Визуализация в прогнозировании

Данная статья посвящена очень важному процессу в жизни закупщика – прогнозированию.

Но здесь вы не найдете трехэтажных формул, ссылок на научные труды известных авторов и решения, предлагаемые консалтинговыми агентствами.

Здесь я остановлюсь на тонких моментах организации процесса прогнозирования в одной средней российской компании.

Не секрет, что для любой торговой компании очень важно максимально точно прогнозировать спрос.

Чтобы выполнить эту сложную задачу (повысить качество прогнозирования) можно выбрать один из следующих вариантов:

1. Отдать закупки на аутсорсинг.
2. Внедрить дорогостоящее программное обеспечение.
3. Реорганизовать существующую систему прогнозирования своими силами.

Первые два варианта дороги и не всегда приводят к требуемому результату (доводы базируются строго на моем опыте).

Посему, предлагаю остановиться на третьем варианте поподробнее.

Что нужно, чтобы начать процесс реорганизации существующей системы прогнозирования?

Лично мое мнение: четкая постановка целей и задач от руководства компании + кадры (желательно «свежая кровь») + время и желание.

Не буду описывать полный алгоритм реорганизации системы прогнозирования, остановлюсь лишь на ключевых моментах:

1. Аудит закупочной деятельности AS IS – TO BE.
2. Формирование проекта реорганизации бизнес-процессов.
3. Обсуждение и закрепление ответственных лиц, сроков, бюджета и т.д.
4. Контроль выполнения процесса.
5. Анализ полученных результатов.

Возможно, что-то упустил, но суть ясна – все должно быть максимально структурировано и понятно всем участникам процесса.

Далее я опишу лишь один подпункт вышеизложенного алгоритма: реорганизации самого процесса прогнозирования.

Что собой представляет процесс прогнозирования в среднестатистической российской компании? Большинство компаний выбирают простейшие решения прогнозирования: начиная от экспертной оценки, заканчивая расчетом среднего потребления за прошлые периоды, используя средневзвешенные методы, либо всеми любимый метод тренд и сезонность.

 В целом, прогнозирование на основании статистики продаж в прошлые периоды с возможностью учета тренда и сезонности является неким оптимумом для тех, кто не хочет или, вследствие некоторых обстоятельств, не может заниматься более глубоким прогнозированием. На многих товарах с выраженной сезонностью и наличием достаточной статистики продаж это работает и дает очень даже неплохие результаты.

Но что делать, если:

• спрос на товар носит не сезонный, а цикличный характер?
• статистики продаж не хватает для грамотного расчета коэффициентов сезонности?

Чтобы ответить на эти вопросы, точнее – чтобы решить их, мы подумали и разработали удобную для нашей компании систему прогнозирования, которая полностью удовлетворяет наши потребности.

Вначале мы решили проанализировать уже существующие предложения на рынке услуг, но ничего не смогли подобрать для себя. Причины просты: либо очень дорого, либо нужно менять свою учетную систему или хотя бы серьезно ее дорабатывать, либо предложенные программные комплексы просто не подходили нам по функционалу.

Но самое главное – все системы используют некий строгий алгоритм действий, результатом которого является вывод тех или иных данных без возможности внести какие-либо  изменения в режиме реального мнения. Исследованные нами системы отличаются ужасной визуализацией, результаты расчетов выглядят сухо и с ними сложно работать творческой личности, которой является «продакт-менеджер».

Залогом успеха нашей модернизированной системы является объединение на одном экране всех наиболее важных показателей в виде качественной визуальной картинки. Очень важно, чтобы имелась возможность отражения таких данных как:

• Спрос за прошедший период с требуемой детализацией.
• Ошибки прогнозирования MAD, MAPE, MPE и прочие.
• Характеристику товара (ABC/XYZ и т.д.).
• Уровень складских запасов на всем исследуемом временном промежутке.
• Уровень клиентского сервиса.
• Прогноз и доверительный интервал прогноза на основании ошибки прогнозирования.
• И многое другое…

Помимо того, чтобы просто вывести всю эту информацию на один экран, нужно еще и грамотно рассчитать прогноз, для чего мы:

• Корректируем спрос на предмет упущенных продаж на основании известного уровня клиентского сервиса.
• Составляем прогноз тем методом, которых показал наименьшую ошибку в прошлых периодах.

