Заказные позиции: как избежать возникновения неликвида

Когда на моих семинарах поднимается вопрос о причинах возникновения неликвидов большинство участников говорят, что в их компаниях одна из основных причин — это заказные товары, от которых отказались клиенты. Что значит “заказные” товары? Это товары, которые продаются крайне редко, и заказывают их у поставщиков под конкретный заказ клиента. Проблема с “заказными” товарами в том, что спроса на них нет, и в случае когда клиент отказывается от заказа, этот товар практически со 100%-й вероятностью становится неликвидом.

Что сделать для того, чтобы заказные позиции не стали неликвидами?

Первое: установите запрет на удаление документов с заказом клиента в информационной системе. Нередко я сталкиваюсь с ситуацией: пока заказной товар доставляются от поставщика, клиент спокойно отказывается от этой заявки, менеджер по продажам удаляет заказ, и, когда такой товар прибывает на склад, уже трудно понять, почему его привезли. Это особенно актуально для длительных поставок. В результате, товары, которые трудно или вообще не продаются, остаются на складе, и ответственным является менеджер по закупкам — он заказал и привез невостребованный товар.

В этом случае проблема не в том, чтобы переложить ответственность с одного менеджера на другого, или с одного подразделения на другое. Основная задача в данном случае — понимать истинную причину возникновения неликвидов с целью дальнейшей работы над ее устранением и недопущения возникновения неликвидов.

Техническое решение выглядит следующим образом: для отмены заказа вводится новый документ — Корректировка заказа или Удаление заказа, в котором необходимо указывать причину удаления заказа.

Второе: для профилактики возникновения неликвидов заключайте с клиентом договор на эту поставку, в котором указываются условия оплаты (лучше всего, если это будет предоплата — это тоже снижает риск отказа от поставки), возможность или отсутствие возможности отказа от заказа, штрафы при отказе от заказа. Заключение такого договора позволяет отфильтровать те заказы, по которым у клиентов нет уверенности, но полностью не снижает все риски. Договор на поставку заказных позиций лучше заключать с зеркальной ответственностью: со стороны клиента — в случае отказа от заказа и со стороны компании — в случае срыва сроков поставки.

Третье: запрет на отказ от поставки заказной позиции. На таких условиях работают, например крупные компании по поставке оборудования для систем отопления, водоснабжения, водоочистки и водоотведения. На этом рынке чаще всего большое количество заказных позиций, и если бы у клиентов была возможность отказаться от своих заказов на такие позиции, эти компании давно бы обанкротились. Для подтверждения своего заказа клиент должен подписать договор на условиях предоплаты по этому заказу, также прописывается и то, что клиент не может отказаться от заказа.

В практике компаний, которые применяют такую схему работы, были случаи, когда клиенты отказывались от заказа — и вопросы возврата денежных средств решались в суде. А были случаи, когда компания шла навстречу клиенту и возвращала предоплату за товар, от которого он отказался. Безусловно, каждый случай обращения клиента по вопросу отказа от “заказной” позиции решается индивидуально. Такая схема работы снижает вероятность возникновения большого количества неликвидов.

Четвертое: в случае если вы не можете своим клиентам установить жесткое требование о запрете отказа от поставки заказной позиции, установите штраф за отказ. При этом важно проработать с поставщиками по этим поставкам возможность возврата этой позиции. Сможете ли вы об этом договориться — вопрос умения вести переговоры и того, какие взаимоотношения у вас с поставщиком. При этом важно, чтобы штраф, который оплачивает клиент, покрывал возможные затраты на возврат, в том числе если речь идет о реэкспорте.

Пятое: разберитесь с причинами отказа. На мой взгляд, для компании очень важно разбираться с причинами отказа клиентом от поставки заказного товара, ведь это поможет снизить этот риск. Например, клиент отказался от поставки в связи с тем, что компания не выполнила сроки поставки. Если эта причина актуальна для вашей компании, разберитесь с тем, почему не выполнен срок поставки. Если это связано с тем, что поставщик не поставил в оговоренные сроки, то значит пора включать в договора с поставщиками пункт о выплате штрафа в этих ситуациях. Если поставки осуществляет отдел логистики компании, значит, логистика должна проработать новые схемы поставки, выбрать других перевозчиков и т.д. В данном случае выявление причины позволяет предпринять меры для их устранения и для снижения рисков.

Шестое: важным фактором снижения риска отказа клиента от заказного товара является закрепление ответственности сотрудников отдела продаж за необоснованный отказ клиента от поставки. В одной из крупных компаний за реализацию неликвидов по заказным позициям отвечает отдел продаж, такой подход приводит к тому, что сотрудники отдела продаж тщательно прорабатывают с клиентом специальные заказы и стараются учесть возможные риски. Логика такого подхода заключается в том, что избавиться от невостребованных заказных товаров, от которых отказался клиент, возможно только путем поиска и продажи другого клиента, а этим как раз и занимается отдел продаж. Здесь важно понимать, что речь идет не о том, кто хороший или плохой — отдел закупок или продаж, а о том, что для компании экономически целесообразно.

Сайт Ольги Правук http://uppravuk.net/