Почему невозможно автоматизировать закупки?

Когда ассортимент запасов состоит из нескольких позиций, то контроль за остатками, расходом и закупками не очень сложный. Нужно только следить, чтобы товар не заканчивался и своевременно делать заказы. С опытом приход "чутье", которое в значительной мере компенсирует недостаток математических расчетов. Такую ситуацию можно наблюдать на предприятиях "старой закалки", когда в роли закупщика выступает опытный, но часто, к сожалению, малограмотный аналитик и пользователь Microsoft Excel (основной инструмент анализа данных). Смешно сказать, но до сих пор встречаются закупщики, рассчитывающие заказы по распечатанным на бумаге остаткам с помощью линейки и карандаша.

Когда же количество позиций измеряется сотнями и тысячами, никакой опыт не поможет контролировать состояние склада, оперативно выявлять потребность и производить корректные (с наименьшей ошибкой) расчеты. Для решения этой задачи необходимо использовать вычислительные возможности компьютера.

Так, на рынке есть целый ряд "готовых" решений для управления товарными запасами. Это автоматизированные системы, которые накапливают статистическую информацию, и затем по заданным формулам и параметрам рассчитывают потребность. Стоимость таких систем измеряется десятками тысяч долларов. Однако стоит ли на них тратиться?

Перед тем, как перейти к автоматизации, хотелось бы посмотреть на, так сказать, философскую сторону этого вопроса. Что вообще можно, а что нельзя автоматизировать?

В целом, автоматизации поддаются процессы, которые протекают по некоторому четкому алгоритму. Например, чтобы рассчитать уровень запасов в месяцах, нужно взять текущие остатки и разделить на среднемесячные продажи (если их использовать в качестве прогноза). Эта последовательность действий легко прописывается в виде формул, следовательно, легко автоматизируется. Перечислим другие процессы в управлении закупками, которые поддаются автоматизации.

Учет движения товаров и финансов: приходы, расходы, остатки, задолженность и т.д.

Формирование отчетов из имеющихся данных, в том числе из разных источников: сводные таблицы, графики, расчеты, выгрузка в Excel и т.д.

Перечисленные операции составляют огромный объем вычислений и, если их не автоматизировать, возникнут большие проблемы со скоростью обработки данных. Но это только одна часть от всего процесса управления закупками. Можно ли автоматизировать вообще все? Ответ однозначный – нет, нельзя. Очень часто при решении задач нужно использовать логику, опыт и даже интуицию. Ниже перечислены примеры задач, которые либо трудно, либо вообще невозможно автоматизировать.

Очистка статистики продаж от периодов дефицита и всплесков. Дефициты обычно занижают потребность, одноразовые всплески – завышают. За этим нужно следить. Автоматическая корректировка рубит с плеча все подряд. Без ручной корректировки обойтись не получается.

Цикличность продаж – особенность многих видов бизнеса. Корректный анализ также требует участия опытного аналитика.

Управление новыми позициями на первом этапе всегда происходит в ручном режиме, т.к. нет статистики продаж и расход запасов трудно прогнозировать.

Мероприятия по поддержке продаж (реклама, скидки и т.д.) можно учитывать только вручную, т.к. неизвестно, как в точности они повлияют на запасы.

Контроль остатков – первый шаг в эффективной системе управления запасами. Принятие решений должно включать логическое осмысление (какие группы товаров важнее, что заказывать в первую очередь, какие партии объединить и проч.).

Часто возникают кратковременные факторы. Например, истекающие сроки годности, планируемые акции, договоренности с клиентами. Чтобы о них не забыть, достаточно просто ставить отметки (комментарии, примечания, форматирование) напротив соответствующих позиций и затем удалять, когда они уже не нужны.

При расчете заказа необходимо учитывать целый ряд параметров (цена, кратность, скидки, минимальный/максимальный заказ и т.д.), которые в любой момент могут измениться. У закупщика должен быть оперативный и удобный доступ к этим данным.

В процессе управления запасами активно используется дополнительная информация (остатки, заказы в пути, прогнозы и т.д.). Автоматизированные системы в лучшем случае предоставят новые отчеты в разных таблицах, что не способствует скорости и удобству анализа данных. А нужно, чтобы все было в одном месте, понятно и быстро.

Вот такой весьма неполный список того, что приходится делать вручную без всякой возможности автоматизации. Как следствие, работа закупщика состоит из двух частей: той, которую можно автоматизировать и той, которую автоматизировать нельзя или очень трудно.

Для того, чтобы наладить общую эффективную систему управления товарными запасами, нужно соединить оба списка в один взаимосвязанный процесс. Другими словами, нужно наладить мост между автоматическими расчетами и человеческим мозгом, который осмысливает полученную информацию, делает выводы и принимает решения. А это – довольно трудная задача, требующая кропотливого и индивидуального подхода. Понятно, что большую часть берет на себя автоматизация, но без человека процесс будет не полным.

Схематично это выглядит так.

Уберите человека (или соединение с ним) и процесс будет неполным.

Вышеупомянутые автоматизированные системы плохо приспособлены к взаимодействию с пользователем, т.к. их пытаются сделать универсальными. Пока внесешь изменение в какой-нибудь справочник, нужно 5 кнопок нажать. Пока сравнишь инвойс поставщика с отправленным заказом, потратишь полчаса и сделаешь 3 ошибки. Да, в такой системе можно настроить дашборд для руководства, но эффективно управлять большим ассортиментом – это совсем другое.
Правильное взаимодействие между закупщиком и компьютером – ключ к эффективному управлению закупками, т.к. оно позволяет объединить и направить в одно русло 2 силы: автоматические расчеты и человеческую логику. Лично мой опыт показывает, что сделать это легче, быстрее и дешевле с помощью грамотных отчетов MS Excel. Специалисту не нужно изучать каждую цифру в бесконечных таблицах с остатками и продажами. По максимуму задействованы инструменты визуализации, с помощью которых на оценку состояния склада уходит всего несколько секунд. Такой подход позволяет мгновенно сконцентрироваться на проблемных местах, оставив в стороне все остальное. Далее работа начинается уже с отдельными позициями.

Возможности Excel для практических целей почти безграничны. Правильно написанные формулы, форматирование ячеек и другие инструменты позволяют решить любую аналитическую задачу. Единственное, пожалуй, для чего Excel не приспособлен, это накапливание и хранение больших массивов данных. Вот для этих целей прежде всего и нужны автоматизированные системы учета (1С и т.п.).

Таким образом, полностью автоматизировать управление закупками не представляется возможным. В этих условиях наиболее эффективным инструментом по соотношению цена/качество/скорость/простота на сегодняшний день является MS Excel плюс некоторая база данных.