Типовые ошибки закупщика. Ошибка №1 - закупочная цена

Успех отдела закупок имеет в настоящее время решающее значение для общего успеха организации. Этот успех формируется стратегических подходом, тщательностью закупочных процедур и преданностью делу. Предлагаю рассмотреть типичные ошибки закупщиков, которые не позволяют выйти на оптимальный баланс затраты – качество.  Посмотрите критически на свои процессы и процедуры и определите, где ваш процесс закупок позволяет допустить потери.

Вот первая ошибка, которую допускают при закупке

Грубая ошибка №1: Внимание только на закупочные цены

Конечно, цена должна быть фактором, который учитывается при покупке товаров и услуг от поставщиков, но и другие факторы должны быть приняты во внимание.

Пример 1.

Поставщик-дистрибьютор выиграл тендер, предложив наименьшую цену за стандартный продукт. Казалось бы, продукция типовая и качество обеспечивает производитель, не должно быть никаких проблем. Однако дальнейшая работа показала, что поставщик регулярно срывает сроки поставки из-за отсутствия товара на своем складе, постоянно допускает пересортицу, зачастую товар приходит с нарушениями упаковки, документооборот стал настоящим квестом – накладные неправильно оформляются, сертификаты привозят на другую продукцию и т.п. При стандартном на рынке качестве самой продукции компания получила низкое качество поставки из-за невыстроенных бизнес-процессов у поставщика. Обратите внимание при выборе поставщика-дистрибьютора, что речь идет не столько о самом товаре, но о той дополнительной ценности, которую производит дистрибьютор: умеет ли он с минимальными затратами и в кратчайшие сроки обеспечить вашу потребность. В данном примере у поставщика были проблемы в следущих процессах: планирование и прогнозирование потребности, управление товарными запасами, управление заказами, качество комплектации и производительность склада, доставка и транспортировка. Все эти проблемы стали проблемой закупок, увеличив риски компании, общие и трудовые затраты, снизив при этом скорость выполнения собственных заказов и создав производственные потери. Получилось «дешево» и очень сердито. Когда вы покупаете у дистрибьютора, вы покупаете не товар «А», а услугу по обеспечению вас этим товаром (за что, собственно, перекупщик и делает свою наценку на товар от производителя). Вот эту услугу вам и надо оценивать при выборе поставщика.

Пример 2.

Был выбран поставщик с наименьшей ценой. Только он находился в два-три раза дальше всех остальных поставщиков. При условии самовывоза сразу возросли затраты на доставку. В другой ситуации – с доставкой поставщика – выросли сроки поставки и, естественно, возросли товарные запасы, что перекрыло самую высокую из предложенных в тендере цен почти на 20%. Учитывайте все составляющие стоимости закупки: цена за единицу товара, условия оплаты, цена доставки, размер запаса, стоимость хранения и др.

Пример 3.

При одинаковых основных функциональных характеристиках оборудования было выбрано самое недорогое. В итоге, только за один год компания переплатила на обслуживании, расходных материалах и потреблении электроэнергии столько, что хватило бы на закупку самого дорогого варианта оборудования.  При этом дорогой вариант оборудования в обслуживании и эксплуатации обходился бы на 47% дешевле. Мало того, оборудование было больше по размерам и пришлось расширять проходы и переставлять другое оборудование в цехе, чтобы поместился этот станок. Учитывайте совокупную стоимость владения (всю стоимость: разработка, покупка, доставка, монтаж, обучение, обслуживание, стоимость запчастей и расходников, эксплуатация, ремонт, срок службы, возможность вторичного использования или продажи, утилизация).

Пример 4.

Выбрана самая дешевая упаковка. Компания забыла о целях упаковки – обеспечить сохранность и товарный вид. Новая упаковка не выдерживала нагрузки при складировании, транспортировке и хранении. В итоге получили увеличение отбраковки и возвраты от клиентов на 38% (!), что превысило стоимость закупки прежней дорогой упаковки фактически в 7,5 раз за год. И это не единственные потери – ушли ключевые клиенты. Помните о необходимых свойствах товара и его технических характеристиках.

Пример 5.

Выбрали по самой низкой цене без учета условий оплаты (оплата по факту вместо отсрочки платежа) и стоимости доставки. При сравнении этих характеристик выяснилось, что была выбрана цена, которая в совокупности была на 7% выше самой высокой из предложенных. Считайте все факторы сделки, а не только цену за единицу продукции.

Пример 6.

Компания принципиально решила работать только с производителем, в том числе и по неосновным товарам, по которым потребность ниже нормы отгрузки поставщика. Чтобы получить искомую цену необходимо было покупать бОльший объем, чем у перекупщика. В результате большие товарные запасы, необходимость перекомплектации из-за большой партии, снижение коэффициента оборачиваемости, необходимость частичной предоплаты. Более того, снизилась потребность из-за общего спада на рынке и возникли мертвые запасы. Хуже всего, что производитель, в отличие от предыдущего поставщика-дилера, не смог предоставить дополнительный товар, который пришлось закупать у еще одного поставщика. Работайте по стандартам, только не подгоняйте под одну гребенку всю закупаемую номенклатуру - у вас есть стратегические и основные материалы с большим объемом закупки, но у вас есть и уникальные или некритические материалы с низкими объемами. Если вы все канцтовары начнете покупать у производителя, то с каким количеством поставщиков-производителей вам придется работать и в каких сумашедших объемах закупать? Правила создаются для оптимизации процесса, а не для его затруднения.

Вы должны ориентироваться на долгосрочные корпоративные цели и осуществлять закупки в сооветствии с ними. Качество тоже должно быть неотъемлемой частью закупочной решений наряду с лучшей ценой, только очень важно четко определить параметры качества. Не забывайте о скорости выполнения заказа и совокупной стоимости владения.

Хорошей вам цены!

Продолжение разговора о типичных ошибках в закупке читайте на следующей неделе. Еще + 6 ошибок. Подпишитесь на рассылку на сайте www.urazova.com, чтобы не пропустить продолжение.