Все это максимально автоматизировано, но пользователь может вносить изменения на каждом этапе работы с системой.

И только после этого приступаем к анализу каждой группы/подгруппы/позиции, визуально проверяя полученные результаты.

Для точечного изменения не устраивающих нас данных используется встроенных механизм корректировки спроса, который устраняет эффект разовых продаж, ситуаций с недостаточным для продаж стоком и т.д.

Как видите – ничего нового мы не изобрели. Все описано в «букварях» по закупкам. Но давайте сравним две картинки:

Прогнозирование №1:

Прогнозирование №2:

Первая картинка – метод прогнозирования одного многоуважаемого эксперта с одного из закупочных форумов. Формулы – грамотные, подход – классический. Все считается по одному алгоритму за несколько секунд.

Вторая картинка – наша система. Намеренно обрезал ее функционал, так как считаю нашу разработку «бесценной» J. Невооруженным взглядом виден наш «секрет» - прекрасная визуализация. Хотя, нажав несколько клавиш, вся инфографика будет сохранена в обычном Excel файле с удобным для пользователя форматом данных.

Как видите, вторая картинка отличается прекрасной визуализацией, хотя также содержит массу дополнительной информации для составления грамотного прогноза. Много чего содержится в дополнительных полях, которые находятся за границами данного скриншота, но суть, полагаю, понятна.

К сожалению, компании с ассортиментов 100 000 SKU или даже 10 000 SKU будут испытывать сложность использования данного алгоритма – визуально проверить 100 000 позиций физически невозможно (если, конечно, у вас не 100 человек, отвечающих за закупки). Но и тут может помочь пресловутый ABC…

Формула успеха проста: хороший математический аппарат + качественная визуализация + грамотная голова «продакт-менеджера» = точный прогноз.

В чем же достоинства визуализации? Все просто: человеку проще работать с графической информацией, нежели чем с голым массивом цифр. Не зря в наше время в СМИ появилось так много инфографики, которая очень красиво преподносит информацию рядовому пользователю. Математический аппарат, используемый нашей системой, очень серьезен, но это не есть главное преимущество, потому как НЕ существует идеального метода или системы прогнозирования. Все имеющиеся в мире модели построения прогноза спроса базируются на практически одних и тех же математических формулах и методиках. Каждый товар склонен вести себя как угодно и ни одна компания, предлагающая ту или иную системы прогнозирования, не сможет гарантировать 100% попадания в прогноз. Вот сведение к минимуму процента отклонения прогноза от факта и есть главная проблема, которую стараются решить лучшие специалисты. Но мы живем в эпоху сильной конкуренции, где прогнозирование спроса на основании статистики продаж может быть уже не достаточным для того, чтобы уверенно сказать – построенный прогноза на ближайшие 3 месяца будет выполнен на 95%. «Серый» и «черный» импорт, ситуация с курсом валют, экономическая ситуация в стране, банкротство главного конкурента, неправильная ценовая политика, допущенные ошибки при размещении заказа («человеческий фактор»), задержка поставки и т.д. и т.п. – все это, так или иначе, влияет на будущий спрос. Какой бы ни была точной система прогнозирования, все вышеуказанные события могут повлиять на будущий спрос, исказив его до неузнаваемости.

Таким образом, завершая мое краткое эссе, хочу еще раз подчеркнуть самую главную мысль: занимаясь реорганизацией отдела закупок или конкретно блока прогнозирования, не забудьте подумать о визуализации процесса прогнозирования. В наше время это очень актуально и программное обеспечение (1С, MS Excel и прочие программы) позволяет выводить красивую графику на экран, которая, непременно повлияет на качество прогнозирования.

А уж как использовать визуализацию в прогнозировании – дело техники!

Удачных всем прогнозов!