Пять рабочих инструментов в аптеке, время которых пришло еще вчера.

Пять рабочих инструментов в аптеке, время которых пришло еще вчера. Опубликовано на vishnevsky.pro

Привет! Когда стараешься познакомиться с определенными параметрами своей работы максимально глубоко, всегда возникают истории, которые удивляют, причем бывает, что удивляют с положительной точки зрения, а бывает абсолютно противоположные эмоции. Так уж вышло, что знакомые и старые друзья звонят и в общении мы обмениваемся информацией и просим друг у друга советы, но живем мы в разной "профессиональной реальности" (это не пафосная фраза, просто разные по уровню компании, в которых мы работаем). И то, что для кого-то является нормой и обычной ежедневной рабочей практикой, для меня является космическими технологиями и недоступными пока знаниями и опытом, конечно, бывает и наоборот.

У меня ни разу за всю рабочую деятельность не возникало вопроса необходимости наличия программы компьютерного учета товара в аптеке, т.е. данное программное обеспечение должно стать и стало нормой для каждой аптеки, в которой есть адекватный и думающий руководитель. На этом необходимом рабочем инструменте я не буду останавливаться подробно, но есть пять других технологий и приемов, на мой взгляд, которые сотрудники аптеки уже давно должны использовать в ежедневной работе:

1 - Адресная система в аптеке. В каждой оптовой компании, ширина ассортимента которой исчисляется от нескольких сотен наименований товарных единиц (SKU, если говорить правильно), есть своя собственная адресная система. Видов и форм адресной системы не очень много и обязательно есть параметры, которые,безусловно, должны настраиваться индивидуально для каждой компании, но причина останавливающая использование данного инструмента повсеместно в аптеках мне не известна. В качестве аргументов: первое, порядок на полках, стеллажах и в целом в аптеке; второе, легкое размещение товара при оформлении прихода; третье, легкость поиска любого препарата; четвертое, минимизация ошибок и пересортов при оформлении покупки. Три недели назад общался с руководителем крупной аптеки и в разговоре прозвучала примерная статистика - 40% записей в журнале дефектуры аптеки это ненайденные позиции в процессе обслуживания клиента, но присутствующие на остатках в момент запроса клиентом. Понятно что журнал не состоит из тысяч или сотен наименований, но сама цифра в 40% удивляет, значит человек просто потерял деньги, выручку, а кто-то из сотрудников, возможно, дополнительную премию.

2 - Электронный документооборот с контрагентами. Все дистрибьюторы постепенно переходят на технологии безбумажной сборки и взаимодействия между филиалами, это внутренняя тенденция и требование к оптимизации процессов, для аптеки это необходимо по этим же причинам: первое, бумага стоит денег, да, в разрезе одной-двух пачек это кажется несущественным фактором, но посчитайте сумму за год и ваша оценка ситуации изменится; второе, удобство, вы договариваетесь с поставщиком о том, что вместе с товаром приходит удобная только вам печатная форма для проверки и, если вы расцениваете товар вручную, расценки товара, возможно, что и с необходимой для этого вам дополнительной информацией; третье, вечное электронное хранение всех документов вне аптеки и отсутствие необходимости помещений и площадей под это, дополнительным бонусом идет доступ к документам не только с рабочего места в аптеке; четвертое, опять же порядок и отсутствие мусора, лишних бумаг и прочее.

3 - По-серийный учет товара. Это просто важно по двум причинам: первое, цены на различные серии на ЖНВЛС могут отличаться, соответственно итоговые цены будут отличаться, т.е. контроль прихода по-серийный обязательно должен быть в аптеке; второе, это опять же порядок в аптеке, фраза "чисто как в аптеке" не просто так ходит в народе.

4 - Ежедневные выборочные инвентаризации. Этот механизм позволяет ежедневно оценивать работу вашего персонала, исправлять ошибки "в процессе работы", следить за сроками годности, вовремя выявлять мятый, битый и бракованный товар, поддерживать порядок на полках, вести действительный учет товара в аптеке, а не время от времени требовать проведение полных плановых инвентаризаций (их, кстати, тоже необходимопроводить регулярно - 1-2 раза в год точно). Для меня адекватный параметр по количеству позиций на ежедневный просчет (выборочную инвентаризацию) очень простой - за месяц аптека (склад) должна просчитываться полностью один раз.

5 - Анализ работы поставщиков аптеки (аптечной сети). В настоящее время все аптеки пользуются программами сравнительного анализа цен при формировании заказа дистрибьюторам, это решает вопрос о выборе поставщика и объема передаваемого ему заказа, но не решает вопрос качества предоставляемого сервиса дистрибьютора. Предоставляемый сервис поставщика для меня это: способ приема заявки (голос, почта, программа); минимальное время на обработку заявки и получения заказа (т.е. минимальное время от момента отправки заказа поставщику и фактом получения товара) и сам факт возможности доставки день-в-день; время стандартной доставки утром следующего дня после отправки заявки оптовику; вежливость и внешний вид водителей; качество упаковки и выделение термолабильных препаратов отдельным местом или контейнером; комплект документов предоставляемый дистрибьютором при продаже товара; способ отправки претензий и срок их рассмотрений при наличии; а так же просто доброжелательность офис-менеджера компании поставщика. Все эти параметры действительно важны, потому что это выливается деньги хозяина аптеки, например, отсутствие пакета документов это отсутствие возможности продать товар сразу, а значит потеря клиентов и прибыли; другой пример, отсутствие выделения холодного места, нарушение условий хранения, соответственно, отсутствие возможности продать товар, необходимость возврата и так далее по цепочке, все это всегда выливается в деньги хозяина и время наемных сотрудников. Анализ нужно вести постоянно, выделять действительно надежных поставщиков и работать с ними, а эти приоритеты почти сразу отразятся на ценовой политике по отношению к аптеке.

Эта информация не является какой-то эксклюзивной или супер-новой, на самом деле, как и написано в названии статьи эти инструменты руководители аптек должны были освоить "еще вчера", чтобы сегодня быть конкурентоспособными на нашем рынке.

Желания и стремления к новым знаниям и профессиональным открытиям вам, коллеги, это сейчас один из самых важных моментов в работе.

С уважением, Дмитрий.