Как добиться порядка в складских остатках

Большинство дитстрибуторов понимают важность того, чтобы был порядок в складских остатках, иными словами, чтобы то, что записано у вас в компьютере соответствовало тому, что реально лежит у вас на полке.

Руководство компании, как правило осознает всю важность этого вопроса, ведь непорядок в остатках ведет к ряду неприятных последствий:

• Потеря времени, если ваши сотрудники без конца бегают на склад, чтобы проверить остаток — они тратят оплачиваемое время впустую. Менеджеры не могут одновременно отвечать на звонки и бегать на склад. И время ваших покупателей при этом также тратится понапрасну. Не думаю, что слушать им сильно хочется в течении 10 минут слушать о том, как вы заботитесь о покупателях, пока другой сотрудник бегает по складу.
• Потеря денег, если пропадает товар с вашего склада, из-за воровства, порчи или просто по недосмотру — он должен быть возмещен. И как любая из непрямых издержек он должен быть возмещен из валового дохода компании. Что это означает? Предположим, что вы теряете по $100 товара в среднем в неделю (по любым причинам). Это означает $5200 в год. Но если у вас в среднем маржа составляет 10% (что нормально для дистрибуторской компании), то компенсировать эту сумму придется за счет $52 000 выручки.
• Потеря лояльности клиентов, если что-то продали клиенту, а поставить не смогли по причине отсутствия нужного товара на остатках — это приводит к неудовлетворенности клиента. Вы теряете репутацию надежного поставщика. А потеря репутации на конкурентном рынке — хороший способ поднять продажи своему конкуренту. Не говоря о том, что вы уже продали товар и, фактически, не смогли забрать деньги. Обидно, правда…

Но, то что очевидно руководству компании не всегда очевидно ее сотрудникам. Как убедить сотрудников, насколько важно поддерживать порядок в складских остатках?

Есть 2 пути:

• Убедить их, что порядок в остатках — критичен для нормального функционирования компании, их успех напрямую связан с успехом компании.
• Внедрить экономические стимулы к поддержанию порядка.

Что хорошо для компании — хорошо для сотрудника

Многие сотрудники дистрибуторских компаний работают, как на государственной службе. Они получают фиксированный оклад вне зависимости от выполнения ими своих служебных обязанностей. Более того, они убеждены, что реальных доход компании в несколько раз выше того, что есть на самом деле.

Важно, чтобы все сотрудники компании от уборщицы до директора понимали, что компания получает доход за счет покупки товара за одну цену и продажи его дороже. Валовый доход от разницы этих цен и есть источник покрытия всех косвенных издержек, включая зарплату сотрудников. И на конкурентном рынке разница в цене и, как следствие — валовый доход может быть совсем небольшой.

Если вы теряете товар — он не увеличивает валовую выручку и доход, более того — компенсировать его придется из имеющегося валового дохода, из которого также берется зарплата сотрудников. И если потерь будет слишком много, платить зарплату будет не из чего.

В конце каждого месяца открыто сообщайте своим сотрудникам, каковы были в этот месяц потери складских запасов и на сколько больше мог бы быть их фонд оплаты труда, если бы этих потерь не было.

Мотивируем к порядку

В идеальном мире сотрудники осознают, что их личное благополучие напрямую связано с благополучием компании и относятся к имуществу компании также бережно, как к своему собственному. Но мы живем в реальном мире и, нравится вам это или нет, сотрудники стремятся делать то, к чему имеют внешний стимул. Стало быть, вам стоит задумываться о том, как стимулировать их к поддержанию порядка на складе.

Как показывает практика, лучший способ контроля корректности складских остатков — цикличный пересчет. Суть его в том, что каждый день вы пересчитываете небольшую партию складских остатков. За счет неравномерности нагрузки на склад, сделать это несложно.

Большинство недостач и брака на складе возникает по вине сотрудников. Чтобы мотивировать их к поддержанию порядка на складе, нужно сделать так, чтобы ощутимая часть их зарплаты зависела именно он результатов цикличного пересчета.

На практике это делалось так: ежедневно производился пересчет части складских остатков, причем делало это при участии руководства, хотя бы среднего звена. Причем сотрудники заранее не знали, какую именно часть запаса будут пересчитывать. Далее применялась формула 97-3. Если 97% всех пересчетов в течении периода показывали отклонение фактического остатка не более 3% от того, что показывала учетная система сотрудники получали премию. В противном случае же не получали. Размер премии рекомендуется делать таковым, чтобы при ее наличии зарплата получалась на 10% больше, чем до внедрения такой системы, а в противном случае — на 10% меньше.

Таким образом сотрудники понимают, что недостача на складе напрямую отразится на их заработной плате. И если кто-то ворует — он ворует не у компании, а лично у них. В результате некорректные остатки сокращаются в разы.

Вывод

Ваши сотрудники должны на собственно шкуре чувствовать важность порядка в складских остатках, посредством премий и удержаний из зарплаты — причем именно «и», не как не «или».

Иначе вам будет крайне тяжело максимизировать вашу эффективность и прибыль.

Статья написана для сайта infolog.org >>>