды ресурсов предприятия: материальные (сырье, материалы, продукция), финансовые, информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описываются материальные (или финансовые) поток и связанные с ними информационные.

Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация или другой ресурс, которые подвергаются обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход) с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или автоматизированная система), который реализует функцию ( операцию) представлен дугой снизу

Одним из важных моментов при описании процессов с помощью методологии IDEF0 является точная спецификация типов связей между функциями:

- коммуникационная, при которой функции используют одни и те же данные и/или производят одни и те же выходные данные.

- последовательная, при которой выход одной функции служит входными данными для другой.

- функциональная, отражающая полную зависимость одной функции от другой (например, управление в ходе решения общей задачи)

Кроме правил изображения блоков и потоков, наиболее существенными в методологии IDEF0 являются принципы объединения блоков в модель:

- принцип функциональной декомпозиции

- принцип контекстной диаграммы

- принцип ограничения сложности

Принцип «функциональной декомпозиции» является третьим китом методологии IDEF (наряду с правилами описания функций-блоков и потоков). Два других конкретизируют способ его применения.

Этот принцип представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, что любая функция (а функция – это свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на более простые действия (процессы или функции более низкого уровня, вплоть до элементарных операций). Графически, при использовании программных средств, принцип декомпозиции представляет собой возможность, «провалившись» в функциональный блок, рассмотреть его изнутри, т.е. как бы воспользоваться увеличительным стеклом.

Согласно второму принципу, IDEF - моделирование начинается с контекстной диаграммы, на которой объект представлен одним-единственным блоком. Все потоки на данной диаграмме подразумеваются приходящими извне (или уходящими во вне) к объектам вне компании. Например, при моделировании компании в целом, таким образом можно графически изобразить ее «миссию» – что она дает и берет из окружающего ее мира. Но такой же взгляд допустим и при автономном рассмотрении любого блока процесса. В ходе моделирования, для каждого блока надо определить, что нужно сделать для реализации возложенной на него задачи (миссии).

Последний принцип - это ограничение сложности. Диаграммы IDEF несут в себе очень концентрированную информацию, в связи с чем, необходимо применять меры по повышению их наглядности. Основными являются два приема:

1) Количество блоков на одной диаграмме не более шести
2) Количество интерфейсных дуг, подведенных к одной стороне блока – не более четырех

Применение методологий семейства IDEF (особенно в сочетании с соответствующими программными средствами) позволяет существенно повысить эффект от взаимодействия специалистов как внутри предприятия, так и с внешними консультантами например, на этапе концептуального проектирования информационной системы. Очень важной является возможность использования навыков моделирования при разработке новых расширений бизнеса, как стратегического характера, так и оперативных (например, начало продаж по предварительным заказам). Все это можно процедурно увязать с существующими процессами, т.е. вписать в контекст существующей деятельности и довести до конкретных исполнителей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики – создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Дальнейшее движение вперед связано с реинжинирингом или перестройкой процессов с последующей их автоматизацией, так как реинжиниринг, по определению, имеет в виду кардинальное улучшение всех показателей связанных с деятельностью компании, что становится возможным благодаря использованию возможностей, предоставляемых компьютерными технологиями.

Моделирование данных
Это движение, прежде всего, опирается на умение снимать и пользоваться информацией модели процесса, а также на выработку количественных оценок показателей эффективности логистики.

Все логистические контура управления материальными потоками бизнес-процессов предприятия образуют единую информационную систему (ИС), в задачи которой входит предоставление достоверных и надежных данных, позволяющих подменять реальные физические запасы информацией о них, а также накапливать массивы этих данных. При этом мы получаем возможность оценивать такие показатели как оборачиваемость складов, долю запасов в обороте, затраты на связанный капитал и т.п. Кроме того, это позволит в полном объеме применять стандартные методы логистического анализа и иметь объективные критерии качества процессов, а также оценивать результаты реинжиниринга и автоматизации.

В состав обрабатываемых данных логистические системы включают, как минимум, следующие девять основных элементов, образующих базу информационного контроля над структурой хранения и перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ):

1) Вид ТМЦ
2) Происхождение ТМЦ
3) Количественные характеристики
4) Стоимостные характеристики
5) Месторасположение (размещение)
6) Время поступления в место размещения
7) Время отправки из места размещения
8) Способ транспортировки
9) Время транспортировки

Кроме того, информация о ТМЦ может содержать любые значимые элементы, отражающие специфику конкретного производства (торговой деятельности), а также принятую в компании систему управленческой отчетности.

Таким образом, то все потоки все потоки в системе должны быть выявлены и описаны достаточно детализировано. Для решения этой задачи разработана методология информационного моделирования IDEF1, целью которой является определить - «какая информация требуется для реализации функций, описанных диаграммой IDEF0». Эта технология моделирования, существующая в рамках единого подхода, является двойственной к IDEF0: первая детализирует функциональные блоки («функции»), вторая информационное содержание «потоков», взаимодействующих с функциями. В качестве изобразительных средств методология IDEF1 использует особые ER-диаграммы (Entity-Relationship - сущность-связь), определяющих взаимную входимость и связи информационных объектов (сущностей).

В этой технологии заложен ряд мер обеспечивающих возможность непосредственного переноса модели данных в специальные средства проектирования программных систем. Поэтому, при отсутствии этой необходимости, строгое применение этой технологии является избыточным и целесообразно воспользоваться другими средствами детализации потоков IDEF0–диаграмм и информационных объектов создаваемой программной системы. Тем более, что задача такого описания существенно упрощается в случае ориентации на достаточно узкую предметную область и, следовательно, конкретный класс информационных логистических систем.

Надо иметь в виду, что описанные ранее модели процессов гораздо ближе к непосредственной деятельности пользователя, чем формальные модели данных, которые ориентированы, главным образом, на разработчика ИС. С точки зрения пользователя, в логистической информационной системе могут быть описаны только три класса объектов, с которыми происходит его общение с системой:

«Документы», в которых должны быть сгруппированы все документы, являющиеся входными или выходными для основных бизнес–процессов: договора, акты, счета, платежные поручения, накладные, и т.п. Причем, как имеющие твердую копию, так и электронные формы ввода информации (в том числе сообщений). Информационное содержание документов задается с помощью самого нижнего уровня описания – «полей».

«Справочники», в которых происходит накопление данных по наиболее существенным и устойчивым объектам рассматриваемой предметной области (например: товары, виды сырья и материалов, контрагенты, склады, подразделения, сотрудники и т.п.) В составе «Справочников» могут быть выделены особые динамические объекты - «регистры», являющиеся накопителями наиболее важных данных, полученных в результате обработки документов

«Отчеты», порождаемые информационной системой. Отчеты являются средством структурированного вывода управленческой информации и используются в качестве входов при организации процессов управления, задачей которых является обработка информации с целью формирования корректирующих воздействий на основные бизнес–процессы.

Общая схема модели данных системы предназначенной для накопления и обработки логистической информации приведена на Рис.2. Эта модель является достаточно простой и опирается на возможности наиболее распространенных в России инструментальных средств разработки информационных систем в этой области (например, «1С:Предприятие»).

В заключение о грустном…
Что же мешает российским компаниям воспользоваться этими достижениями мировой управленческой мысли и внедрить их в свою повседневную деятельность?

По мнению ряда отечественных консультантов - прежде всего, это деньги. Стоимость средств программной поддержки и консалтинга в ходе внедрения пока не по карману многим российских компаниям. Хотя в последнее время были созданы российские средства бизнес- моделирования, существенно менее дорогие, чем западные аналоги. На втором месте, отмечается отсутствие должной корпоративной культуры – привычки как руководства, так и персонала работать в жестко заданном функциональном, временном, информационном и прочих регламентах (По мнению, одного из консультантов, мы отличаемся от англичан и американцев тем, что в каждом деле находим тот вариант, который невозможно было запланировать!)

И, наконец, непостоянство внешней среды – тонкие инструменты требуют стационарных условий работы с точки зрения законодательства, контрагентов и т.п. По крайней мере, скорость внедрения технологии должна превышать скорость изменений условий бизнеса.

Однако если компании удается преодолеть все эти препоны и добиться внедрения, то скорость реакции на изменения станет существенно выше и это, возможно, создаст ей решающие конкурентные преимущества!